Digital Workflow sorgt für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen

Sie kümmern sich als Immobilienbewirtschafter um eine steigende Anzahl an Liegenschaften? In dieser Funktion arbeiten Sie sicherlich mit mehreren Facility-Management-Unternehmen zusammen. Jederzeit einen Überblick über die anstehenden Aktivitäten in den einzelnen Liegenschaften zu behalten, ist ganz schön anspruchsvoll. Digital Workflow ist hier das Zauberwort. Eine intelligente Software-Lösung ist unverzichtbar, um Abläufe zu optimieren und effizient zu gestalten.

Von dieser Software-Lösung profitieren alle Beteiligten. Der Immobilienbewirtschafter ist jederzeit informiert, welche Arbeiten anstehen und welche erledigt sind. Die Partner vom Facility Management wissen, wann sie wo welche Aufgaben erledigen müssen. Nicht zuletzt freuen sich die Kunden, wenn anstehende Aktivitäten zuverlässig und reibungslos erledigt werden.

Die ImmoTrack AG verfügt über langjährige Erfahrung im Facility Management. Diese fliesst kontinuierlich in die Optimierung der Software ein. Das sorgt langfristig für eine praxisbezogene, immer aktuelle Software, die den unterschiedlichen Anforderungen gerecht wird.

Wie Digital Workflow Immobilienbewirtschaftern hilft, professionell zu arbeiten

Die Aufgaben eines Immobilienbewirtschafters im Zusammenspiel mit dem Facility Management sind vielfältig. So steht beispielsweise die regelmässige Reinigung des Treppenhauses oder des gemeinsam genutzten Kellers einer Liegenschaft an. Erledigt werden in periodischen Abständen Gartenarbeiten wie Heckenschneiden oder Rasenmähen. Zu den Aufgaben zählen ausserdem Wartungsarbeiten wie die Überprüfung der Klimaanlage.

Ihnen allen gemein ist, dass sie periodisch, zu fest definierten Zeitintervallen, anstehen. Charakteristisch für die Branche ist, dass heute noch viel mit analogen Methoden zur Bewältigung all dieser Aufgaben gearbeitet wird. Physische Pflichtenhefte und semi-professionelle Excel-Tabellen müssen aber nicht sein. Machen Sie sich und Ihren Kunden das Leben leichter und setzen Sie auf eine professionelle Software-Lösung. 

Mit Hilfe einer Software werden für alle Liegenschaften die anstehenden Aktivitäten erfasst. Gleichzeitig erfolgt eine genaue Einteilung, wann die Aufgaben erledigt werden müssen. Die Software unterstützt zusätzlich bei der Festlegung, wer die Aufgaben übernehmen soll. So haben alle Beteiligten jederzeit die Aktivitäten im Blick.

Wie funktioniert der Digital Workflow mit ImmoTrack?

Die Lösung von ImmoTrack bringt Struktur in den Arbeitsalltag. Die Aktivitäten werden als Tasks über die Software erfasst. Es entsteht also ein digitales Pflichtenheft. Der Hauswart greift mit seinem Smartphone auf die Tätigkeiten zu, die für ihn persönlich anstehen. 

Sein Smartphone nutzt der Hauswart für die Rapporte. Sogar Bilder lassen sich vom Smartphone unkompliziert an die Software übergeben. Dies erhöht die Transparenz und die Dokumentation der erledigten Aufgaben. Gleichzeitig ermöglicht es ein Real-Time-Tracking der Arbeiten des Hauswarts. Denn im Moment der Meldung, dass eine Aufgabe erledigt ist, hat die Software von ImmoTrack dies bereits erfasst.

Die einzelnen Arbeitsschritte sind nicht nur digital erfasst und verfügbar. Durch einen Algorithmus werden die Arbeitszeiten laufend optimiert. Mittelfristig werden die Arbeitsprozesse so digital geführt. Die Gefahr, dass einzelne Arbeiten vergessen werden, sinkt. Der Status und der Arbeitsfortschritt werden in Echtzeit aufgezeichnet und liefern so Rückschlüsse. 

Digital Workflow nutzen: So gehen Sie vor

Die Einführung jeder Software erfordert einen gewissen initialen Aufwand. Dieser lohnt sich schnell, denn die Vorteile, die sich durch die Software ergeben, sind enorm. Alles beginnt mit dem ersten Schritt. Das ist in diesem Fall das Einrichten der Facility Management Software.

Jede Liegenschaft weist besondere Merkmale auf. Mit diesen Informationen füttern Sie die Software. Dazu zählt vor allem, welche Aktivitäten in welchen periodischen Abständen anfallen. Sie erfassen also pro Liegenschaft ein Pflichtenheft mit allen Tätigkeiten. So haben Sie immer im Blick, was Sie Ihren Kunden versprechen.

Im grössten Stress vergisst man schnell die eine oder andere Aufgabe. Das kann nun nicht mehr passieren, denn die Software hat alle anstehenden Aufgaben im Blick. Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass die Software nicht nur die Aufgabe an sich erfasst. Es wird zusätzlich festgelegt und gemeldet, wann sie anfällt. 

