Specifikacije poslova sa automatskim softverom za domare: digitalizacija i generisanje zadataka

Šta je specifikacija zahteva i kako čuvari koriste softver za to?

Specifikacija opisuje kako izvođači treba da ispune zadatke klijenta. Naročito u upravljanju objektima, spektar zadataka je veoma raznolik. Do sada su ovi zadaci bili zapisani u papirnoj formi. Zahvaljujući digitalizaciji, IT sada zamenjuje papir.

Dok su zahtevi klijenta zabeleženi u specifikaciji zahteva, specifikacija zahteva daje odgovor na to kako ih treba primeniti. Svi potrebni zadaci su opisani u specifikacijama.

Štaviše, svi tehnički zahtevi za završetak naloga su evidentirani u funkcionalnoj specifikaciji. Pored toga, postoje i odgovarajući opšti uslovi kao što je potrebno radno vreme.

Na kraju, ali ne i najmanje važno, specifikacije služe za osiguranje kvaliteta. Sve izvršene porudžbine su potvrđene i fotografski dokumentovane u digitalnim specifikacijama. Specifikacija zahteva stoga ispunjava i zadatak dokumentacije.

Kako su specifikacije digitalizovane?

Savremeni softver za upravljanje objektima omogućava digitalizaciju specifikacija. Zadaci se zatim automatski generišu. Sve što treba da uradite je da unesete određene podatke.

Kada se naruči, najvažniji zadaci klijenta se zapisuju u listu sa specifikacijama (koji se naziva i katalog zahteva). Ovo sadrži vrstu aktivnosti, vremenske okvire i ciljeve rada. Ovi podaci se unose u digitalne specifikacije pomoću softvera.

Program zatim automatski određuje optimizovani plan rada za svakog negovatelja na osnovu najkraćeg vremena putovanja, raspoloživih resursa i odgovarajućih veština. Digitalizacijom specifikacija, upravljanje objektom štedi mnogo novca, vremena i posla na planiranju. Zaposleni takođe brzo imaju pregled svojih predstojećih zadataka.

Softver kompanije ImmoTrack AG omogućava digitalizaciju specifikacija sa svim potrebnim zadacima. Promene porudžbina i posebni zahtevi kupaca mogu se tada uzeti u obzir vrlo brzo. U suprotnom, izvođač rizikuje da izgubi dragoceno vreme.

Danas se specifikacije zahteva digitalizuju pomoću takozvanog CAFM softvera. Skraćenica je skraćenica za engleski izraz „Computer Aided Faciliti Management“. Softver iz ImmoTrack AG može se lako integrisati u ovaj sistem.

Zašto koristite softver kao čuvar?

Upravljanje objektom se sastoji od niza različitih zadataka. Fokus je na tehničkim, organizacionim i poslovnim aspektima. Sve u svemu, zadaci menadžera objekta su veoma različiti. Da biste dobili pregled potrebnih zadataka, preporučujemo korišćenje odgovarajućeg softvera.

Caretaker softver se prvenstveno koristi za digitalizaciju i optimizaciju tokova rada u upravljanju objektom. To znači da se specifikacije vezane za imovinu mogu preneti na digitalni nivo. I imovinski kriterijumi i aktivnosti koje se ponavljaju se evidentiraju na ciljani način. Menadžeri objekata mogu precizno planirati, koordinirati i kontrolisati svoje aktivnosti.

Softver za čuvanje je dizajniran da automatski predlaže idealne rute i zadatke. Ovo takođe daje zaposlenima dobar pregled aktivnosti koje treba sprovesti. ImmoTrack AG je razvio takav softver posebno za moderno upravljanje objektima.

Koje funkcije uključuje softver za čuvanje?

Svaki softver ima osnovne funkcije. Ovo prvenstveno uključuje funkcije koje ispunjavaju zakonske uslove kao i organizacione aspekte. Najvažnije funkcije koje su potrebne softveru za čuvanje su:

• Svojstva koja se obrađuju sa odgovarajućim periodičnim aktivnostima.
• Narudžbine se mogu izvršiti digitalno ili odložiti za drugi datum, pri čemu čuvar uvek vidi odložene aktivnosti, tako da se ništa ne može zaboraviti.
• Aktivnosti se po potrebi mogu dodeliti i drugim zaposlenima.

