Facility Management App: Einfacher digitaler und getrackter Arbeitsprozess für Liegenschaftswartung

Die Zeichen steht ganz klar auf Digitalisierung, und das nicht erst seit kurzem. Zahlreiche Branchen unterliegen einem Wandel, der Prozesse vereinfacht, die Kommunikation beschleunigt und das Arbeiten noch effektiver gestaltet. Auch das Facility Management bleibt von diesem Wandel nicht unberührt. Dank unserer Facility Management App ist es möglich, Arbeitsprozesse für die Liegenschaftswartung einfach zu digitalisieren. 

Dies stellt eine enorme Erleichterung dar, denn im Facility Management treffen verschiedene Felder aufeinander: Architektur, Natur, Wirtschaft und Mensch. Daraus ergeben sich vielschichtige Prozesse, die es zu managen gilt. Die Aufgabe des Facility Managers ist es, sie rund um das Gebäude zu konstruieren.

Trotzdem handelt es sich hierbei nicht mehr um Tätigkeiten, die nur das Gebäude in den Mittelpunkt stellen. Heutzutage ist es vor allem der Kunde, der im Zentrum steht.

Die Anforderungen verändern sich und damit auch die Arbeitsprozesse des Facility Managers. Um sie alle optimal zu steuern und auch kurzfristig anzupassen, sofern die Notwendigkeit besteht, sind entsprechende Web Applikationen sehr hilfreich. 

Physische Pflichtenhefte haben in Zeiten der Digitalisierung ausgedient. Es ist an der Zeit, voranzuschreiten, und genau das ermöglicht unsere Facility Management App. Damit stellen wir die Weichen für den effizienteren Einsatz von Ressourcen. 

Ein Einblick in die Aufgabenbereiche im Facility Management

Die übergeordnete Hauptaufgabe des Facility Managers ist es, einen Überblick über den aktuellen Gesamtstatus aller Arbeiten an den Liegenschaften zu behalten. Dabei kümmert er sich einerseits um die Einhaltung vorgeschriebener Auflagen. Andererseits erledigt er Aufgaben, die im Vorfeld mit dem Kunden vertraglich festgelegt worden sind. 

Dazu gehören Gartenarbeiten wie das Rasenmähen oder Heckenschneiden und die Reinigung öffentlicher Räume wie des Treppenhauses oder des Kellers. Hinzu kommen technische Wartungen der Klimaanlage, des Lifts und mehr. Dabei sind verschiedene Intervalle zu beachten. Einige Arbeiten fallen ausserdem lediglich saisonal an. 

Eine passende Software kann die neuen Abläufe automatisieren – und genau die bieten wir von ImmoTrack mit unserer Facility Management App. In Windeseile organisiert sie alle anstehenden Aufgaben neu – egal, wie plötzlich sie hinzukommen, weil beispielsweise ein Lift feststeckt. Damit sorgt unsere Web Applikation für höchste Flexibilität. 

Die Aufgaben des Facility Managers unterliegen einem Wandel

Web Applikationen sind nicht die einzigen digitalen Veränderungen in der Welt des Facility Managements. Der Grad der Technologisierung von Immobilien nimmt zu, und an dieser Entwicklung wird sich in Zukunft vermutlich nichts ändern. Es ist durchaus möglich, dass sich Gebäude auf lange Sicht selbst managen werden – zumindest in Teilen. 

Die Aufgaben von Facility Managern werden dadurch allerdings keineswegs anspruchsloser. Sie unterliegen ebenfalls einem Wandel. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Facility Management werden sich früher oder später näher mit dem Thema IT auseinandersetzen müssen. Der Einsatz unserer Web Applikation ist ein erster hilfreicher Schritt in diese Richtung.

Was genau ist die Facility Management App ImmoTrack?

Wir von ImmoTrack bieten Ihnen eine webbasierte Software, die Ihnen die Koordination und Bearbeitung von Aufträgen erleichtert. Sie läutet das Ende der physischen Pflichtenhefte ein, die schnell unübersichtlich werden, je mehr Änderungen hinzukommen. Bei einem derart vielfältigen Aufgabenspektrum wie im Facility Management ist jede Unterstützung, durch die man den Überblick behält, Gold wert. 

Das Facility Management erfordert eine Menge Koordination und Controlling. Als ganzheitlich angelegtes Software-System erfasst ImmoTrack sämtliche Abläufe, bildet sie ab und steuert sie und die damit verbundenen Workflows. Selbstverständlich ist es erweiterungsfähig und so in der Lage, mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen. 

