Pflichtenhefte mit automatischer Hauswart Software: Digitalisierung und Generierung von Aufgaben

Wenn Hauswarte Software benutzen, stellt dies eine moderne und effiziente Lösung für das Facility Management dar. Mithilfe einer webbasierten Software können Aufträge zielführend koordiniert und bearbeitet werden. Auch das Pflichtenheft kann damit digital geführt werden. So können mehr Aufträge in kürzerer Zeit abgewickelt werden, ohne dass eine Personalkostenerhöhung notwendig ist.

Was ist ein Pflichtenheft, und wie nutzen Hauswarte die Software dafür?

Ein Pflichtenheft beschreibt, wie Auftragnehmer die Aufgaben eines Auftraggebers erfüllen sollen. Gerade im Facility Management gestaltet sich der Aufgabenbereich sehr vielfältig. Bislang wurden diese Aufgaben in Papierform niedergeschrieben. Durch die Digitalisierung ersetzt nun die IT die Papierform. 

Während in einem Lastenheft die Anforderungen des Auftraggebers erfasst sind, bildet das Pflichtenheft die Antwort, wie diese umzusetzen sind. Im Pflichtenheft werden alle notwendigen Aufgaben beschrieben. 

Ferner werden in einem Pflichtenheft alle technischen Anforderungen für die Auftragserledigung erfasst. Dazu kommen die jeweiligen Rahmenbedingungen wie beispielsweise die erforderliche Arbeitszeit. 

Nicht zuletzt dient das Pflichtenheft der Qualitätssicherung. Im digitalen Pflichtenheft werden alle erledigten Aufträge quittiert und fotografisch dokumentiert. Damit erfüllt das Pflichtenheft auch eine Dokumentationsaufgabe. 

Wie wird das Pflichtenheft digitalisiert?

Eine moderne Facility-Management-Software ermöglicht die Digitalisierung des Pflichtenhefts. Aufgaben werden dann automatisch generiert. Dafür ist lediglich die Eingabe bestimmter Daten erforderlich. 

Bei einer Auftragserteilung werden in einem Lastenheft (auch Anforderungskatalog genannt) die wichtigsten Aufgaben des Auftraggebers niedergeschrieben. Darin finden sich die Art der Tätigkeiten, die Zeitrahmen und die Ziele der Arbeiten. Diese Daten werden mithilfe der Software in das digitale Pflichtenheft eingegeben. 

Das Programm ermittelt danach automatisch den optimierten Arbeitsplan pro Hauswart  aufgrund der kürzesten Fahrzeit, von vorhandenen Ressourcen und den entsprechenden Kompetenzen. Durch die Digitalisierung des Pflichtenhefts erspart sich das Facility Management viel Geld, Zeit und Planungsarbeit. Auch die Mitarbeiter haben rasch einen Überblick über ihre bevorstehenden Aufgaben. 

Die Software der ImmoTrack AG ermöglicht eine Digitalisierung des Pflichtenhefts mit allen erforderlichen Aufgaben. Auch Auftragsänderungen und spezielle Kundenwünsche können dann sehr schnell berücksichtigt werden. Ansonsten läuft der Auftragnehmer Gefahr, wertvolle Zeit zu verlieren. 

Heute werden Pflichtenhefte mithilfe einer sogenannten CAFM-Software digitalisiert. Das Kürzel steht für die englische Bezeichnung «Computer Aided Facility Management». Die Software der ImmoTrack AG lässt sich ganz einfach in dieses System einbinden.

Warum verwendet man als Hauswart eine Software?

Das Facility Management besteht aus einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. Dabei stehen technische, organisatorische und betriebswirtschaftliche Aspekte im Vordergrund. Insgesamt gestalten sich die Aufgaben für einen Facility Manager sehr unterschiedlich. Um den Überblick über die erforderlichen Aufgaben zu erhalten, empfiehlt sich die Nutzung einer entsprechenden Software. 

Eine Hauswart Software dient in erster Linie dazu, Workflows im Facility Management zu digitalisieren und zu optimieren. Damit können liegenschaftsbezogene Pflichtenhefte auf die digitale Ebene überführt werden. Es werden sowohl Liegenschaftskriterien als auch wiederkehrende Tätigkeiten zielführend erfasst. Facility Manager können ihre Tätigkeiten genau planen, koordinieren und kontrollieren. 

Die Hauswart Software ist so konzipiert, dass ideale Routen und Einsätze automatisch vorgeschlagen werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter ebenfalls einen guten Überblick über die auszuführenden Tätigkeiten. Die ImmoTrack AG hat eine solche Software speziell für das moderne Facility Management entwickelt. 

Welche Funktionen beinhaltet eine Hauswart Software?

Zu jeder Software gehören grundlegende Funktionen. Dazu zählen vor allem Funktionen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sowie organisatorische Aspekte. Die wichtigsten Funktionen, die eine Hauswart Software benötigt, sind:

• Zu bearbeitenden Liegenschaften mit den entsprechenden periodischen Tätigkeiten.
• Aufträge können digital erledigt werden oder auf einen anderen Termin verschoben werden, wobei der Hauswart die verschobenen Tätigkeiten immer sieht, es kann also nie etwas vergessen gehen.
• Tätigkeiten können bei Bedarf an andere Mitarbeiter zugeordnet werden. 

