Estas son las ventajas de un planificador automatizado de intervenciones y rutas

Se trata de una función relativamente sencilla, pero puede simplificar enormemente los flujos de trabajo para empleados, subcontratistas y responsables de facility management. Las exigencias en facility management son altas. Las tareas son complejas y afectan a todas las áreas del mantenimiento del edificio, y a menudo también a las zonas exteriores.

En ciclos regulares o a intervalos irregulares surgen numerosas tareas de mantenimiento y modernización. Muchas pueden planificarse con antelación. Con un software como ImmoTrack, estos procesos cíclicos se convierten en flujos de trabajo digitales.

La preparación manual, laboriosa y propensa a errores —por ejemplo, crear hojas de Excel confusas— pasa a ser cosa del pasado. En su lugar, el sistema genera planes de trabajo digitales para todas las áreas y para cada inmueble.

ImmoTrack fue desarrollado por profesionales con experiencia en facility management, específicamente para las tareas y desafíos del día a día. Por eso, el planificador automático de intervenciones está integrado en el sistema de software.

Con el planificador automático de intervenciones, sus empleados son guiados por las rutas más cortas entre sus distintos destinos. El planificador enumera todas las paradas regulares que deben visitarse durante la jornada.

¿Qué debe hacer para que el planificador automático de intervenciones funcione sin problemas?

Antes de empezar a utilizar ImmoTrack, debe completar algunos pasos de preparación importantes para su trabajo. Al principio requiere un esfuerzo, pero después le facilitará mucho la gestión diaria.

Porque ImmoTrack, como cualquier software de apoyo, es tan bueno como los datos que usted introduce. Esto incluye registrar todos los datos relevantes de cada inmueble gestionado: datos básicos del inmueble y todas las obligaciones y periodicidades definidas por contrato. Estos datos de entrada corresponden a lo que antes era el pliego de condiciones físico:

• Ubicación exacta de todos los inmuebles
• Todos los trabajos de mantenimiento —como climatización, sistemas de calefacción y refrigeración o ascensores— en los que deben considerarse intervalos de mantenimiento
• Tareas de cuidado recurrentes como recorte de setos, poda de árboles, corte de césped, retirada de nieve y esparcido de sal, limpieza de escaleras, etc. La frecuencia puede variar y algunas tareas también dependen de la meteorología.
• Competencias del personal (interno y externo) y su asignación a un inmueble

La aplicación web se encarga después del resto de la planificación. Por eso es aún más importante ser lo más preciso y reflexivo posible en esta fase.

¿Cómo puede ayudarme un planificador automático de intervenciones en el trabajo diario?

Una vez registrados estos datos clave en el sistema, la aplicación web de ImmoTrack asume las tareas de planificación restantes. Para usar el software de forma efectiva y exitosa, es esencial trabajar de manera estructurada y exacta.

Antes, los pliegos de condiciones físicos servían como instrucciones de trabajo y base para los informes. Hoy, esto se gestiona en ImmoTrack mediante flujos de trabajo digitales en la aplicación web. Los empleados reciben en su smartphone la lista diaria de tareas del planificador automático, ordenada por urgencia. Tras completarlas, pueden documentarlas con una foto y enviarlas directamente al equipo de facility management.

Si una tarea no pudo completarse, informan del estado. A menudo solo hay unas pocas tareas por cada ubicación. Para controlar de forma eficaz las distancias, existe el planificador automático de rutas, que calcula los trayectos más cortos de inmueble a inmueble.

Tiene en cuenta las áreas de responsabilidad y competencias del empleado, así como la urgencia de las tareas. Esto convierte al planificador automático de intervenciones, junto con el planificador automático de rutas, en el apoyo perfecto para el facility manager.

ImmoTrack va un paso más allá en funcionalidad. El software libera a los usuarios de tener que crear o ajustar manualmente rutas e intervenciones, incluso cuando los flujos de trabajo planificados deben cambiar por imprevistos.

¿Dónde están las ventajas de un planificador automatizado de intervenciones y rutas?

El planificador automático de intervenciones y el planificador automático de rutas funcionan continuamente en segundo plano. Esto garantiza que los ajustes necesarios en el plan de trabajo se detecten y se implementen de inmediato. Las tareas no planificadas pueden registrarse directamente por el facility manager en la aplicación web.

El conserje también puede enviar un mensaje al sistema desde la aplicación móvil a través del sistema de tickets de ImmoTrack. El mensaje se integra en los flujos de trabajo según periodicidad y urgencia. El resultado es un historial transparente que muestra cuándo se completó cada tarea, dónde y por qué empleado.

Las ventajas del planificador automático de intervenciones y rutas de un vistazo:

• El GPS tracking ayuda a los conserjes a elegir la ruta más rápida hacia el siguiente inmueble.
• Rutas cortas y eficientes ahorran tiempo y dinero.
• Las actividades se agrupan y se combinan en una ruta, teniendo en cuenta las competencias del personal.
• Además de la rutina diaria, las tareas imprevistas se incorporan directamente al planificador automático de intervenciones y se gestionan por urgencia mediante el sistema de tickets.
• Una gestión más rápida de incidentes imprevistos se traduce en clientes e inquilinos satisfechos.

Aproveche las ventajas de ImmoTrack con un mantenimiento cuidadoso de los datos

Lo más importante en un facility management exitoso es —y seguirá siendo— la flexibilidad, incluso con el apoyo de flujos de trabajo digitales. Las tareas de un facility manager incluyen planificar, dirigir y coordinar el trabajo que debe realizarse, a menudo equilibrando intereses distintos.

ImmoTrack fue desarrollado desde la práctica para la práctica

Los clientes tienen expectativas y requisitos diferentes a los de los inquilinos. Los reguladores establecen condiciones que deben cumplirse, aunque cuesten tiempo y, por tanto, dinero. El reto aumenta aún más por la complejidad y diversidad de los ámbitos de trabajo.

En la práctica diaria, cambiar planes forma parte del trabajo. Cuando surgen problemas de repente, hay que reaccionar con rapidez y flexibilidad. En este contexto, los profesionales agradecen cualquier herramienta que les facilite el trabajo de forma tangible. Por eso desarrollamos ImmoTrack como un software muy cercano a la realidad del día a día de sus usuarios.

Con funciones adicionales como el dashboard, puede comprobar en cualquier momento el estado de cada inmueble. Muestra qué ocurre allí ahora mismo (real-time tracking), cómo avanza el trabajo y qué aún no se ha completado.

La orientación práctica de ImmoTrack se refleja en funcionalidades que aportan claridad y facilitan una resolución rápida de incidencias. Además del planificador automático de intervenciones, un ejemplo es el mapa de calor con sistema de semáforo. Señala rápidamente la necesidad de actuación: los trabajos no finalizados o los retrasos se marcan en rojo.

Esto le permite intervenir con rapidez y evitar problemas mayores. Con un buen mantenimiento de los datos, ImmoTrack ayuda eficazmente a los facility managers a preservar y optimizar la rentabilidad de un inmueble.

Gracias a muchas funciones de apoyo, los problemas ya no tienen que comunicarse de forma lenta por teléfono o en persona. Los flujos de trabajo se vuelven más transparentes para todos los implicados y se transforman en procesos modernos, desde la planificación de tareas hasta el planificador automático de rutas. Un reporting claro y vinculante también es útil y puede activar medidas adicionales cuando sea necesario.

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