Maximale Flexibilität dank unserer Facility Management App

Wir haben es bereits erwähnt: Im Facility Management sind Veränderungen keine Seltenheit. Das liegt nicht nur an möglichen Notfällen, Gesetzesänderungen oder der Anpassung von Auflagen. Auch der digitale Wandel (Stichwort: smarte Gebäude) spielt mit hinein. Es ist also höchste Flexibilität gefragt, um den neuen Ansprüchen möglichst zeitnah gerecht zu werden.

Je schneller das geschieht, desto höher wird in der Regel auch die Kundenzufriedenheit sein. Also muss eine Software her, die flexibel genug ist, um Tagespläne im Handumdrehen und ohne viel Aufwand neu zu arrangieren. Unsere Facility Management App stellt zu diesem Zweck zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Diese sorgen auch bei kurzfristigen Änderungen für einen reibungslosen Ablauf. 

Dank GPS-Tracking in Echtzeit wissen Ihre Beschäftigten immer genau, wohin es als Nächstes geht, auch wenn kurzfristig neue Liegenschaften hinzukommen. In Kombination mit dem integrierten Einsatzplaner spart das eine Menge Zeit. Alle Arbeiten sind auf einem übersichtlichen Dashboard erkennbar. Es zeigt auch, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter damit beauftragt ist. 

Unsere Web Applikation zeigt ausserdem an, wie es um den aktuellen Status der Aufgaben bestellt ist. Sobald eine Tätigkeit abgeschlossen ist, kann sie mit Fotos dokumentiert werden. Das ermöglicht eine deutlich schnellere Kontrolle, die sogar in Echtzeit stattfinden kann. Gibt es etwas am Ergebnis auszusetzen, kann eine Korrektur direkt in den Tagesplan integriert werden. 

Aufgrund eben dieser Fotodokumentation und entsprechender Einträge im integrierten Kalender haben Sie immer Belege. Sollte es zu ungerechtfertigten Beschwerden kommen, stehen Sie dank unserer Facility Management App also nie mit leeren Händen da. 

Was macht die Facility Management App von ImmoTrack so besonders?

In Branchen wie dem Facility Management wird sehr schnell klar, dass sich Theorie und Praxis oftmals deutlich unterscheiden. Umso wichtiger ist es, bei der Entwicklung von Software, die in diesen Bereichen für Erleichterung sorgen soll, praktische Erfahrung einzubringen. Genau das tun wir bei ImmoTrack. 

Der Firmengründer OferBecker war lange Zeit Geschäftsführer in einer Facility-Management-Organisation. Er weiss deshalb ganz genau, welche Hürden es im Alltag oftmals zu bewältigen gibt. Kaum ein Tag vergeht im Facility Management, an dem alles wie geplant läuft. Immer wieder kommen unvorhergesehene Aufgaben hinzu, die eine Neuorganisation des Arbeitstags erfordern. 

Natürlich müssen Facility Manager dabei immer höheren Ansprüchen gerecht werden. Das erfordert eine möglichst schnelle Umplanung, die ein besonders effektives Arbeiten ermöglicht. OferBecker hatte es sich zum Ziel gesetzt, genau diesen Anforderungen gerecht zu werden. Zu diesem Zweck hat er all seine praktische Erfahrung und sein Fachwissen in die Facility Management App ImmoTrack einfliessen lassen. 

Dabei bekam er Unterstützung von seinem langjährigen Mitarbeiter Avi Schwarz. Auch er war in einer Facility-Management-Firma beschäftigt und bringt tagtäglich wertvolle Erfahrungswerte ein. Ziel ist es, die Themen Digitalisierung und künstliche Intelligenz zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit zu machen. Damit werden Facility Manager und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet, und die Kundenzufriedenheit steigt.

Wir von ImmoTrack stehen im stetigen Austausch mit unseren Kunden und haben immer ein offenes Ohr für Anregungen und Wünsche. Wir setzen alles daran, diese in unsere Web Applikation einfliessen zu lassen, um den hohen Qualitätsanforderungen jederzeit gerecht zu werden. So lernen auch wir täglich dazu und entwickeln uns gemeinsam mit den sich wandelnden Ansprüchen an das Facility Management weiter.