Sie erfassen in der Software zusätzlich die Skills der Mitarbeiter. Das hilft, die Aufgabenpakete an die Mitarbeiter zu verteilen. Der hinterlegte Algorithmus der Software schlägt den Mitarbeitern gleich die passende Route vor, die sie zum Objekt nehmen können. Das spart Zeit und Nerven.

Digital Workflow: Die Vorteile der digitalisierten Hauswartung

Damit die Software funktioniert, sind also einige Vorarbeiten notwendig. Wie viele Vorteile sie bietet, wenn sie erst einmal im Einsatz ist, liegt auf der Hand. Von der Software profitiert der Mitarbeiter im Facility Management, der Facility Manager und auch der Immobilienbewirtschafter. Am Ende freut sich auch der zufriedene Kunde. Welche Funktionen den Arbeitsalltag erleichtern, möchten wir Ihnen nachfolgend aufzeigen.

Mobiles Arbeiten unterwegs: So profitiert der Mitarbeiter im Facility Management

Physische Pflichtenhefte die zur Rapportierung ausgedruckt und unterschrieben werden müssen: Das gehört nun der Vergangenheit an. Mit der Mobile App auf dem Smartphone sieht der Hauswart sofort, welche Pflichten er wann und wo zu erledigen hat. Über die App werden jedem Mitarbeiter seine anstehenden Aktivitäten mit Dringlichkeit angezeigt.

Sind die Arbeiten erfolgreich erledigt, dokumentiert der Mitarbeiter dies einfach mit einem Foto über die App. Ist die Aufgabe aus irgendeinem Grund noch nicht erledigt, erfasst der Mitarbeiter einen entsprechenden Status. Er hat die Möglichkeit, Tätigkeiten zu verschieben oder einem Kollegen zuzuweisen.

Selbstverständlich können ungeplant aufgetauchte Tätigkeiten direkt in der App erfasst werden. Dazu verwendet der Hauswart ein Ticketingsystem bzw. den Helpdesk. So entsteht ein transparenter Verlauf, welche Tätigkeiten wann und von wem ausgeführt wurden.

Die Praxisnähe der Software zeigt sich dadurch, dass für Tätigkeiten und Liegenschaften unterschiedliche Statusoptionen gepflegt werden können. Denn in der Realität wird deutlich, dass die einzelne Aufgabe und der Gesamtstatus der Liegenschaft nicht immer deckungsgleich sind. Das GPS-Tracking unterstützt den Hauswart dabei, die schnellste Route zur nächsten Liegenschaft zu wählen. Das spart Zeit und bares Geld. Darüber hinaus bündelt die Software Aktivitäten, die in einer Route zusammengelegt werden können.

Übersichtliches Monitoring: Das begeistert den Facility Manager

Der Facility Manager muss steuern, planen und flexibel koordinieren. Pläne über den Haufen zu werfen, gehört in diesem Job zum Alltag. Angesichts dessen ist jedes Hilfsmittel willkommen, um die Arbeit zu erleichtern. Mit der Software von ImmoTrack nutzen Sie Dashboards, die Ihnen auf einen Blick zeigen, was in den einzelnen Liegenschaften passiert. Sie zeigt demzufolge auch, was noch nicht erledigt wurde.

Die Navigation erlaubt ein einfaches Springen von einer Liegenschaft zur nächsten. Sie können aber auch die Tätigkeiten pro Mitarbeiter mit dem jeweiligen Status gezielt aufbereiten und anzeigen lassen. Oder lassen Sie sich auf der Umgebungskarte anzeigen, wo sich Ihre Mitarbeiter aktuell aufhalten. Dafür nutzt die Software ein GPS-Tracking-System.

Besonders beliebt ist die Heatmap mit Ampelsystem. Diese Funktion ermöglicht es, schnell eine Information zu erhalten, wenn Aufgaben nicht erledigt werden. Rot signalisiert sofort, dass Handlungsbedarf besteht. Unerledigte Arbeiten oder Verzögerungen werden mit einer roten Ampel angezeigt. Der Facility Manager greift schnell und gezielt ein, bevor daraus ein echtes Problem entsteht. 

Ein wesentlicher Bestandteil des Facility Managements ist es, die Wirtschaftlichkeit einer Liegenschaft zu belegen und zu optimieren. Da die Software zahlreiche Daten wie Tätigkeiten, Zeiträume und Ähnliches erfasst, können diese im Reporting genutzt werden. Das Reporting mit diesen Daten lässt Rückschlüsse zu. Nur mit einem belastbaren Reporting ist es möglich, entsprechende Massnahmen abzuleiten.

Ein nicht zu vernachlässigender Faktor ist die Zeitersparnis. Ist die Software erst einmal im Einsatz, entfällt das lästige und zeitaufwändige Telefonieren. Denn Probleme werden nicht mühselig per Telefon kommuniziert, sondern zeigen sich in der Heatmap. Probleme verschwinden damit nicht automatisch. Der Umgang mit ihnen und die Lösungsfindung erfolgt allerdings deutlich fortschrittlicher.

