Cahiers des charges avec logiciel de conciergerie automatisé : digitalisation et génération de tâches

Qu’est-ce qu’un cahier des charges, et comment les concierges utilisent-ils un logiciel pour cela ?

Un cahier des charges décrit la manière dont un prestataire doit exécuter les tâches d’un donneur d’ordre. En facility management, le champ des missions est particulièrement varié. Jusqu’à présent, ces tâches étaient consignées sur papier. Avec la digitalisation, l’informatique remplace désormais le support papier.

Alors que le cahier des charges (exigences) regroupe les besoins du donneur d’ordre, le cahier des charges (réalisation) constitue la réponse indiquant comment les mettre en œuvre. Toutes les tâches nécessaires y sont décrites.

Par ailleurs, un cahier des charges recense toutes les exigences techniques nécessaires à l’exécution de la mission. S’y ajoutent les conditions-cadres, comme par exemple le temps de travail requis.

Enfin, le cahier des charges sert aussi à l’assurance qualité. Dans le cahier des charges digital, toutes les missions réalisées sont confirmées et documentées par photo. Le cahier des charges remplit ainsi également une fonction de documentation.

Comment digitalise-t-on le cahier des charges ?

Un logiciel de facility management moderne permet de digitaliser le cahier des charges. Les tâches sont alors générées automatiquement. Il suffit pour cela de saisir certaines données.

Lors de l’attribution d’une mission, les tâches les plus importantes du donneur d’ordre sont consignées dans un cahier des charges (également appelé catalogue d’exigences). On y trouve le type d’activités, les délais et les objectifs des travaux. Ces données sont saisies, via le logiciel, dans le cahier des charges digital.

Le programme détermine ensuite automatiquement le plan de travail optimisé pour chaque concierge, en fonction du temps de trajet le plus court, des ressources disponibles et des compétences correspondantes. La digitalisation du cahier des charges permet au facility management d’économiser beaucoup d’argent, de temps et de travail de planification. Les collaborateurs obtiennent aussi rapidement une vue d’ensemble sur leurs tâches à venir.

Le logiciel d’ImmoTrack AG permet de digitaliser le cahier des charges avec toutes les tâches nécessaires. Les modifications de mission et les demandes spécifiques des clients peuvent alors être prises en compte très rapidement. Sinon, le prestataire risque de perdre un temps précieux.

Aujourd’hui, les cahiers des charges sont digitalisés à l’aide d’un logiciel dit CAFM. Cet acronyme signifie « Computer Aided Facility Management ». Le logiciel d’ImmoTrack AG peut être intégré très facilement à ce système.

Pourquoi utiliser un logiciel en tant que concierge ?

Le facility management se compose d’une multitude de tâches différentes. Les aspects techniques, organisationnels et économiques y jouent un rôle central. Globalement, les missions d’un facility manager sont très variées. Pour garder une vue d’ensemble sur les tâches nécessaires, l’utilisation d’un logiciel adapté est recommandée.

Un logiciel de conciergerie sert avant tout à digitaliser et optimiser les workflows en facility management. Il permet de transférer les cahiers des charges liés aux immeubles vers le digital. Les critères des immeubles comme les tâches récurrentes sont saisis de manière efficace. Les facility managers peuvent planifier, coordonner et contrôler précisément leurs activités.

Le logiciel de conciergerie est conçu pour proposer automatiquement les itinéraires et interventions idéaux. Les collaborateurs obtiennent ainsi eux aussi une bonne vue d’ensemble des activités à réaliser. ImmoTrack AG a développé un tel logiciel spécifiquement pour le facility management moderne.

Quelles fonctions un logiciel de conciergerie contient-il ?

Tout logiciel comprend des fonctions de base. Il s’agit notamment de fonctions conformes aux exigences légales ainsi que d’aspects organisationnels. Les fonctions les plus importantes dont un logiciel de conciergerie a besoin sont :

• Les immeubles à traiter avec les tâches périodiques correspondantes.
• Les missions peuvent être réalisées de manière digitale ou reportées à une autre date ; le concierge voit toujours les tâches reportées, rien ne peut donc être oublié.
• Les activités peuvent, si nécessaire, être attribuées à d’autres collaborateurs.