Pored toga, izveštavanje i sistem dokumentacije su takođe među osnovnim funkcijama dobrog softvera za upravljanje objektima.

Koje prednosti softver donosi čuvaru?

Korišćenjem softvera štedite mnogo vremena. Osigurava besprekoran i digitalan radni tok. Automatizacija čini ručno planiranje ruta i misija zastarelim. Zaposleni sada mogu da koriste vreme koje bi inače bilo potrebno za ove aktivnosti za važne aktivnosti održavanja kuće.

Pored toga, svi poslovni procesi izgledaju transparentnije. Stoga se pojedini procesi mogu lakše kontrolisati. Sa digitalnim tokovima posla, upravljanje objektima takođe može mnogo brže i efikasnije da odgovori na promenljive zahteve kupaca. Koristeći GPS praćenje, prati se efektivno radno vreme po aktivnosti, tako da se empirijske vrednosti mogu uzeti u obzir u planiranju. Ova okolnost stvara konkurentsku prednost na tržištu.

Upravljanje objektima se promenilo kao rezultat digitalizacije. Trend je sada ka orijentaciji na kupca. Zato su digitalni tokovi rada i digitalizacija specifikacija suštinski preduslovi za uspeh kompanije za upravljanje objektima.

Najvažnije prednosti softvera za čuvanje

Softver je prvenstveno namenjen da olakša radne procese. Pored toga, dugoročno nudi sledeće ključne prednosti:

• Manje je pritužbi kupaca.
• Potrebno je manje poseta na licu mesta.
• Administrativni napori su smanjeni.
• Potrošnja papira je smanjena.
• Malo vremena utrošeno na planiranje.
• Produktivnost je povećana.

Korišćenjem caretaker softvera iz ImmoTrack AG, sve prednosti digitalnog toka posla i automatizacije se efikasno koriste. Program beleži aktivnosti u svim objektima u realnom vremenu. Ovo daje menadžerima objekata alat za optimalnu transparentnost i kontrolu kvaliteta.

Kako je implementiran softver za čuvanje?

Podešavanje softvera za čuvanje je veoma jednostavno. Menadžeri objekta obezbeđuju softveru ImmoTrack AG potrebne podatke. Ovo uključuje informacije o odgovarajućim objektima i svojstvima. Ali zadaci su takođe predstavljeni u obliku digitalne specifikacije zahteva. Pored toga, tu su i intervali aktivnosti i veštine zaposlenih.

Da biste koristili rešenje zasnovano na vebu, sve što treba da uradite je da unesete neke podatke u sistem. To uključuje:

• Podaci o svojstvima
• Evidentiranje specifikacije zahteva za odgovarajuću imovinu
• Dodela periodičnosti aktivnosti
• Postavljanje profila zaposlenih
• Dodela imovine zaposlenima

Softver ImmoTrack automatski obrađuje sve druge povezane zadatke.

Prilagođavanje mobilnim uređajima

Kao i svuda, zahtevi koji se postavljaju pred softver takođe rastu kao deo digitalizacije. Ovo ne samo da mora da radi na standardnom desktop računaru, već sve više i na mobilnim uređajima. Pametni telefon već služi kao svakodnevni saputnik na poslu.

Iz tog razloga, dobar softver takođe treba da bude prilagođen za upotrebu na mobilnim uređajima kao što su tableti ili pametni telefoni. Softver za nadzor iz ImmoTrack AG ispunjava ove zahteve. Svi zadaci koje treba obaviti zaposleni su odmah vidljivi preko mobilne aplikacije.

Digitalne specifikacije su uvek prilagođene specifičnim aktivnostima nekretnine. Hitnost naloga je takođe odmah uočljiva. Zadaci koji su već obavljeni se takođe digitalno priznaju i dostavljaju fotografsku dokumentaciju.

Softver za čuvanje: Prednosti za sve uključene

Digitalno rešenje ne donosi prednosti samo za upravnika objekta, već i za upravnika imovine. Zaposleni takođe imaju koristi od ovog softverskog rešenja.

Menadžeri objekata uživaju u prednostima transparentnosti koristeći softver za čuvanje. Inteligentno dizajnirana kontrolna tabla pruža stalan pregled zaposlenih, imovine i aktivnosti koje se sprovode. Prikazan je radni status kao i tačna lokacija svakog zaposlenog.

