Pliegos de condiciones con software de conserjería automático: digitalización y generación de tareas
¿Qué es un pliego de condiciones y cómo lo utilizan los conserjes con software?
Un pliego de condiciones describe cómo deben los contratistas cumplir las tareas de un cliente. En facility management, el ámbito de trabajo es muy diverso. Hasta ahora, estas tareas se anotaban en papel. Con la digitalización, la TI está sustituyendo al papel.
Mientras que un documento de requisitos recoge las exigencias del cliente, el pliego de condiciones aporta la respuesta: cómo se implementarán esos requisitos. El pliego de condiciones describe todas las tareas necesarias.
Además, un pliego de condiciones registra todos los requisitos técnicos para completar el encargo, junto con condiciones marco como el tiempo de trabajo necesario.
Por último, el pliego de condiciones sirve para garantizar la calidad. En un pliego digital, las órdenes completadas se confirman y se documentan con fotos. De este modo, el pliego también cumple una función de documentación.
¿Cómo se digitaliza el pliego de condiciones?
Un software moderno de facility management permite digitalizar el pliego de condiciones. Las tareas se generan entonces automáticamente; solo es necesario introducir determinados datos.
Cuando se realiza un encargo, un documento de requisitos (también llamado catálogo de requisitos) recoge las tareas clave del cliente. Incluye el tipo de actividades, los plazos y los objetivos del trabajo. Estos datos se introducen en el pliego digital mediante el software.
Después, el sistema determina automáticamente un plan de trabajo optimizado para cada conserje en función del menor tiempo de desplazamiento, los recursos disponibles y las competencias relevantes. Digitalizar el pliego ahorra a la organización tiempo, dinero y esfuerzo de planificación. Los empleados también obtienen rápidamente una visión general de las tareas próximas.
El software de ImmoTrack AG permite digitalizar el pliego con todas las tareas necesarias. Los cambios de encargo y las peticiones especiales del cliente también pueden tenerse en cuenta muy rápidamente. De lo contrario, el contratista corre el riesgo de perder tiempo valioso.
Hoy, los pliegos se digitalizan con el llamado software CAFM. El acrónimo significa “Computer Aided Facility Management”. El software de ImmoTrack AG puede integrarse en este tipo de sistema con gran facilidad.
¿Por qué debería un conserje usar software?
El facility management consta de una gran variedad de tareas, con aspectos técnicos, organizativos y económicos en primer plano. En conjunto, las responsabilidades de un facility manager varían mucho. Para mantener una visión general de todas las tareas necesarias, se recomienda utilizar un software adecuado.
Un software de conserjería sirve principalmente para digitalizar y optimizar los flujos de trabajo en facility management. Esto traslada los pliegos de condiciones específicos por inmueble al nivel digital. Tanto los criterios del inmueble como las actividades recurrentes se registran de forma estructurada. Los facility managers pueden planificar, coordinar y controlar sus actividades con precisión.
El software de conserjería está diseñado para proponer automáticamente rutas e intervenciones ideales. Esto también da a los empleados una visión clara de las actividades a realizar. ImmoTrack AG desarrolló este software específicamente para el facility management moderno.
¿Qué funciones incluye un software de conserjería?
Toda solución de software tiene funciones básicas, sobre todo las que cumplen requisitos legales, además de aspectos organizativos. Las funciones más importantes que necesita un software de conserjería son:
- Inmuebles a gestionar, con las actividades periódicas correspondientes.
- Las órdenes pueden completarse digitalmente o reprogramarse a otra fecha, y el conserje siempre ve las tareas pospuestas, por lo que nada se olvida.
- Las actividades pueden asignarse a otros empleados cuando sea necesario.
Además, el reporting y un sistema de documentación también son funciones básicas de un buen software de facility management.
¿Qué beneficios aporta el software al conserje?
Sobre todo, el uso del software ahorra mucho tiempo. Garantiza un flujo de trabajo digital continuo. La automatización hace innecesaria la planificación manual de rutas e intervenciones. El tiempo antes dedicado a estas tareas puede emplearse ahora en trabajos importantes sobre el terreno.
Los procesos empresariales también se vuelven más transparentes, lo que facilita controlar cada proceso. Con flujos de trabajo digitales, el facility management puede reaccionar mucho más rápido y de forma más efectiva a cambios en las necesidades del cliente. El GPS tracking registra el tiempo real por actividad, de modo que los valores de experiencia pueden incorporarse en la planificación. Esto crea una ventaja competitiva en el mercado.
El facility management ha cambiado con la digitalización y la tendencia se orienta ahora más al cliente. Por eso, los flujos de trabajo digitales y la digitalización del pliego de condiciones son requisitos esenciales para el éxito de una empresa de facility management.
Las ventajas más importantes de un software de conserjería
El software está pensado principalmente para facilitar los procesos. A largo plazo, también ofrece estas ventajas decisivas:
- Menos reclamaciones de clientes.
- Menos visitas in situ necesarias.
- Se reduce el esfuerzo administrativo.
- Se reduce el consumo de papel.
- Se requiere menos tiempo para la planificación.
- Aumenta la productividad.
Al utilizar el software de conserjería de ImmoTrack AG, se aprovechan de forma eficiente todas las ventajas del flujo de trabajo digital y la automatización. El sistema registra actividades en todos los inmuebles en tiempo real, dando a los facility managers una herramienta para máxima transparencia y control de calidad.