Darüber hinaus zählen auch das Berichtswesen und das Dokumentationssystem zu den Grundfunktionen einer guten Facility-Management-Software. 

Welche Vorteile bringt dem Hauswart die Software?

Durch die Nutzung der Software erspart man sich in erster Linie viel Zeit. Sie sorgt für einen lückenlosen und digitalen Workflow. Durch die Automatisierung wird die manuelle Planung von Routen und Einsätzen obsolet. Die Zeit, die sonst für diese Tätigkeiten benötigt wird, können Mitarbeiter nun für wichtige Tätigkeiten in der Hauswartung verwenden. 

Ausserdem erscheinen alle Geschäftsabläufe transparenter. Die einzelnen Prozesse können somit leichter kontrolliert werden. Mit den digitalen Workflows kann das Facility Management auch viel rascher und effektiver auf veränderte Kundenwünsche reagieren. Durch das GPS Tracking wird die effektive Arbeitszeit pro Tätigkeit getrackt, somit können Erfahrungswerte in der Planung mitberücksichtigt werden. Am Markt sorgt dieser Umstand für einen Wettbewerbsvorteil. 

Das Facility Management hat sich im Zuge der Digitalisierung verändert. Der Trend geht nun in Richtung Kundenorientierung. Darum sind digitale Workflows und die Digitalisierung des Pflichtenhefts wesentliche Voraussetzungen für den Erfolg eines Facility-Management-Unternehmens. 

Die wichtigsten Vorteile einer Hauswart Software

Die Software soll in erster Linie die Arbeitsabläufe erleichtern. Darüber hinaus bietet sie langfristig vor allem folgende entscheidende Vorteile:

• Es kommt zu weniger Kundenreklamationen.
• Es sind weniger Besuche vor Ort notwendig.
• Der Administrationsaufwand verringert sich.
• Der Papierverbrauch wird reduziert.
• Ein geringer zeitlicher Aufwand für die Planung.
• Die Produktivität wird gesteigert.

Durch die Anwendung der Hauswart Software der ImmoTrack AG werden alle Vorteile des digitalen Workflows und der Automatisierung effizient genutzt. Tätigkeiten werden durch das Programm in allen Liegenschaften in Echtzeit erfasst. Dadurch haben Facility Manager ein Werkzeug für eine optimale Transparenz und Qualitätskontrolle an der Hand.

Wie wird die Hauswart Software implementiert?

Die Einrichtung der Hauswart Software ist ganz einfach. Facility Manager versorgen die Software von ImmoTrack AG mit den notwendigen Daten. Dazu gehören Informationen über die jeweiligen Objekte und Liegenschaften. Aber auch die Aufgaben werden in Form eines digitalen Pflichtenhefts dargestellt. Dazu kommen die Tätigkeit Intervalle sowie die Skills der Mitarbeiter. 

Um die webbasierte Lösung zu verwenden, müssen lediglich einige Daten in das System eingegeben werden. Dazu zählen:

• Daten über die Liegenschaften
• Erfassung des Pflichtenhefts für die jeweilige Liegenschaft
• Zuteilung der Periodizität der Tätigkeit
• Einrichtung der Mitarbeiterprofile
• Zuteilung von Liegenschaften an Mitarbeiter

Alle anderen damit verbundenen Aufgaben erledigt die Software von ImmoTrack automatisch. 

Die Abstimmung auf mobile Endgeräte

Wie überall wachsen im Rahmen der Digitalisierung auch die Anforderungen an eine Software. Diese muss nicht nur auf einem üblichen Desktop-PC laufen, sondern immer mehr auf mobilen Endgeräten. Das Smartphone dient heute bereits als Alltagsbegleiter bei der Arbeit. 

Aus diesem Grund sollte eine gute Software auch auf die Nutzung auf mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone abgestimmt sein. Die Hauswart Software der ImmoTrack AG erfüllt diese Anforderungen. Über eine mobile Applikation sind sofort alle zu erledigenden Aufgaben für die Mitarbeiter sichtbar.

Das digitale Pflichtenheft ist immer auf die spezifischen Tätigkeiten einer Liegenschaft ausgerichtet. Auch die Dringlichkeit des Auftrags wird sofort ersichtlich. Bereits erledigte Aufgaben werden ebenfalls digital quittiert und mit einer fotografischen Dokumentation versehen. 

Die Hauswart Software: Vorteile für alle Beteiligten

Die digitale Lösung bringt nicht nur Vorzüge für den Facility Manager, sondern auch für den Liegenschaftsbewirtschafter. Ausserdem profitieren die Mitarbeiter von dieser Software-Lösung. 

Facility Manager geniessen durch die Nutzung der Hauswart Software den Vorteil der Transparenz. Ein intelligent gestaltetes Dashboard ermöglicht eine ständige Übersicht über Mitarbeiter, Liegenschaften und ausgeführten Tätigkeiten. Der Arbeitsstatus wird ebenso angezeigt wie der genaue Standort der einzelnen Mitarbeiter. 

