El facility management ya no tiene que planificarse en Excel
Por eso, en ImmoTrack ofrecemos un software que digitaliza, automatiza y optimiza su flujo de trabajo. Puede esperar las siguientes ventajas:
- Pliego de condiciones digitalizado
- Criterios del inmueble en formato digital
- Registro sencillo de la periodicidad de todas las tareas
- Planificación de recursos práctica y eficiente
Pero antes, echemos un vistazo más de cerca al mundo del facility management.
Facility management y sus objetivos
El facility management, a menudo abreviado como FM, se refiere a la explotación y gestión de inmuebles, incluidas las instalaciones técnicas. No se trata de las tareas clásicas de un conserje. Se trata del ciclo de vida integral de un inmueble y de su uso óptimo. Aquí confluyen aspectos técnicos, organizativos y económicos.
El facility manager participa ya en la fase de construcción de un inmueble y asume tareas de planificación y ejecución. Durante la fase de uso se ocupa del mantenimiento, rehabilitaciones, reformas y más. Cuando el inmueble se acerca al final de su ciclo de vida y entra en juego la demolición, el facility manager también está implicado.
En resumen, el facility management consiste en actividades periódicas que deben ejecutarse. Entre ellas, por ejemplo:
- Trabajos de jardinería
- Limpieza de zonas comunes
- Trabajos de mantenimiento técnico
El objetivo superior del facility management es preservar el valor del inmueble. Idealmente, los costes se reducen con el tiempo y aumenta la rentabilidad del inmueble. Para conseguirlo, los recursos deben desplegarse de forma óptima y la productividad debe aumentar.
Esta es exactamente la tarea que asumimos en ImmoTrack: hemos desarrollado un software que registra, representa y controla todos los procesos. Así, le facilitamos a usted y a su empresa el paso hacia una forma de trabajo digitalizada.
De profesionales para profesionales: ImmoTrack combina experiencia, conocimiento y creatividad
Echemos un vistazo rápido detrás de las cámaras de ImmoTrack. Como empresa de software creativa y técnicamente competente, estamos especializados en la digitalización del facility management.
Ofer Becker, fundador de la empresa, fue durante muchos años director general en una empresa de facility management. Esto le aporta una gran experiencia práctica y un conocimiento claro de los pasos de trabajo y requisitos implicados.
Un sistema de software inteligente facilita enormemente este trabajo. No solo beneficia a los empleados de empresas de facility management, sino también a los clientes.
Un cambio que ya aporta un alivio enorme es eliminar los archivadores físicos del pliego de condiciones. Escribir tareas a mano o en el PC en la oficina no solo cuesta tiempo; el resultado suele ser confuso. Cuando este paso se digitaliza, toda la información necesaria está siempre disponible de forma ordenada, sin tener que llevar innumerables carpetas.
A estas alturas, toda empresa debería ser consciente de lo importante que es la digitalización. No obstante, no todo el mundo se encuentra al mismo nivel en este aspecto.
En ImmoTrack somos muy conscientes de ello, por lo que nuestro software puede utilizarse independientemente de su nivel actual de digitalización. Ayudamos a todas las empresas de facility management a avanzar hacia el éxito con una solución de TI práctica y de apoyo.
Todas las tareas que realiza un facility manager
El ámbito de tareas de un facility manager es amplio y está plenamente respaldado por nuestro software. Según el inmueble, se acumulan numerosas tareas, algunas de ellas estacionales. Deben cumplirse obligaciones normativas y tareas acordadas por contrato con el cliente.
Además, el facility manager debe respetar distintos intervalos de mantenimiento de ascensores, sistemas de calefacción, sistemas energéticos y más. Se añaden nuevas tareas, cambian los procesos, se ajustan requisitos y se actualizan leyes. Los facility managers deben estar al día y adaptar sus procesos.
La suma de todas las tareas y citas que deben coordinarse es considerable. Por ello, la ayuda digital es muy bienvenida, sobre todo porque los cambios deben incorporarse lo antes posible al pliego de condiciones del inmueble. En general, estas tareas son planificables con antelación y su ejecución puede optimizarse con software.
Sin embargo, de vez en cuando también aparecen actividades imprevisibles, por ejemplo, cuando falla una calefacción. Entonces se requiere flexibilidad, porque hay una necesidad urgente de actuar. Un software de apoyo para facility management debe ofrecer exactamente esta flexibilidad. En ImmoTrack cumplimos este requisito: nuestro software reorganiza todas las tareas pendientes en un instante.
Un vistazo a las funciones de nuestro software de facility management
Numerosas funciones garantizan un desarrollo fluido y eficiente en todo momento. La función de calendario permite una planificación clara de citas y trabajos. Las tareas adicionales no planificadas se insertan de la mejor manera posible o se asignan a otro empleado con la capacidad necesaria.
Un dashboard claro muestra en todo momento qué empleado debe realizar qué tareas y cuál es el estado actual. Además, existe la posibilidad de rastrear inmuebles y trabajos en tiempo real mediante GPS. Ambos puntos contribuyen significativamente a la transparencia dentro de la empresa de facility management.
Una vez finalizadas las tareas, pueden documentarse con fotos y controlarse en tiempo real. Otro ahorro de tiempo es el planificador automático de rutas.
