App de facility management: un flujo de trabajo más sencillo, digital y trazable para el mantenimiento de inmuebles
Esto supone un gran alivio, porque el facility management reúne varios ámbitos: arquitectura, naturaleza, economía y personas. De ello resultan procesos complejos que deben gestionarse. La tarea del facility manager es diseñar estos procesos en torno al edificio.
Al mismo tiempo, ya no se trata de actividades que sitúen únicamente al edificio en el centro. Hoy, el foco principal es el cliente.
Las exigencias cambian y, con ellas, los flujos de trabajo del facility manager. Para gestionarlos de forma óptima y ajustarlos a corto plazo cuando sea necesario, las aplicaciones web adecuadas son de gran ayuda.
En la era de la digitalización, los pliegos de condiciones físicos han quedado atrás. Es momento de avanzar, y eso es precisamente lo que permite nuestra app de facility management, sentando las bases para un uso más eficiente de los recursos.
Una visión general de las áreas de responsabilidad en facility management
La tarea principal del facility manager es mantener una visión general del estado global de todos los trabajos en los inmuebles. Por un lado, garantiza el cumplimiento de requisitos obligatorios; por otro, ejecuta tareas acordadas contractualmente con el cliente con antelación.
Esto incluye trabajos de jardinería como cortar el césped o recortar setos, y la limpieza de zonas comunes como escaleras o sótanos. También incluye el mantenimiento técnico de climatización, ascensores y más. Deben respetarse distintos intervalos, y algunos trabajos son estacionales.
Un software adecuado puede automatizar estos nuevos procesos, y eso es exactamente lo que ofrecemos en ImmoTrack con nuestra app de facility management. Reorganiza todas las tareas pendientes en muy poco tiempo, por muy repentinamente que surjan, por ejemplo, si un ascensor se queda atascado. Así, nuestra aplicación web ofrece máxima flexibilidad.
El rol del facility manager está cambiando
Las aplicaciones web no son las únicas transformaciones digitales en facility management. El grado de tecnologización de los inmuebles aumenta, y es poco probable que esta tendencia cambie en el futuro. Es totalmente posible que, a largo plazo, los edificios se autogestionen, al menos en parte.
Sin embargo, esto no hará que el trabajo de los facility managers sea menos exigente. Su función también evoluciona. Tarde o temprano, el personal de facility management tendrá que profundizar más en TI. Utilizar nuestra aplicación web es un primer paso útil en esa dirección.
¿Qué es exactamente la app de facility management ImmoTrack?
En ImmoTrack ofrecemos un software basado en web que facilita la coordinación y gestión de órdenes de trabajo. Marca el fin de los pliegos de condiciones físicos, que se vuelven rápidamente confusos cuanto más cambios se añaden. Con un abanico de tareas tan amplio como en facility management, cualquier apoyo que ayude a mantener la visión general es oro.
El facility management requiere mucha coordinación y control. Como sistema integral, ImmoTrack registra todos los procesos, los representa y los controla junto con los flujos de trabajo asociados. Por supuesto, es escalable y puede crecer con su empresa.
Máxima flexibilidad gracias a nuestra app de facility management
Como ya hemos mencionado, el cambio es la norma en facility management. No solo por emergencias, cambios legales o ajustes de requisitos. La transformación digital (palabra clave: edificios inteligentes) también influye. Por ello se necesita máxima flexibilidad para responder a nuevas demandas lo antes posible.
Cuanto más rápido suceda, mayor será normalmente la satisfacción del cliente. Por eso necesita un software lo suficientemente flexible como para reorganizar planes diarios en un instante y con poco esfuerzo. Para ello, nuestra app de facility management ofrece numerosas funciones que garantizan un funcionamiento fluido incluso cuando hay cambios de última hora.
Gracias al GPS tracking en tiempo real, su personal sabe siempre exactamente adónde debe ir después, incluso si se añaden nuevos inmuebles a última hora. Combinado con el planificador integrado, esto ahorra mucho tiempo. Todo el trabajo se ve en un dashboard claro, que también muestra qué empleado es responsable.
Nuestra aplicación web también muestra el estado actual de las tareas. En cuanto se completa una actividad, puede documentarse con fotos. Esto permite controles mucho más rápidos, incluso en tiempo real. Si el resultado necesita corrección, el ajuste puede incorporarse directamente al plan diario.
Gracias a esta documentación fotográfica y a las entradas correspondientes en el calendario integrado, siempre tiene pruebas. Si surgen reclamaciones injustificadas, nuestra app de facility management garantiza que nunca se quede sin respaldo.
¿Qué hace tan especial la app de facility management de ImmoTrack?