Die Komponenten, welche diese Transparenz ermöglichen, sind in erster Linie die Heatmap mit einem Ampelsystem, eine Umgebungskarte und die Statusanzeige. Daneben gibt es unterschiedliche Ansichten und einen gezielten Datenexport sowie Reportings. 

Letztendlich profitieren auch die einzelnen Mitarbeiter von der Software-Lösung. Sie verfügen dann über strukturierte Arbeitsabläufe mit einem digitalen Pflichtenheft. Sie können per Smartphone ihre Tätigkeiten einsehen und behalten dadurch stets den Überblick. 

Was ist vor der Implementierung einer Hauswart Software zu beachten?

Die Einrichtung einer Software für das Facility Management ist natürlich mit entsprechenden Kosten verbunden. Daneben spielen jedoch auch die personellen Ressourcen eine Rolle. Die Nutzung der Software ist intuitiv und einfach erlernbar. 

Technisch muss die Software nicht mit anderen Systemen kompatibel sein. Die Software von ImmoTrack lässt sich leicht in bestehende Systeme einbinden. Sie eignet sich auch als Ergänzung zu einem vorhandenen CAFM-System. 

Die ImmoTrack  Software läuft auf jedem Gerät. Sie ist auch mit zahlreichen Plattformen kompatibel. Zu diesen zählen:

• herkömmliche Desktop-PCs als Cloud-basierte Webanwendung
• iOS-Applikationen ab Version 12.0
• iPad-Applikationen ab Version 12.0
• Android-Applikationen ab Version 5.0

Dank iOS- und Android-Applikationen kann die Software auch problemlos auf allen modernen mobilen Endgeräten verwendet werden. 

Der digitale Workflow

Durch die Digitalisierung des Pflichtenhefts wird vor allem der Workflow verbessert. Durch die Erfassung spezifischer Daten können Mitarbeiter gezielt eingesetzt werden. Das steigert die Produktivität und spart Zeit und Kosten. 

Durch das digitale Workflow-Management werden viele Prozesse automatisiert. Dadurch erhalten auch die Mitarbeiter mehr Freiraum, den sie für andere Tätigkeiten verwenden können. Nicht zuletzt kann das Facility Management die Arbeitsabläufe besser koordinieren, verfügt über mehr Transparenz, und die Kontrolle wird erleichtert. 

Die Software der ImmoTrack AG erfasst dabei alle Daten in Echtzeit. Mithilfe von GPS können die Standorte der einzelnen Mitarbeiter ermittelt werden. Währenddessen haben diese stets Zugriff auf alle notwendigen Projektdaten auf ihrem Smartphone. 

Das Facility Management setzt sich aus betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Aspekten zusammen. Durch die Digitalisierung des Pflichtenhefts gelingt die ganzheitliche Sicht auf die Dinge. 

Individuell zugeschnittene digitale Pflichtenhefte

Die ImmoTrack AG bietet mit der Hauswart Software die Möglichkeit, Pflichtenhefte speziell auf individuelle Anforderungen auszurichten. Das ist für Facility Manager, Liegenschaftsbewirtschafter sowie Mitarbeiter entscheidend. 

Das Pflichtenheft bildet das zentrale Element bei der Bewirtschaftung oder Verwaltung von Liegenschaften. In ihm sind alle erforderlichen Tätigkeiten und Zeitabläufe aufgelistet. Das digitale Pflichtenheft hat den Vorteil, dass damit liegenschaftsspezifische Daten und individuelle Bedürfnisse erfasst werden. Ausserdem können die Daten jederzeit und überall abgerufen werden. 

Mit einem individuell zugeschnittenen digitalen Pflichtenheft sparen Auftraggeber und Auftragnehmer Zeit und Kosten. Ferner wird damit auch das Qualitätsmanagement verbessert. Liegenschaftsbewirtschafter können damit auch Ad-hoc-Tätigkeiten zielführend registrieren. 

Diese Tätigkeiten können zudem klassifiziert werden. So ist beispielsweise eine Einteilung in Reklamationen, Sonderaufträge oder Pikettdienst möglich. Die ImmoTrack AG setzt bei der Hauswart Software stets auf Innovation. Deshalb erleichtern digitale Pflichtenhefte die Arbeitsabläufe wesentlich. Zudem nutzen wir die neuesten Technologien, um unsere Software mit praktischen Funktionen zu versehen und bestmöglich nutzbar zu machen.

Bei Interesse an einer Softwarelösung der ImmoTrack AG für das Facility-Management stehen Ihnen verschiedene Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehören neben einem Formular auch ein Anruf und eine E-Mail. Zudem zeigen wir Ihnen im Rahmen einer Demonstration an unserem Standort in Zürich auch gerne die Funktionsweise unserer Hauswart Software. Neu bieten wir auch kostenlose Test Accounts an, damit Sie sich selber von unserer Software überzeugen können. Registrieren können Sie sich unter https://immotrack.com/demo/.