Übersicht für den Immobilienbewirtschafter: Wie der Bewirtschafter profitiert

Obwohl der Immobilienbewirtschafter die Einsätze des Hauswarts nicht koordinieren muss, profitiert er dennoch davon, einen genauen Überblick zu haben. Deshalb greift der Immobilienbewirtschafter gerne auf die Echtzeitdaten zurück. Diese zeigen ihm auf der Umgebungskarte nicht nur, wo sich die Mitarbeiter befinden. Er sieht vor allem auch den Status der einzelnen Tätigkeiten.

Bequem können diese Informationen in Reportings verwendet werden. So hat der Immobilienbewirtschafter auf Knopfdruck einen Status zu jeder Liegenschaft. Das ist ein unschätzbarer Vorteil, wenn ein Kunde anruft und Fragen hat. Auch eine Besprechung mit einem Kunden lässt sich so optimal vorbereiten.

Digital Workflow: Damit am Ende der Kunde zufrieden ist

Einen Beteiligten dürfen wir nicht ausser Acht lassen. Denn am Ende dient die Arbeit von Immobilienwirtschaft und Facility Management dazu, den Kunden zufriedenzustellen. Wenn Arbeiten rechtzeitig erledigt werden und Störfaktoren möglichst frühzeitig beseitigt werden, profitiert der Kunde. 

Wenn die Arbeiten immer fristgerecht erledigt werden, hilft dies nicht nur dabei, den Wert der Immobilie zu erhalten. Kunden werden nicht reklamieren, und das schont vor allem die Nerven. Kunden freuen sich über belastbare Informationen, wann welche Tätigkeiten ausgeführt wurden. Mit der Software von ImmoTrack können dieses im Handumdrehen geliefert werden.

Die Vorteile der Lösung von ImmoTrack

Für alle Beteiligten ergeben sich durch den Einsatz der Software von ImmoTrack Vorteile. Diese lassen sich sogar in Zahlen belegen. Denn Auswertungen der eingesetzten Software zeigen, dass sich Kundenreklamationen im Schnitt um 60 Prozent senken lassen. Dies ist ein beachtlicher Wert. Nur zufriedene Kunden bleiben dauerhaft Kunden. 

Der administrative Aufwand sinkt um knapp 20 Prozent. Ohne Software wird mühsam nach dem Problem gesucht. Aufgaben analog zu erfassen und eine Rückmeldung über den Status zu erhalten, kostet Zeit. Dies ist mit hohem manuellem Aufwand verbunden, der durch den Einsatz der Software drastisch gesenkt wird. Das wiederum hat einen positiven Effekt auf die Produktivität. 

Durch den Einsatz der Software und Digital Workflow lässt sich die Produktivität für alle Beteiligten steigern. Zahlen belegen, dass sie um ungefähr 25 Prozent steigt. Denn für alle Beteiligten sinken die zeitraubenden, mühsamen Beschäftigungen wie Notizen schreiben, suchen und ordnen. Ein kurzer Check in der Software oder der App macht deutlich mehr Spass als das Suchen eines Stückes Papier.

Mit dem Digital Workflow lässt sich vor allem auch die Planung automatisieren. Die Software generiert automatisch einen Routenplaner aufgrund des Pflichtenheftes und den zur Verfügung stehenden Mitarbeitern. Das sorgt dafür, dass 65 Prozent an Planungszeit eingespart werden kann.

Dies sind die Vorteile von Digital Workflow auf einen Blick:

• Real-Time-Daten vom Status der einzelnen Tätigkeiten pro Mitarbeiter
• Real-Time-Daten vom Status der einzelnen Tätigkeiten pro Liegenschaft
• Einfache Kommunikation über Software und App
• Übersichtliche Dashboards und Reportings
• Heatmap mit Ampelfunktion
• Daten vom GPS-Tracking fliessen in eine Umgebungskarte ein
• effizientere Arbeitsabläufe
• weniger Kundenreklamationen
• höhere Produktivität
• schnellere, unkomplizierte Planung

ImmoTrack: Wir bringen Immobilienbewirtschaftung auf ein neues Level

Sie haben genug von den unübersichtlichen physischen Pflichtenheften? Für sich, Ihre Partner, Mitarbeiter und Kunden möchten Sie Prozesse optimieren und effizienter gestalten? Dann ist die ImmoTrack AG genau das Richtige für Sie. Denn wir verbinden Immobilienbewirtschaftung mit modernen Software-Lösungen. Verabschieden Sie sich vom physischen Pflichtenheft, begrüssen Sie eine innovative Software-Lösung.

Nutzen Sie eine moderne, unkomplizierte Software und verbessern Sie so Ihre Arbeitsabläufe. Sie werden feststellen, dass die Kundenreklamationen deutlich abnehmen. Sie haben Fragen zu unserer Software? Dann sprechen Sie uns an. Wir freuen uns darauf, Sie mit unserer Begeisterung anzustecken.