App Facility Management: processo di lavoro digitale e tracciato più semplice per la manutenzione degli immobili

Questo rappresenta un enorme sollievo, perché nel facility management confluiscono ambiti diversi: architettura, natura, economia e persone. Ne derivano processi complessi da gestire. Il compito del facility manager è strutturarli e coordinarli attorno all’edificio.

Tuttavia oggi non si tratta più di attività che mettono al centro solo l’edificio: al centro c’è soprattutto il cliente.

I requisiti cambiano e con essi cambiano i processi di lavoro del facility manager. Per governarli in modo ottimale e adattarli anche nel breve periodo quando necessario, le web app sono di grande aiuto.

I capitolati fisici, nell’era della digitalizzazione, sono ormai superati. È tempo di fare un passo avanti, e la nostra app di facility management rende possibile proprio questo. In questo modo poniamo le basi per un impiego più efficiente delle risorse.

Uno sguardo alle aree di attività nel facility management

Il compito principale del facility manager è mantenere una panoramica sullo stato complessivo di tutti i lavori sugli immobili. Da un lato si occupa del rispetto delle prescrizioni obbligatorie; dall’altro svolge attività concordate contrattualmente con il cliente.

Tra queste rientrano lavori di giardinaggio come taglio del prato o delle siepi e la pulizia di aree comuni come scale o cantine. Si aggiungono manutenzioni tecniche della climatizzazione, dell’ascensore e altro ancora. Occorre considerare diversi intervalli; alcune attività sono inoltre solo stagionali.

Un software adeguato può automatizzare i nuovi processi, e questo è esattamente ciò che offriamo con l’app ImmoTrack. In un attimo riorganizza tutti i compiti in arrivo, indipendentemente da quanto improvvisamente si presentino, ad esempio perché un ascensore si blocca. La nostra web app garantisce così la massima flessibilità.

I compiti del facility manager sono in evoluzione

Le web app non sono l’unico cambiamento digitale nel mondo del facility management. Il livello di tecnologicizzazione degli immobili aumenta e probabilmente questa tendenza non cambierà. È possibile che, nel lungo periodo, gli edifici si “autogestiscano” almeno in parte.

Questo però non rende affatto più semplici i compiti dei facility manager: anche loro cambiano e si evolvono. Prima o poi, i dipendenti nel facility management dovranno confrontarsi più da vicino con l’IT. L’uso della nostra web app è un primo passo utile in questa direzione.

Che cos’è esattamente l’app di facility management ImmoTrack?

Noi di ImmoTrack vi offriamo un software web che semplifica il coordinamento e la gestione degli incarichi. Segna la fine dei capitolati fisici, che diventano rapidamente poco chiari man mano che aumentano le modifiche. In un ambito di attività così ampio come il facility management, ogni supporto che aiuta a mantenere la visione d’insieme vale oro.

Il facility management richiede molta coordinazione e controllo. Come sistema software concepito in modo olistico, ImmoTrack registra tutti i processi, li rappresenta, li gestisce e governa i workflow collegati. Naturalmente è espandibile e quindi in grado di crescere con la vostra azienda.

Massima flessibilità grazie alla nostra app di facility management

Lo abbiamo già accennato: nel facility management i cambiamenti non sono rari. Non dipendono solo da emergenze, cambiamenti normativi o adeguamenti delle prescrizioni. Anche la trasformazione digitale (ad esempio gli smart building) gioca un ruolo. Serve quindi massima flessibilità per soddisfare i nuovi requisiti nel più breve tempo possibile.

Più rapidamente avviene l’adattamento, più alta sarà in genere la soddisfazione del cliente. Serve quindi un software abbastanza flessibile da riorganizzare i piani giornalieri in un attimo e senza grande sforzo. La nostra app mette a disposizione numerose funzioni per questo scopo, garantendo un flusso fluido anche in caso di cambiamenti dell’ultimo minuto.

Grazie al GPS tracking in tempo reale, i vostri collaboratori sanno sempre dove devono andare dopo, anche se vengono aggiunti nuovi immobili all’ultimo momento. In combinazione con il pianificatore integrato, questo fa risparmiare molto tempo. Tutti i lavori sono visibili in una dashboard chiara, che mostra anche quale dipendente è incaricato.

La web app mostra inoltre lo stato attuale dei compiti. Non appena un’attività è conclusa, può essere documentata con foto. Questo consente un controllo molto più rapido, che può avvenire persino in tempo reale. Se c’è qualcosa da correggere, la correzione può essere integrata direttamente nel piano giornaliero.

Proprio grazie alla documentazione fotografica e alle voci nel calendario integrato, avete sempre delle prove. Se dovessero arrivare reclami ingiustificati, con la nostra app non resterete mai “a mani vuote”.

Cosa rende così speciale l’app ImmoTrack?

