Facility Management muss nicht mehr via Excel geplant werden

Facility Management ist viel mehr als die Wartung von Liegenschaften. Es spielt sich in verschiedenen Bereichen ab, die miteinander interagieren. Dazu gehören Architektur, Wirtschaft, Natur und der Mensch. Jede Interaktion löst Reaktionen und Erwartungen aus. Vielschichtige Prozesse entstehen, deren Abläufe optimal gesteuert werden müssen. Facility Management mit Excel zu betreiben, ist zu diesem Zweck schlichtweg nicht mehr zeitgemäss. 

Deshalb bieten wir von ImmoTrack eine Software, die den Workflow digitalisiert, automatisiert und damit optimiert. Folgende Vorteile erwarten Sie:

• digitalisiertes Pflichtenheft
• Liegenschaftskriterien in digitaler Form
• einfache Erfassung der Periodizität aller Tätigkeiten
• sinnvolle und effiziente Ressourcenplanung

Doch werfen wir zunächst einen genaueren Blick in die Welt des Facility Managements.

Facility Management und seine Ziele

Facility Management, gern mit FM abgekürzt, bezeichnet die Bewirtschaftung und Verwaltung von Liegenschaften inklusive technischer Anlagen. Damit sind nicht die klassischen Tätigkeiten eines Hausmeisters gemeint. Es geht vielmehr um den ganzheitlichen Lebenszyklus einer Liegenschaft und ihrer optimaler Nutzung. Hierbei finden technische, organisatorische und betriebswirtschaftliche Aspekte zusammen. 

Der Facility Manager ist schon beim Bau der Liegenschaft involviert und übernimmt in der Errichtungsphase Aufgaben der Erstellung und Planung. In der Nutzungsphase kümmert er sich um die Instandhaltung, Sanierungen, Umbauten und mehr. Neigt sich der Lebenszyklus der Liegenschaft dem Ende zu, und der Abriss steht bevor, ist der Facility Manager ebenfalls involviert. 

Kurz gefasst handelt es sich beim Facility Management um periodische Aktivitäten, die abzuarbeiten sind. Dazu gehören beispielsweise:

• Gartenarbeiten
• Reinigung öffentlicher Räume
• technische Wartungsarbeiten

Das übergeordnete Ziel des Facility Managements ist es, die Werterhaltung der Liegenschaft zu sichern. Im Idealfall werden die Kosten auf Dauer gesenkt und damit der Ertrag der Liegenschaft erhöht. Um das zu erreichen, müssen Ressourcen optimal eingesetzt und die Produktivität gesteigert werden. 

Genau dieser Aufgabe haben wir von ImmoTrack uns angenommen und eine Software entwickelt, die alle Prozesse erfasst, abbildet und steuert. Damit erleichtern wir es Ihnen und Ihrem Unternehmen, den Einstieg in eine digitalisierte Arbeitsweise zu finden.

Von Praktikern für Praktiker – ImmoTrack vereint Erfahrung, Fachwissen und Kreativität

Werfen wir einmal einen kurzen Blick hinter die Kulissen von ImmoTrack. Als kreative und natürlich auch technisch versierte Software-Firma haben wir uns auf die Digitalisierung des Facility Managements spezialisiert. 

Ofer Becker, der Firmengründer, war selbst lange Zeit als Geschäftsleiter in einem Facility-Management-Unternehmen tätig. Damit bringt er ein hohes Mass an praktischer Erfahrung ein und weiss genau über die anfallenden Arbeitsschritte und Anforderungen Bescheid. 

Ein intelligentes Software-System erleichtert diese Arbeiten ungemein. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter in Facility-Management-Unternehmen, sondern auch die Kunden.

Ein Punkt, der bereits enorme Erleichterung verschafft, ist das Abschaffen der physischen Pflichtenhefte. Schreibarbeiten, die von Hand oder am PC im Büro getätigt werden müssen, kosten nicht nur Zeit. Oftmals sieht das Endergebnis unübersichtlich aus. Wird dieser Schritt digitalisiert, sind alle notwendigen Informationen stets geordnet verfügbar, ohne dass unzählige Pflichtenhefte mitgeführt werden müssen.

Wie wichtig das Thema Digitalisierung heutzutage ist, dürfte mittlerweile jedem Unternehmen bewusst sein. Nichtsdestotrotz sind in dieser Hinsicht nicht alle auf dem gleichen Level. 

Dessen sind wir von ImmoTrack uns durchaus bewusst, weshalb der Einsatz unserer Software unabhängig von Ihrem aktuellen Digitalisierungslevel möglich ist. Wir verhelfen allen Unternehmen im Facility Management auf den Weg in Richtung Erfolg – mithilfe einer unterstützenden IT-Lösung.