Todas estas funciones aportan mucho más que ahorro de tiempo: también reducen costes. Como cada paso de trabajo queda documentado y transmitido de forma verificable, los facility managers están siempre cubiertos. En caso de reclamaciones injustificadas, existen pruebas de que el trabajo se realizó de manera profesional y a tiempo.
Al mismo tiempo, la calidad del trabajo también aumenta, porque la documentación fotográfica y las entradas de calendario no dejan nada al azar.
Cómo poner en marcha nuestro software de facility management
En ImmoTrack era importante desarrollar un software del que pueda beneficiarse cualquier empresa de facility management. Por eso puede configurarse de forma individual según sus necesidades.
Al principio, debe introducirse en el software toda la información sobre los inmuebles a gestionar. Esto incluye no solo los datos básicos. También se registran las obligaciones a cumplir, tanto las exigidas por ley como las definidas por contrato, junto con su periodicidad.
También puede indicar qué competencias tiene el personal y qué inmuebles gestiona. Toda esta información solo debe proporcionarse una vez, y después el software se encarga del trabajo de planificación necesario.
En poco tiempo verá los primeros resultados. Lo significativos que sean depende de usted: cuanto más precisos sean sus datos, mayor será el alivio que ofrece nuestro software.
Cada ubicación introducida corresponde a un inmueble. En cada ubicación el facility manager debe completar ciertas tasks (así se denominan en el sistema las actividades periódicas). Si hay desviaciones, se requiere introducir datos detallados para que nuestro software los incorpore automáticamente al plan de tareas.
¿Hay tareas que requieren know-how especializado y, por tanto, deben asumirlas profesionales externos, como ciertos trabajos de mantenimiento? Los contratos de servicio y mantenimiento asociados se registran, por supuesto, también. Las periodicidades correspondientes se incorporan igualmente al plan de trabajo.
Con los algoritmos adecuados, el software vincula las ubicaciones individuales con las tareas a realizar. Sobre esta base, crea planes claros para los facility managers responsables.
Móvil, flexible y siempre bien informado
Los empleados de empresas de facility management pasan gran parte de su jornada laboral en los inmuebles de su área de responsabilidad. Por tanto, se desplazan mucho, lo que hace aún más importante el trabajo móvil. Idealmente, el facility manager puede acceder a todos los datos importantes desde cualquier lugar y transmitir información.
Eso es exactamente lo que permite nuestro software. En la app puede verse en cualquier momento qué tareas deben realizarse en qué inmueble. Son la base del plan de trabajo, que puede complementarse a corto plazo con tareas adicionales si es necesario.
El personal de la empresa ve de inmediato qué tareas son especialmente urgentes. Si ya no es necesario completar ciertas tareas, la app también lo comunica al instante. Además, los facility managers pueden reprogramar tareas por su cuenta cuando se necesite.
¿No pudieron completarse tareas, por ejemplo porque otros trabajos llevaron más tiempo o faltaron recursos? Esto también puede marcarse fácilmente en la app para que todos los implicados queden informados de inmediato.
El dashboard de la aplicación web ofrece una visión estructurada de todo lo importante en ese momento. El facility manager recibe información en tiempo real sobre el estado actual de todas las tareas pendientes en el inmueble. Gracias a un mapa de calor y un sistema de semáforo, se ve al instante cuando algo no va según lo previsto.
Por ejemplo, se resaltan tasks que no se han completado y no tienen una explicación, de modo que se puede identificar la causa de inmediato.
Nuestro software sustituye definitivamente el facility management en Excel: ventajas de un vistazo
En ImmoTrack le acompañamos en su camino hacia la digitalización. Para ello, ponemos a su disposición un software que optimiza todos los procesos y flujos de trabajo. Todos los implicados tienen en todo momento una visión general de las tareas pendientes y conocen exactamente el estado actual.
Nuestro software también marca el fin de los archivadores físicos del pliego de condiciones. Esto no solo ahorra tiempo, también reduce el esfuerzo del facility manager. La información ya no tiene que anotarse a mano ni registrarse, imprimirse y archivarse en la oficina. Esto aporta claridad y flexibilidad.
Nuestro software de facility management proporciona a todo el personal un plan diario óptimamente estructurado. Todo lo necesario es introducir una sola vez toda la información sobre los inmuebles y las tareas correspondientes.
Nuestro software crea listas de tareas digitales que pueden consultarse cómodamente en el smartphone. Esto reduce las preguntas de seguimiento en la oficina y facilita integrar tareas adicionales no planificadas. El GPS tracking y la documentación fotográfica garantizan la máxima transparencia.
Aproveche la digitalización a su favor
La digitalización no se detiene ante el facility management. Por ello, conviene utilizarla de la forma más rentable posible y promover el aumento de eficiencia en su empresa. Planificar el facility management en Excel ya no es suficiente para mantenerse al ritmo de la competencia.
¿También quiere beneficiarse de las ventajas de nuestro software de facility management? Estaremos encantados de asesorarle en detalle. En una reunión personal le explicaremos cómo funciona nuestro sistema con todas sus funciones y cómo le descarga de trabajo. Simplemente póngase en contacto por email o teléfono.