En outre, le reporting et le système de documentation font aussi partie des fonctions de base d’un bon logiciel de facility management.

Quels avantages le logiciel apporte-t-il au concierge ?

L’utilisation du logiciel permet avant tout de gagner beaucoup de temps. Il assure un workflow digital et sans rupture. Grâce à l’automatisation, la planification manuelle des itinéraires et des interventions devient inutile. Le temps auparavant consacré à ces tâches peut désormais être utilisé pour des activités importantes de conciergerie.

De plus, tous les processus métier deviennent plus transparents. Les différents processus peuvent ainsi être contrôlés plus facilement. Avec les workflows digitaux, le facility management peut aussi réagir beaucoup plus vite et plus efficacement à l’évolution des souhaits des clients. Le GPS Tracking enregistre le temps de travail effectif par activité ; les retours d’expérience peuvent donc être intégrés à la planification. Sur le marché, cela constitue un avantage concurrentiel.

Le facility management a changé avec la digitalisation. La tendance va désormais vers une plus forte orientation client. C’est pourquoi les workflows digitaux et la digitalisation du cahier des charges sont des conditions essentielles au succès d’une entreprise de facility management.

Les principaux avantages d’un logiciel de conciergerie

Le logiciel doit avant tout faciliter les processus de travail. À long terme, il offre surtout les avantages décisifs suivants :

• Moins de réclamations clients.
• Moins de visites sur site nécessaires.
• La charge administrative diminue.
• La consommation de papier est réduite.
• Un effort de planification plus faible.
• La productivité augmente.

En utilisant le logiciel de conciergerie d’ImmoTrack AG, tous les avantages du workflow digital et de l’automatisation sont exploités efficacement. Les activités sont enregistrées en temps réel par le programme dans tous les immeubles. Les facility managers disposent ainsi d’un outil garantissant une transparence optimale et un contrôle qualité.

Comment le logiciel de conciergerie est-il implémenté ?

La mise en place du logiciel de conciergerie est très simple. Les facility managers alimentent le logiciel d’ImmoTrack AG avec les données nécessaires. Cela inclut des informations sur les objets et immeubles concernés. Les tâches sont aussi représentées sous forme de cahier des charges digital. S’y ajoutent les intervalles d’activité ainsi que les compétences des collaborateurs.

Pour utiliser la solution web, seules quelques données doivent être saisies dans le système. Cela comprend :

• Données sur les immeubles
• Saisie du cahier des charges pour l’immeuble concerné
• Attribution de la périodicité de l’activité
• Mise en place des profils des collaborateurs
• Attribution des immeubles aux collaborateurs

Toutes les autres tâches associées sont effectuées automatiquement par le logiciel ImmoTrack.

Adaptation aux appareils mobiles

Comme partout, dans le cadre de la digitalisation, les exigences envers un logiciel augmentent. Il ne doit pas seulement fonctionner sur un PC de bureau classique, mais de plus en plus sur des appareils mobiles. Aujourd’hui, le smartphone accompagne déjà le travail au quotidien.

C’est pourquoi un bon logiciel doit aussi être adapté à une utilisation sur des terminaux mobiles comme une tablette ou un smartphone. Le logiciel de conciergerie d’ImmoTrack AG répond à ces exigences. Via une application mobile, toutes les tâches à effectuer sont immédiatement visibles pour les collaborateurs.

Le cahier des charges digital est toujours aligné sur les activités spécifiques d’un immeuble. L’urgence de la mission est également immédiatement visible. Les tâches déjà effectuées sont aussi validées de manière digitale et accompagnées d’une documentation photo.

Le logiciel de conciergerie : des avantages pour toutes les parties prenantes

La solution digitale apporte des avantages non seulement au facility manager, mais aussi au gestionnaire d’immeubles. Les collaborateurs profitent également de cette solution logicielle.

Grâce au logiciel de conciergerie, les facility managers bénéficient de la transparence. Un tableau de bord intelligemment conçu permet une vue d’ensemble permanente sur les collaborateurs, les immeubles et les activités réalisées. Le statut de travail est affiché, tout comme la position exacte de chaque collaborateur.