¿Cómo se implementa el software de conserjería?
La configuración del software de conserjería es muy sencilla. Los facility managers proporcionan al software de ImmoTrack AG los datos necesarios, incluida información sobre los objetos e inmuebles relevantes. Las tareas también se representan en forma de pliego de condiciones digital, junto con intervalos de actividad y competencias del personal.
Para utilizar la solución basada en web, solo necesita introducir algunos datos en el sistema, como:
- Datos sobre los inmuebles
- Registro del pliego de condiciones por inmueble
- Asignación de la frecuencia/periodicidad de las actividades
- Creación de perfiles de empleados
- Asignación de inmuebles a empleados
Todas las demás tareas relacionadas las gestiona automáticamente el software de ImmoTrack.
Optimizado para dispositivos móviles
Como en otros ámbitos, la digitalización eleva las exigencias del software. No solo debe funcionar en un PC de escritorio, sino cada vez más en dispositivos móviles. El smartphone ya es un acompañante cotidiano en el trabajo.
Por eso, un buen software debe estar pensado para su uso en dispositivos móviles como tablets o smartphones. El software de conserjería de ImmoTrack AG cumple estos requisitos. A través de una app móvil, todas las tareas a realizar son visibles de inmediato para el personal.
El pliego de condiciones digital siempre está alineado con las actividades específicas de un inmueble. La urgencia de una orden también es visible al instante. Las tareas completadas se confirman digitalmente y se complementan con documentación fotográfica.
Software de conserjería: ventajas para todos los implicados
La solución digital aporta ventajas no solo al facility manager, sino también al administrador de inmuebles. Los empleados también se benefician de esta solución.
Los facility managers se benefician de la transparencia al usar el software. Un dashboard diseñado de forma inteligente ofrece una visión constante de empleados, inmuebles y actividades realizadas. Muestra el estado del trabajo y la ubicación exacta de cada empleado.
Los componentes que posibilitan esta transparencia son principalmente el mapa de calor con sistema de semáforo, un mapa del entorno y el indicador de estado. Además, existen distintas vistas, exportación de datos y reporting.
En última instancia, los empleados también se benefician: disponen de procesos estructurados con un pliego de condiciones digital. Pueden ver sus actividades en el smartphone y mantener siempre una visión general.
¿Qué debe considerarse antes de implementar el software de conserjería?
Implementar software de facility management conlleva naturalmente costes. También influyen los recursos de personal. El uso del software es intuitivo y fácil de aprender.
Técnicamente, el software no tiene que ser compatible con otros sistemas. El software de ImmoTrack puede integrarse en sistemas existentes con facilidad. También es adecuado como complemento de un sistema CAFM existente.
ImmoTrack funciona en cualquier dispositivo y es compatible con numerosas plataformas, entre ellas:
- PCs de escritorio convencionales como aplicación web en la nube
- Apps iOS a partir de la versión 12.0
- Apps iPad a partir de la versión 12.0
- Apps Android a partir de la versión 5.0
Gracias a las apps iOS y Android, el software también puede utilizarse sin problemas en todos los dispositivos móviles modernos.
El flujo de trabajo digital
Digitalizar el pliego de condiciones mejora principalmente el flujo de trabajo. Registrar datos específicos permite desplegar empleados de forma más dirigida, aumentando la productividad y ahorrando tiempo y costes.
La gestión digital del flujo de trabajo automatiza muchos procesos. Esto da al personal más margen que puede dedicar a otras actividades. El facility management puede coordinar mejor los procesos, dispone de más transparencia y el control se vuelve más sencillo.
El software de ImmoTrack AG registra todos los datos en tiempo real. Con GPS se pueden determinar las ubicaciones del personal, mientras que ellos siempre tienen acceso a los datos del proyecto en su smartphone.
El facility management combina aspectos económicos, organizativos y técnicos. Digitalizar el pliego de condiciones permite una visión integral de la operativa.
Pliegos digitales a medida
Con su software de conserjería, ImmoTrack AG ofrece la posibilidad de adaptar el pliego de condiciones a requisitos individuales. Esto es crucial para facility managers, administradores y empleados.
El pliego de condiciones es el elemento central en la gestión o administración de inmuebles. Enumera todas las actividades necesarias y los calendarios. El pliego digital tiene la ventaja de recoger datos específicos del inmueble y necesidades individuales. Además, los datos pueden consultarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Con un pliego digital a medida, clientes y contratistas ahorran tiempo y costes. También mejora la gestión de calidad. Los administradores pueden registrar actividades ad hoc de forma eficiente.
Estas actividades también pueden clasificarse, por ejemplo, en reclamaciones, encargos especiales o servicio de guardia. ImmoTrack AG se centra siempre en la innovación en su software de conserjería. Por eso, los pliegos digitales simplifican significativamente los procesos. Además, usamos las tecnologías más recientes para dotar el software de funciones prácticas y hacerlo lo más utilizable posible.
Si le interesa una solución de software de facility management de ImmoTrack AG, dispone de varias opciones de contacto: un formulario, una llamada telefónica y email. También estaremos encantados de mostrarle cómo funciona nuestro software de conserjería durante una demo en nuestra sede de Zúrich. Ahora ofrecemos cuentas de prueba gratuitas para que pueda comprobar las ventajas por sí mismo. Puede registrarse en https://www.immotrack.com/demo/.