All diese Aufgaben erfüllt ein Facility Manager

Der Aufgabenbereich eines Facility Managers ist vielfältig und wird in vollem Umfang von unserer Software unterstützt. Je nach Liegenschaft kommen zahlreiche zu erledigende Aufgaben zusammen, die zudem saisonal abweichen können. Zu erfüllen sind vorgeschriebene Auflagen und die mit dem Kunden vertraglich festgelegten Tätigkeiten. 

Der Facility Manager muss dabei ausserdem unterschiedliche Wartungsintervalle von Aufzügen, Heizungsanlagen, Energiesystemen und mehr beachten. Neue Aufgaben kommen hinzu, Abläufe verändern sich, Auflagen werden angepasst und Gesetze erneuert. Facility Manager müssen stets auf dem neuesten Stand sein und ihre Abläufe anpassen. 

Die Summe aller Aufgaben und Termine, die es zu koordinieren gilt, ist beachtlich. Dabei kommt Hilfe in digitaler Form wie gerufen, schliesslich müssen auch Neuerungen schnellstmöglich in das liegenschaftsspezifische Pflichtenheft eingepflegt werden. Im Grossen und Ganzen sind diese Aufgaben im Vorfeld planbar, und ihr Ablauf kann mithilfe einer Software optimiert werden.

Hinzu kommen von Zeit zu Zeit aber auch Tätigkeiten, die nicht vorhersehbar sind, wie etwa eine Heizung die erkaltet. Dann ist Flexibilität gefragt, denn es besteht dringender Handlungsbedarf. Genau diese Flexibilität muss auch eine unterstützende Facility-Management-Software aufweisen. Dieser Anforderung werden wir von ImmoTrack gerecht. Unsere Software organisiert alle noch anstehenden Aufgaben im Handumdrehen neu. 

Ein Einblick in die Features unserer Facility-Management-Software

Dank zahlreicher Features wird stets ein reibungsloser und effizienter Ablauf gewährleistet. Die Kalenderfunktion ermöglicht eine übersichtliche Termin- und Arbeitsplanung. Unplanmässige Zusatzaufgaben werden entweder bestmöglich eingeschoben oder einem anderen Mitarbeiter zugewiesen, der die notwendigen zeitlichen Kapazitäten hat. 

Auf einem übersichtlichen Dashboard ist jederzeit zu sehen, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben erledigen soll und wie der aktuelle Status ist. Hinzu kommt die Möglichkeit, Liegenschaften sowie Arbeiten in Echtzeit mit GPS zu tracken. Beide Punkte tragen erheblich zur Transparenz innerhalb des Facility-Management-Unternehmens bei. 

Sind Arbeiten abgeschlossen, können sie fotografisch dokumentiert und in Echtzeit kontrolliert werden. Eine weitere Zeitersparnis bringt der automatische  Routenplaner. 

All diese Features sorgen für weitaus mehr als eine Zeit- und damit auch Kostenersparnis. Da jeder Arbeitsschritt nachweislich dokumentiert und weitergeleitet wird, sind Facility Manager stets auf der sicheren Seite. Bei ungerechtfertigten Beschwerden liegen Dokumente darüber vor, dass die Arbeit fachgerecht und pünktlich verrichtet wurde. 

Im gleichen Atemzug steigt auch die Arbeitsqualität, denn durch Fotodokumentationen und Kalendereinträge kann nichts mehr dem Zufall überlassen werden.

So nehmen Sie unsere Facility-Management-Software in Betrieb

Uns von ImmoTrack war es wichtig, eine Software zu entwickeln, von der jedes Facility-Management-Unternehmen profitieren kann. Deshalb lässt sie sich ganz individuell auf Basis Ihrer Bedürfnisse einrichten. 

Zu Beginn sind sämtliche Informationen bezüglich der zu betreuenden Liegenschaften in die Software einzupflegen. Dazu gehören nicht nur die Eckdaten. Eingegeben werden zudem die zu erledigenden Pflichten, die sowohl gesetzlich verankert als auch vertraglich geregelt sind, samt Periodizität. 

Es kann auch eingegeben werden, welche Kompetenzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufweisen und welche Liegenschaften sie betreuen. All diese Angaben müssen nur ein einziges Mal getätigt werden, und die Software übernimmt anschliessend die nötigen Planungsarbeiten. 

Schon nach kurzer Zeit werden Sie erste Erfolge erkennen. Wie gross diese ausfallen, liegt in Ihrer Hand. Je präziser Ihre Angaben sind, desto grösser ist die Entlastung, die unsere Software letztendlich bietet. 

Jeder eingegebene Standort entspricht einer Liegenschaft. An jedem Standort hat der Facility Manager gewisse Tasks (wie die periodischen Aktivitäten im System bezeichnet werden) abzuarbeiten. Kommt es zu Abweichungen, ist die Eingabe detaillierter Daten erforderlich, die unsere Facility-Management-Software automatisch in den Aufgabenplan übernimmt.