In settori come il facility management è evidente quanto teoria e pratica spesso differiscano. Per questo è fondamentale integrare esperienza pratica nello sviluppo di un software che deve semplificare il lavoro in questi ambiti. È esattamente ciò che facciamo in ImmoTrack.

Il fondatore dell’azienda, Ofer Becker, è stato a lungo direttore in un’organizzazione di facility management. Sa quindi bene quali ostacoli si presentano spesso nella quotidianità. Nel facility management passa raramente una giornata in cui tutto va esattamente come pianificato: arrivano continuamente attività impreviste che richiedono una riorganizzazione della giornata lavorativa.

Naturalmente i facility manager devono soddisfare requisiti sempre più elevati. Serve quindi una ripianificazione molto rapida per lavorare in modo particolarmente efficace. Ofer Becker si è posto l’obiettivo di rispondere a queste esigenze e ha fatto confluire nell’app ImmoTrack tutta la sua esperienza pratica e il suo know-how.

È stato supportato dal suo collaboratore di lunga data Avi Schwarz, anch’egli con esperienza in un’azienda di facility management. Porta ogni giorno preziosi dati ed esperienza. L’obiettivo è rendere digitalizzazione e intelligenza artificiale una parte integrante del lavoro quotidiano: così si alleggeriscono facility manager e dipendenti e aumenta la soddisfazione dei clienti.

Noi di ImmoTrack siamo costantemente in contatto con i clienti e ascoltiamo volentieri suggerimenti e desideri. Facciamo il possibile per integrarli nella web app e soddisfare sempre i più alti requisiti di qualità. In questo modo impariamo ogni giorno e ci sviluppiamo insieme alle esigenze che cambiano nel facility management.

Come avviare ImmoTrack

Sappiamo che il livello di digitalizzazione varia molto da azienda ad azienda. Per questo potete utilizzare la nostra web app indipendentemente dal vostro livello attuale. Senza una soluzione IT pratica e di supporto, in futuro sarà sempre più difficile ottenere risultati. Per questo ImmoTrack offre un ingresso nel mondo del lavoro digitalizzato per tutti.

Configurate il nostro strumento di pianificazione completamente automatizzato in base alle vostre esigenze. Avete riflettuto su quali parametri sono importanti per voi? Allora si può partire. Nel primo passo inserite nel software tutte le informazioni sugli immobili che gestite.

Oltre ai dati contrattuali generali, sono richiesti anche obblighi e periodicità stabiliti per legge o per contratto. Indicate anche quali dipendenti interni ed esterni sono responsabili di quali immobili. E questo è tutto: questo sforzo lo fate una sola volta, il resto lo gestisce la web app per voi.

La pianificazione ottimale è possibile però solo se avete inserito correttamente tutte le informazioni necessarie. Procedete quindi con precisione e ricontrollate i dati inseriti. Dopo, ImmoTrack vi mostra tutte le location, ciascuna corrispondente a un immobile.

Ogni location contiene le attività periodiche che i vostri dipendenti svolgono lì. Il sistema le chiama task. Anche i contratti di servizio con aziende esterne vengono gestiti dalla web app, e le relative periodicità vengono integrate da ImmoTrack nel piano di lavoro.

In questo modo tutti i soggetti coinvolti hanno sempre una panoramica precisa di compiti, appuntamenti e stato. Quest’ultimo è indicato tramite un sistema a semaforo: ad esempio i task completati sono in verde, mentre quelli che non possono più essere completati in tempo o che non sono stati spuntati senza motivo sono in rosso.

La visione dietro ImmoTrack

Sapevate che in media circa il 40% dei lavori assegnati nel facility management viene svolto in modo errato o non viene svolto affatto? Di solito non è dovuto a mancanza di competenza o impegno dei dipendenti. Il problema risiede nei processi analogici, difficili da controllare.

Il risultato sono innumerevoli reclami, di cui circa il 75% è del tutto infondato. Facility manager, dipendenti e clienti finiscono rapidamente in una spirale negativa. Per questo noi di ImmoTrack facciamo tutto il possibile per portare il facility management verso un futuro digitale e di successo.

Per noi la tutela dei dipendenti ha la massima priorità. La nostra app unisce questi due punti: con il suo aiuto si può migliorare facilmente la qualità del lavoro e ridurre il numero di reclami ingiustificati. Parliamo di una diminuzione di circa il 60%, un risultato davvero importante.

Volentieri vi forniamo anche alcuni numeri sui vantaggi della nostra app:

• Risparmiate il 20% di carta e lavoro amministrativo.
• Riducete il tempo di pianificazione del 65%.
• Il 45% delle visite in loco diventa superfluo.
• La produttività dei vostri dipendenti aumenta del 25%.

Volete anche voi beneficiare dei vantaggi della nostra app di facility management? Allora contattateci! Se volete vedere la web app in azione, richiedete un accesso gratuito. In una demo vi mostreremo il potenziale del nostro software nella vostra organizzazione.