Komponente koje omogućavaju ovu transparentnost su prvenstveno toplotna karta sa semaforskim sistemom, mapa područja i prikaz statusa. Takođe postoje različiti prikazi i ciljani izvoz podataka kao i izveštavanje.

Na kraju, pojedini zaposleni takođe imaju koristi od softverskog rešenja. Zatim imate strukturirane tokove posla sa digitalnom specifikacijom. Možete da vidite svoje aktivnosti preko pametnog telefona i uvek imate pregled.

Šta treba da uzmete u obzir pre nego što primenite caretaker softver?

Postavljanje softvera za upravljanje objektom je naravno povezano sa odgovarajućim troškovima. Međutim, ljudski resursi takođe igraju ulogu. Korišćenje softvera je intuitivno i lako za učenje.

Tehnički, softver ne mora da bude kompatibilan sa drugim sistemima. ImmoTrack softver se može lako integrisati u postojeće sisteme. Takođe je pogodan kao dodatak postojećem CAFM sistemu.

Softver ImmoTrack radi na svakom uređaju. Takođe je kompatibilan sa brojnim platformama. To uključuje:

• tradicionalni desktop računari kao veb aplikacija zasnovana na oblaku
• iOS aplikacije od verzije 12.0
• iPad aplikacije od verzije 12.0
• Android aplikacije od verzije 5.0

Zahvaljujući iOS i Android aplikacijama, softver se lako može koristiti i na svim modernim mobilnim uređajima.

Digitalni tok posla

Digitalizacija specifikacije zahteva prvenstveno poboljšava tok posla. Prikupljanjem specifičnih podataka, zaposleni mogu biti raspoređeni na ciljani način. Ovo povećava produktivnost i štedi vreme i troškove.

Digitalno upravljanje tokovima rada automatizuje mnoge procese. Ovo takođe daje zaposlenima više slobode koju mogu koristiti za druge aktivnosti. Na kraju, ali ne i najmanje važno, upravljanje objektom može bolje koordinirati radne procese, ima više transparentnosti i kontrola je olakšana.

Softver iz ImmoTrack AG beleži sve podatke u realnom vremenu. Koristeći GPS, mogu se odrediti lokacije pojedinih zaposlenih. U međuvremenu, oni uvek imaju pristup svim potrebnim projektnim podacima na svom pametnom telefonu.

Faciliti management se sastoji od poslovnog, organizacionog i tehničkog aspekta. Digitalizacijom specifikacije zahteva postiže se holistički pogled na stvari.

Individualno skrojene digitalne specifikacije

Sa softverom caretaker, ImmoTrack AG nudi mogućnost prilagođavanja listova specifikacija posebno prema individualnim zahtevima. Ovo je ključno za menadžere objekata, menadžere imovine i zaposlene.

Specifikacije čine centralni element u upravljanju ili administraciji imovine. U njemu su navedene sve potrebne aktivnosti i vremenski nizovi. Prednost digitalnih specifikacija je što se podaci specifični za imovinu i individualne potrebe mogu zabeležiti. Pored toga, podacima se može pristupiti bilo kada i bilo gde.

Sa individualno prilagođenim digitalnim specifikacijama, klijenti i izvođači štede vreme i novac. Štaviše, upravljanje kvalitetom je takođe poboljšano. Menadžeri nekretnina takođe mogu da koriste ovo da registruju ad hoc aktivnosti na ciljani način.

Ove aktivnosti se takođe mogu klasifikovati. Na primer, moguća je podela na reklamacije, posebne naloge ili dežurne usluge. ImmoTrack AG se uvek oslanja na inovacije kada je u pitanju softver za čuvanje. Zbog toga digitalne specifikacije znatno olakšavaju radne procese. Takođe koristimo najnovije tehnologije da dodamo praktične funkcije našem softveru i učinimo ga što je moguće upotrebljivijim.

Ako ste zainteresovani za softversko rešenje ImmoTrack AG za upravljanje objektima, na raspolaganju su vam različite mogućnosti kontakta. Pored obrasca, ovo uključuje i poziv i e-poštu. Takođe bismo bili srećni da vam pokažemo kako naš softver za čuvanje radi tokom demonstracije na našoj lokaciji u Cirihu. Sada nudimo i besplatne probne naloge kako biste se mogli uveriti u naš softver. Možete se registrovati na https://vvv.immotrack.com/demo/.