Gibt es Tätigkeiten, die fachspezifisches Know-how erfordern und deshalb von externen Fachkräften übernommen werden müssen, wie etwa Wartungsarbeiten? Die dazugehörigen Dienstleistungs- und Serviceverträge werden selbstverständlich auch erfasst. Die entsprechende Periodizität pflegt unsere Software ebenfalls in den Arbeitsplan ein.

Dank entsprechender Algorithmen verknüpft die Software also die einzelnen Standorte mit den zu erledigenden Aufgaben. Auf dieser Grundlage erstellt die Software übersichtliche Pläne für die zuständigen Facility Manager. 

Mobil, flexibel und immer bestens informiert

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Facility-Management-Unternehmen verbringen einen grossen Teil ihres Arbeitstages in den Liegenschaften ihres Zuständigkeitsbereichs. Sie sind also sehr viel unterwegs, weshalb mobiles Arbeiten umso wichtiger ist. Im Idealfall kann der Facility Manager von jedem Ort auf alle wichtigen Daten zugreifen und Informationen weitergeben. 

Genau das ermöglicht unsere Software. In der App kann jederzeit eingesehen werden, welche Aufgaben an welcher Liegenschaft zu erledigen sind. Sie bilden die Basis für den Arbeitsplan, der gegebenenfalls kurzfristig durch Zusatzaufgaben ergänzt wird.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Facility-Management-Unternehmens erkennen sofort, welche Tätigkeiten besonders dringlich sind. Sollte das Erledigen gewisser Aufgaben nicht mehr notwendig sein, informiert die App ebenfalls sofort darüber. Zudem können Facility Manager Tätigkeiten eigenständig verschieben, sofern die Notwendigkeit besteht. 

Konnten Aufgaben nicht erledigt werden, beispielsweise weil andere Dinge mehr Zeit in Anspruch genommen haben oder die nötigen Mittel fehlten? Auch das kann in der App ganz einfach gekennzeichnet werden, sodass alle anderen Beteiligten sofort Bescheid wissen.

Das Dashboard der Web Applikation bietet einen geordneten Überblick über alles, was gerade wichtig ist. Der Facility Manager wird in Echtzeit über den aktuellen Status aller Aufgaben, die in der Liegenschaft anstehen, informiert. Dank einer Heatmap und einem Ampelsystem ist sofort zu sehen, wenn etwas nicht nach Plan verläuft. 

So leuchten beispielsweise Tasks auf, die nicht erledigt und auch nicht mit einer entsprechenden Begründung versehen worden sind. So kann der Sache sofort auf den Grund gegangen werden. 

Unsere Software löst Facility Management mit Excel endgültig ab: Die Vorteile im Überblick

Wir von ImmoTrack reichen Ihnen auf dem Weg in Richtung Digitalisierung die Hand. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen eine Software zur Verfügung, die alle Prozesse und Abläufe optimiert. Jeder Beteiligte hat zu jedem Zeitpunkt Überblick über alle Aufgaben, die anstehen, und weiss genau über den Status Bescheid.

Unsere Software läutet zudem das Ende von physischen Pflichtenheften ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Aufwand des Facility Managers. Informationen müssen weder handschriftlich festgehalten noch im Büro am PC notiert und ausgedruckt werden. Das sorgt gleichermassen für Übersichtlichkeit und Flexibilität. 

Unsere Facility-Management-Software ermöglicht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen optimal strukturierten Tagesplan. Alles, was dazu notwendig ist, ist die einmalige Eingabe aller Informationen bezüglich der Liegenschaften und der anfallenden Aufgaben.

Unsere Software erstellt digitale Aufgabenlisten, die bequem über das Smartphone einsehbar sind. Das reduziert Rückfragen im Büro und erleichtert das Integrieren von unplanmässigen Zusatzaufgaben. Dank GPS-Tracking und Fotodokumentation wird eine maximale Transparenz gewährleistet.

Nutzen Sie die Digitalisierung zu Ihrem Vorteil

Die Digitalisierung macht auch vor dem Facility Management nicht halt. Also gilt es, diese möglichst profitabel zu nutzen und damit die Steigerung der Effizienz des eigenen Unternehmens voranzutreiben. Facility Management mit Excel zu planen, reicht nicht mehr aus, um mit der Konkurrenz mitzuhalten.

Sie möchten ebenfalls von den Vorteilen unserer Facility-Management-Software profitieren? Gern beraten wir Sie ausführlich. Im Rahmen eines persönlichen Termins erläutern wir, wie genau unser System mit all seinen Features funktioniert und Sie entlastet. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu uns auf und schreiben Sie eine E-Mail oder rufen uns an.