En sectores como el facility management se hace evidente rápidamente que la teoría y la práctica a menudo difieren considerablemente. Por eso, la experiencia práctica es esencial al desarrollar software pensado para facilitar el trabajo en estos ámbitos, y eso es precisamente lo que aportamos en ImmoTrack.
El fundador de la empresa, Ofer Becker, fue durante muchos años director general en una organización de facility management. Por ello sabe exactamente qué obstáculos deben superarse en el día a día. Apenas pasa un día en facility management en el que todo vaya según lo planificado; con frecuencia surgen tareas imprevistas que exigen reorganizar la jornada.
Por supuesto, los facility managers deben responder a exigencias cada vez mayores. Esto requiere una replanificación rápida para trabajar de forma especialmente eficaz. Ofer Becker se propuso satisfacer estas exigencias e incorporó toda su experiencia y conocimientos en la app de facility management ImmoTrack.
Contó con el apoyo de su colaborador de larga trayectoria, Avi Schwarz, que también trabajó en una empresa de facility management y aporta experiencia valiosa cada día. El objetivo es convertir la digitalización y la inteligencia artificial en parte fija del trabajo diario, aliviando a los facility managers y a sus equipos, y aumentando la satisfacción del cliente.
En ImmoTrack estamos en contacto constante con nuestros clientes y siempre escuchamos sugerencias y deseos. Hacemos todo lo posible por incorporarlos a nuestra aplicación web y cumplir en todo momento con altos estándares de calidad. Así también aprendemos a diario y evolucionamos junto con las cambiantes exigencias del facility management.
Cómo poner en marcha ImmoTrack
Sabemos que el nivel de digitalización de las empresas varía mucho. Por eso puede utilizar nuestra aplicación web independientemente del nivel actual de su compañía. Sin una solución de TI práctica, será cada vez más difícil lograr resultados en el futuro. Por ello, ImmoTrack ofrece a todo el mundo una entrada al trabajo digitalizado.
Usted configura nuestra herramienta de planificación totalmente automatizada según sus necesidades. ¿Ha pensado bien qué parámetros son importantes? Entonces puede empezar. En el primer paso, introduce en el software toda la información sobre los inmuebles que gestiona.
Además de datos contractuales generales, también registra obligaciones y periodicidades definidas por ley o contrato. También indica qué empleados internos y externos son responsables de qué inmuebles. Y ya está: este esfuerzo solo se realiza una vez; el resto lo hace nuestra aplicación web.
Sin embargo, solo puede planificar de forma óptima si introduce correctamente toda la información necesaria. Sea lo más preciso posible y revise sus datos. Una vez hecho, ImmoTrack le muestra todas las ubicaciones, cada una correspondiente a un inmueble.
Cada ubicación está vinculada a las actividades periódicas que su equipo realiza allí. El sistema las denomina tasks. La aplicación web también incorpora todos los contratos de servicio y mantenimiento con especialistas externos. ImmoTrack integra asimismo las periodicidades asociadas en el plan de trabajo.
Así, todos los implicados mantienen una visión precisa de todas las tareas, citas y su estado actual. Este último se muestra mediante un sistema de semáforo: las tareas completadas están, por ejemplo, en verde; las que ya no pueden completarse a tiempo o no se han marcado sin justificación aparecen en rojo.
La visión detrás de ImmoTrack
¿Sabía que, de media, el 40% de los trabajos asignados en facility management se ejecutan incorrectamente o no se realizan? La causa no suele ser falta de competencia o diligencia del personal. El problema radica en procesos analógicos difíciles de controlar.
El resultado son innumerables reclamaciones, de las cuales alrededor del 75% son totalmente injustificadas. Facility managers, empleados y clientes pueden caer rápidamente en una espiral negativa. Por eso, en ImmoTrack estamos comprometidos con llevar el facility management hacia un futuro digital y prometedor.
La protección del personal también es una prioridad máxima para nosotros. Nuestra app de facility management combina ambos objetivos. Permite aumentar la calidad del trabajo y reducir las reclamaciones injustificadas en torno a un 60%. Es una cifra que merece la pena destacar.
Aquí tiene algunos datos adicionales sobre las ventajas de nuestra app de facility management:
- Ahorra un 20% en papel y esfuerzo administrativo.
- Reduce el tiempo de planificación en un 65%.
- El 45% de las visitas in situ se vuelven innecesarias.
- La productividad de sus empleados aumenta un 25%.
¿También quiere beneficiarse de las ventajas que ofrece nuestra app de facility management? Entonces póngase en contacto con nosotros. Si quiere ver nuestra aplicación web en acción, solicite acceso gratuito. En una demo le mostraremos el potencial que nuestro software puede desbloquear para su organización.
