Application de facility management : un processus de travail digital et traçable pour la maintenance des immeubles

C’est un soulagement considérable, car en facility management, plusieurs domaines se rencontrent : architecture, nature, économie et humain. Il en résulte des processus complexes qu’il faut piloter. Le rôle du facility manager est de les organiser autour du bâtiment.

Pourtant, il ne s’agit plus uniquement de tâches qui placent le bâtiment au centre. Aujourd’hui, c’est surtout le client qui se trouve au cœur des priorités.

Les exigences évoluent, et avec elles les processus de travail du facility manager. Pour les piloter au mieux et les ajuster rapidement si nécessaire, des applications web appropriées sont très utiles.

À l’ère de la digitalisation, les cahiers des charges papier appartiennent au passé. Il est temps d’avancer, et c’est précisément ce que permet notre application de facility management. Elle ouvre la voie à une utilisation plus efficiente des ressources.

Aperçu des domaines de tâches en facility management

La mission principale du facility manager consiste à conserver une vue d’ensemble du statut global actuel de tous les travaux dans les immeubles. Il veille d’une part au respect des exigences prescrites. D’autre part, il exécute des tâches qui ont été définies contractuellement avec le client.

Cela inclut des travaux de jardinage comme la tonte ou la taille des haies, ainsi que le nettoyage des espaces communs tels que la cage d’escalier ou la cave. S’y ajoutent des maintenances techniques de la climatisation, de l’ascenseur, etc. Différents intervalles doivent être respectés. Certaines interventions n’ont lieu qu’à certaines saisons.

Un logiciel adapté peut automatiser ces nouveaux processus – et c’est exactement ce que nous proposons chez ImmoTrack avec notre application de facility management. En un instant, elle réorganise toutes les tâches à venir, quelle que soit la soudaineté de leur apparition, par exemple lorsqu’un ascenseur reste bloqué. Notre application web garantit ainsi une flexibilité maximale.

Les tâches du facility manager sont en pleine évolution

Les applications web ne sont pas les seuls changements digitaux dans le monde du facility management. Le niveau de technologisation des biens immobiliers augmente, et cette évolution ne devrait probablement pas s’arrêter. Il est tout à fait possible que, sur le long terme, les bâtiments se gèrent eux-mêmes – au moins en partie.

Pour autant, les missions des facility managers ne deviennent pas moins exigeantes. Elles évoluent également. Les collaborateurs et collaboratrices du facility management devront tôt ou tard se familiariser davantage avec l’IT. L’utilisation de notre application web constitue un premier pas utile dans cette direction.

Qu’est-ce que l’application de facility management ImmoTrack, concrètement ?

Chez ImmoTrack, nous vous proposons un logiciel web qui facilite la coordination et le traitement des missions. Il marque la fin des cahiers des charges papier, qui deviennent rapidement illisibles à mesure que les changements s’accumulent. Face à un spectre de tâches aussi varié qu’en facility management, toute aide permettant de garder le contrôle vaut son pesant d’or.

Le facility management exige beaucoup de coordination et de controlling. En tant que système logiciel global, ImmoTrack enregistre tous les processus, les modélise et pilote les workflows associés. Bien entendu, il est extensible et peut ainsi évoluer avec votre entreprise.

Une flexibilité maximale grâce à notre application de facility management

Nous l’avons déjà mentionné : en facility management, les changements sont fréquents. Cela ne tient pas seulement à d’éventuelles urgences, à des modifications légales ou à l’adaptation de contraintes. La transformation digitale (mots-clés : bâtiments intelligents) y contribue aussi. Une flexibilité maximale est donc indispensable pour répondre aux nouvelles exigences le plus rapidement possible.

Plus cela se fait vite, plus la satisfaction client est généralement élevée. Il faut donc un logiciel suffisamment flexible pour réorganiser des plans journaliers en un clin d’œil, sans effort important. Notre application de facility management met à disposition de nombreuses fonctions à cet effet. Elles garantissent un déroulement fluide, même en cas de modifications de dernière minute.

Grâce au GPS-Tracking en temps réel, vos collaborateurs savent toujours exactement où se rendre ensuite, même si de nouveaux immeubles s’ajoutent à court terme. Combiné au planificateur d’interventions intégré, cela fait gagner beaucoup de temps. Tous les travaux apparaissent sur un tableau de bord clair, qui indique aussi quelle collaboratrice ou quel collaborateur en est responsable.

Notre application web indique en outre le statut actuel des tâches. Dès qu’une activité est terminée, elle peut être documentée par des photos. Cela permet un contrôle nettement plus rapide, pouvant même se faire en temps réel. Si le résultat doit être corrigé, une correction peut être intégrée directement dans le plan de la journée.

Grâce à cette documentation photo et aux entrées correspondantes dans le calendrier intégré, vous disposez toujours de preuves. En cas de réclamations injustifiées, vous ne vous retrouvez donc jamais sans arguments avec notre application de facility management.

Qu’est-ce qui rend l’application de facility management ImmoTrack si particulière ?