Les composantes qui rendent cette transparence possible sont avant tout la heatmap avec système de feux tricolores, une carte d’environnement et l’indication de statut. S’y ajoutent différentes vues, un export de données ciblé ainsi que des reportings.

En fin de compte, les collaborateurs profitent eux aussi de cette solution logicielle. Ils disposent alors de workflows structurés grâce à un cahier des charges digital. Ils peuvent consulter leurs activités sur smartphone et conserver ainsi en permanence une vue d’ensemble.

Que faut-il prendre en compte avant d’implémenter un logiciel de conciergerie ?

La mise en place d’un logiciel pour le facility management implique bien sûr des coûts correspondants. Les ressources humaines jouent également un rôle. L’utilisation du logiciel est intuitive et facile à apprendre.

D’un point de vue technique, le logiciel n’a pas besoin d’être compatible avec d’autres systèmes. Le logiciel ImmoTrack s’intègre facilement dans des systèmes existants. Il convient aussi comme complément à un système CAFM déjà en place.

Le logiciel ImmoTrack fonctionne sur n’importe quel appareil. Il est compatible avec de nombreuses plateformes, notamment :

• PC de bureau classiques sous forme d’application web cloud
• Applications iOS à partir de la version 12.0
• Applications iPad à partir de la version 12.0
• Applications Android à partir de la version 5.0

Grâce aux applications iOS et Android, le logiciel peut être utilisé sans problème sur tous les terminaux mobiles modernes.

Le workflow digital

La digitalisation du cahier des charges améliore avant tout le workflow. En collectant des données spécifiques, les collaborateurs peuvent être affectés de manière ciblée. Cela augmente la productivité et permet d’économiser du temps et des coûts.

La gestion digitale des workflows automatise de nombreux processus. Les collaborateurs disposent ainsi de plus de marge de manœuvre qu’ils peuvent consacrer à d’autres activités. Enfin, le facility management peut mieux coordonner les workflows, bénéficie de plus de transparence, et le contrôle est facilité.

Le logiciel d’ImmoTrack AG saisit toutes les données en temps réel. Grâce au GPS, la position des différents collaborateurs peut être déterminée. Pendant ce temps, ceux-ci ont toujours accès à toutes les données de projet nécessaires sur leur smartphone.

Le facility management réunit des aspects économiques, organisationnels et techniques. En digitalisant le cahier des charges, il devient plus facile d’adopter une vision globale.

Des cahiers des charges digitaux personnalisés

Avec son logiciel de conciergerie, ImmoTrack AG offre la possibilité d’adapter les cahiers des charges à des exigences individuelles. C’est déterminant pour les facility managers, les gestionnaires d’immeubles et les collaborateurs.

Le cahier des charges est l’élément central dans l’exploitation ou l’administration d’immeubles. Il répertorie toutes les activités nécessaires et leurs échéances. Le cahier des charges digital a l’avantage de permettre la saisie de données spécifiques à l’immeuble et de besoins individuels. Les données peuvent en outre être consultées à tout moment et partout.

Avec un cahier des charges digital personnalisé, donneurs d’ordre et prestataires économisent du temps et des coûts. La gestion de la qualité s’en trouve également améliorée. Les gestionnaires d’immeubles peuvent aussi y enregistrer efficacement des tâches ad hoc.

Ces tâches peuvent en outre être classées. Par exemple, une répartition en réclamations, missions spéciales ou service d’astreinte est possible. ImmoTrack AG mise en permanence sur l’innovation dans son logiciel de conciergerie. C’est pourquoi les cahiers des charges digitaux facilitent considérablement les workflows. Nous utilisons également les technologies les plus récentes pour doter notre logiciel de fonctions pratiques et le rendre aussi utile que possible.

Si vous êtes intéressé par une solution logicielle d’ImmoTrack AG pour le facility management, différentes options de contact sont à votre disposition : un formulaire, un appel téléphonique ou un e-mail. Nous serons aussi ravis de vous présenter le fonctionnement de notre logiciel de conciergerie lors d’une démonstration sur notre site de Zurich. Nous proposons désormais également des comptes de test gratuits afin que vous puissiez vous convaincre par vous-même. Vous pouvez vous inscrire sur https://www.immotrack.com/demo/ .