So nehmen Sie ImmoTrack in Betrieb

Wir wissen, wie unterschiedlich es aktuell um das Digitalisierungslevel verschiedener Unternehmen bestellt ist. Deshalb können Sie unsere Web Applikation völlig unabhängig vom aktuellen Level Ihrer Firma nutzen. Ohne die Unterstützung einer praktikablen IT-Lösung wird es in Zukunft immer schwerer, Erfolge zu generieren. Deshalb bieten wir von ImmoTrack einen Einstieg in die digitalisierte Arbeitswelt für jedermann.

Sie richten unser vollständig automatisiertes Arbeitsplanwerkzeug ganz nach Ihren Bedürfnissen ein. Sie haben sich umfassend darüber Gedanken gemacht, welche Parameter Ihnen wichtig sind? Dann kann es losgehen. Im ersten Schritt pflegen Sie alle Informationen über die Liegenschaften, die Sie betreuen, in die Software ein. 

Neben allgemeinen vertraglichen Daten sind hier auch Pflichten und Periodizitäten gefragt, die per Gesetz oder Vertrag festgelegt sind. Geben Sie auch ein, welche internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für welche Liegenschaften zuständig sind. Und das war es auch schon. Diesen Aufwand betreiben Sie nur einmal, den Rest erledigt unsere Web Applikation für Sie. 

Optimale Planungsarbeit kann sie allerdings nur leisten, wenn Sie alle notwendigen Informationen korrekt angegeben haben. Gehen Sie dabei also möglichst präzise vor und prüfen Sie Ihren Eingaben noch einmal. Haben Sie das getan, zeigt Ihnen ImmoTrack alle Standorte an, die jeweils einer Liegenschaft entsprechen. 

Jeder dieser Standorte ist mit den periodischen Aktivitäten versehen, die Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dort abarbeiten. Das System bezeichnet sie als Tasks. Auch sämtliche Dienstleistungs- und Serviceverträge, die mit externen Fachbetrieben geschlossen wurden, übernimmt die Web Applikation. Die dazugehörigen Periodizitäten lastet ImmoTrack ebenfalls in den Arbeitsplan ein. 

So haben alle Involvierten stets den genauen Überblick über alle Aufgaben, Termine und den dazugehörigen Status. Letzteres wird anhand eines Ampelsystems ersichtlich. So befinden sich erledigte Tasks zum Beispiel im grünen Bereich. Aufgaben, die nicht mehr rechtzeitig erledigt werden können oder unbegründet nicht abgehakt wurden, erscheinen im roten Bereich.

Die Vision hinter ImmoTrack

Wussten Sie, dass durchschnittlich 40 Prozent der Arbeiten, die im Facility Management zugewiesen werden, falsch oder überhaupt nicht ausgeführt werden? Grund dafür ist in der Regel keineswegs mangelnde Kompetenz oder Fleiss der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Problem liegt in den analogen Arbeitsprozessen, die nur schwer kontrollierbar sind. 

Was daraus resultiert, sind unzählige Beschwerden, die zu rund 75 Prozent völlig ungerechtfertigt sind. Facility Manager, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Kundinnen und Kunden finden sich so schnell in einer Negativspirale wieder. Deshalb setzen wir von ImmoTrack alles daran, das Facility Management in eine digitale und erfolgsversprechende Zukunft zu führen. 

Auch der Schutz der Beschäftigten hat bei uns höchste Priorität. Unsere Facility Management App vereint diese beiden Punkte. Mit ihrer Hilfe lässt sich die Qualität der Arbeit ganz einfach steigern, und die Zahl der ungerechtfertigten Kundenbeschwerden reduziert sich. Wir sprechen hier von einer Abnahme von rund 60 Prozent, und das kann sich durchaus sehen lassen, nicht wahr? 

Gern liefern wir Ihnen noch einige Zahlen rund um die Vorteile unserer Facility Management App:

• Sie sparen 20 Prozent Papier und Administrationsaufwand.
• Sie reduzieren die Planungszeit um 65 Prozent.
• 45 Prozent der Besuche vor Ort werden überflüssig. 
• Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigt um 25 Prozent.

Auch Sie möchten von den Vorteilen profitieren, die Ihnen unsere Facility Management App bietet? Dann nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf! Möchten Sie unsere Web Applikation in Aktion sehen, dann bestellen Sie einen kostenlosen Zugang an. Wir zeigen Ihnen im Rahmen einer Demonstration, welches Potenzial unserer Software in Ihrer Unternehmung innewohnt.