Dans des secteurs comme le facility management, il apparaît très vite que la théorie et la pratique diffèrent souvent nettement. Il est d’autant plus important d’apporter une expérience terrain lors du développement d’un logiciel destiné à simplifier ces activités. C’est exactement ce que nous faisons chez ImmoTrack.

Le fondateur de l’entreprise, Ofer Becker, a longtemps été directeur au sein d’une organisation de facility management. Il sait donc précisément quels obstacles doivent souvent être surmontés au quotidien. En facility management, rares sont les journées où tout se déroule comme prévu. Des tâches imprévues s’ajoutent régulièrement et exigent une réorganisation de la journée de travail.

Bien entendu, les facility managers doivent répondre à des exigences toujours plus élevées. Cela nécessite une replanification aussi rapide que possible, afin de permettre un travail particulièrement efficace. Ofer Becker s’est fixé pour objectif de répondre précisément à ces exigences. C’est pourquoi il a intégré toute son expérience pratique et son expertise dans l’application de facility management ImmoTrack.

Il a été épaulé par son collaborateur de longue date, Avi Schwarz. Lui aussi a travaillé dans une entreprise de facility management et apporte chaque jour de précieuses valeurs d’expérience. L’objectif est de faire de la digitalisation et de l’intelligence artificielle des éléments incontournables du travail quotidien. Les facility managers et leurs équipes sont ainsi soulagés, et la satisfaction client augmente.

Chez ImmoTrack, nous échangeons en permanence avec nos clients et restons à l’écoute de leurs suggestions et besoins. Nous mettons tout en œuvre pour les intégrer à notre application web afin de répondre à tout moment aux exigences de qualité élevées. Nous apprenons ainsi chaque jour et évoluons, avec nos clients, en même temps que les attentes envers le facility management.

Comment mettre ImmoTrack en service

Nous savons à quel point le niveau de digitalisation varie d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi vous pouvez utiliser notre application web indépendamment du niveau actuel de votre société. Sans le soutien d’une solution IT pratique, il deviendra à l’avenir de plus en plus difficile d’obtenir des résultats. Chez ImmoTrack, nous proposons donc à chacun une entrée dans le monde du travail digitalisé.

Vous configurez notre outil de planification du travail entièrement automatisé selon vos besoins. Vous avez réfléchi aux paramètres importants pour vous ? Alors vous pouvez commencer. Dans un premier temps, vous saisissez dans le logiciel toutes les informations relatives aux immeubles dont vous avez la charge.

Outre les données contractuelles générales, il s’agit aussi des obligations et périodicités définies par la loi ou par contrat. Indiquez également quels collaborateurs internes et externes sont responsables de quels immeubles. Et c’est tout. Vous ne faites cet effort qu’une seule fois, le reste est pris en charge par notre application web.

Elle ne peut toutefois fournir un travail de planification optimal que si vous avez indiqué correctement toutes les informations nécessaires. Procédez donc avec précision et vérifiez une nouvelle fois vos saisies. Une fois cela fait, ImmoTrack vous affiche tous les emplacements, chacun correspondant à un immeuble.

Chacun de ces emplacements est associé aux activités périodiques que vos collaborateurs y exécutent. Le système les appelle des tasks. L’application web prend également en charge tous les contrats de prestation et de service conclus avec des prestataires externes. ImmoTrack intègre aussi leurs périodicités dans le plan de travail.

Ainsi, toutes les personnes impliquées gardent une vue d’ensemble précise sur les tâches, les dates et leur statut. Ce dernier est visible via un système de feux tricolores : les tasks terminées se trouvent par exemple dans la zone verte. Les tâches qui ne peuvent plus être réalisées à temps ou qui n’ont pas été validées sans justification apparaissent en rouge.

La vision derrière ImmoTrack

Saviez-vous qu’en moyenne 40 % des travaux attribués en facility management sont mal exécutés, voire pas exécutés du tout ? La raison n’est généralement pas un manque de compétence ou de motivation des collaborateurs. Le problème réside dans les processus de travail analogiques, difficiles à contrôler.

Il en résulte d’innombrables réclamations, dont environ 75 % sont totalement injustifiées. Facility managers, collaborateurs, clientes et clients se retrouvent alors rapidement dans une spirale négative. C’est pourquoi, chez ImmoTrack, nous mettons tout en œuvre pour conduire le facility management vers un avenir digital et prometteur.

La protection des employés est également notre priorité absolue. Notre application de facility management réunit ces deux aspects. Elle permet d’améliorer facilement la qualité du travail et de réduire le nombre de réclamations injustifiées. Nous parlons ici d’une baisse d’environ 60 %, ce qui est loin d’être négligeable, n’est-ce pas ?

Nous vous donnons volontiers quelques chiffres sur les avantages de notre application de facility management :

• Vous économisez 20 % de papier et de charge administrative.
• Vous réduisez le temps de planification de 65 %.
• 45 % des visites sur site deviennent inutiles.
• La productivité de vos collaborateurs augmente de 25 %.

Vous souhaitez vous aussi profiter des avantages offerts par notre application de facility management ? N’hésitez pas à nous contacter ! Si vous souhaitez voir notre application web en action, demandez un accès gratuit. Dans le cadre d’une démonstration, nous vous montrerons le potentiel de notre logiciel pour votre entreprise.