Il Facility Management non deve più essere pianificato via Excel

Per questo noi di ImmoTrack offriamo un software che digitalizza, automatizza e quindi ottimizza il workflow. Vi aspettano i seguenti vantaggi:

• Capitolato/registro attività digitalizzato
• Criteri dell’immobile in formato digitale
• Registrazione semplice della periodicità di tutte le attività
• Pianificazione delle risorse sensata ed efficiente

Ma prima di tutto, diamo uno sguardo più da vicino al mondo del facility management.

Facility management e i suoi obiettivi

Il facility management, spesso abbreviato in FM, indica la gestione e l’amministrazione degli immobili, inclusi gli impianti tecnici. Non si intende il “classico lavoro del custode”. Si tratta piuttosto dell’intero ciclo di vita di un immobile e del suo utilizzo ottimale, dove confluiscono aspetti tecnici, organizzativi ed economico-gestionali.

Il facility manager è coinvolto già durante la costruzione dell’immobile e nella fase di realizzazione assume compiti di pianificazione ed esecuzione. Nella fase di utilizzo si occupa di manutenzione, risanamenti, ristrutturazioni e altro. Quando il ciclo di vita dell’immobile si avvicina alla fine e si prevede la demolizione, il facility manager è coinvolto anche in questa fase.

In sintesi, il facility management riguarda attività periodiche da svolgere. Ne fanno parte, ad esempio:

• Lavori di giardinaggio
• Pulizia di spazi comuni
• Interventi di manutenzione tecnica

L’obiettivo principale del facility management è garantire il mantenimento del valore dell’immobile. Idealmente, nel lungo periodo i costi diminuiscono e il rendimento dell’immobile aumenta. Per riuscirci, bisogna impiegare le risorse in modo ottimale e aumentare la produttività.

È proprio questo compito che noi di ImmoTrack abbiamo affrontato, sviluppando un software che registra, rappresenta e gestisce tutti i processi. Così rendiamo più semplice a voi e alla vostra azienda l’ingresso in un modo di lavorare digitalizzato.

Dai professionisti per i professionisti – ImmoTrack unisce esperienza, know-how e creatività

Diamo un’occhiata dietro le quinte di ImmoTrack. Come azienda software creativa e tecnologicamente competente, ci siamo specializzati nella digitalizzazione del facility management.

Ofer Becker, il fondatore, ha lavorato a lungo come direttore in un’azienda di facility management. Porta quindi un elevato livello di esperienza pratica e conosce bene i passaggi operativi e i requisiti quotidiani.

Un sistema software intelligente semplifica enormemente questi lavori. Ne beneficiano non solo i dipendenti delle aziende di facility management, ma anche i clienti.

Un elemento che porta già un grande sollievo è l’eliminazione dei capitolati fisici. I lavori di scrittura, eseguiti a mano o al PC in ufficio, non solo richiedono tempo: spesso il risultato finale è poco chiaro. Quando questo passaggio viene digitalizzato, tutte le informazioni necessarie sono sempre disponibili in modo ordinato, senza dover portare con sé innumerevoli capitolati.

Quanto sia importante oggi la digitalizzazione è ormai chiaro a tutte le aziende. Tuttavia, non tutte si trovano allo stesso livello.

Noi di ImmoTrack ne siamo consapevoli: per questo l’uso del nostro software è possibile indipendentemente dal vostro livello di digitalizzazione attuale. Aiutiamo tutte le aziende del facility management a mettersi sulla strada del successo grazie a una soluzione IT di supporto.

Tutte queste attività rientrano nei compiti di un facility manager

Le mansioni di un facility manager sono molteplici e il nostro software le supporta in modo completo. A seconda dell’immobile si accumulano numerose attività da svolgere, che possono anche variare in base alla stagione. È necessario rispettare prescrizioni e svolgere attività concordate contrattualmente con il cliente.

Il facility manager deve anche considerare diversi intervalli di manutenzione per ascensori, impianti di riscaldamento, sistemi energetici e altro. Si aggiungono nuove attività, i processi cambiano, le prescrizioni si adattano e le leggi vengono aggiornate. I facility manager devono restare sempre aggiornati e adeguare i processi.

La somma di attività e appuntamenti da coordinare è notevole. Un aiuto digitale è quindi più che benvenuto, soprattutto perché le novità devono essere inserite quanto prima nel capitolato specifico per immobile. In generale, molte di queste attività sono pianificabili in anticipo e possono essere ottimizzate con un software.

Di tanto in tanto si presentano però anche attività imprevedibili, ad esempio quando un impianto di riscaldamento si guasta e smette di funzionare. Serve flessibilità, perché c’è urgenza. Proprio questa flessibilità deve avere anche un software di facility management di supporto. Noi di ImmoTrack soddisfiamo questo requisito: il nostro software riorganizza in un attimo tutte le attività ancora in sospeso.

Uno sguardo alle feature del nostro software di facility management

Grazie a numerose feature è sempre garantito un flusso di lavoro efficiente e senza intoppi. La funzione calendario permette una pianificazione chiara di appuntamenti e lavoro. Le attività aggiuntive non pianificate vengono inserite nel modo migliore possibile oppure assegnate a un altro dipendente con la capacità temporale necessaria.

In una dashboard chiara si vede in qualsiasi momento quale dipendente deve svolgere quali compiti e qual è lo stato attuale. Inoltre è possibile tracciare in tempo reale immobili e lavori tramite GPS. Entrambi i punti contribuiscono in modo significativo alla trasparenza all’interno dell’azienda di facility management.

Quando i lavori sono completati, possono essere documentati con foto e controllati in tempo reale. Un ulteriore risparmio di tempo deriva dal route planner automatico.

Tutte queste feature portano molto più di un semplice risparmio di tempo e quindi di costi. Poiché ogni fase di lavoro è documentata e inoltrata in modo verificabile, i facility manager sono sempre al sicuro. In caso di reclami ingiustificati, esistono prove che il lavoro è stato svolto correttamente e puntualmente.

Allo stesso tempo aumenta anche la qualità del lavoro: grazie a foto e voci di calendario non si lascia più nulla al caso.

Come mettere in funzione il nostro software di facility management

Per noi di ImmoTrack era importante sviluppare un software da cui potesse beneficiare qualsiasi azienda di facility management. Per questo può essere configurato in modo molto personalizzato in base alle vostre esigenze.

All’inizio devono essere inserite nel software tutte le informazioni sugli immobili da gestire. Non solo i dati di base: vanno inseriti anche gli obblighi da svolgere, regolati sia per legge sia contrattualmente, con la relativa periodicità.

È possibile anche indicare quali competenze possiedono i dipendenti e quali immobili gestiscono. Tutti questi dati vanno inseriti una sola volta; poi il software si occupa delle attività di pianificazione necessarie.

Già dopo poco tempo vedrete i primi risultati. Quanto saranno grandi dipende da voi: più precisi sono i dati inseriti, maggiore sarà lo sgravio che il software potrà offrirvi.

Ogni location inserita corrisponde a un immobile. In ogni location il facility manager deve svolgere alcuni task (così vengono chiamate nel sistema le attività periodiche). Se ci sono scostamenti, è necessario inserire dati dettagliati, che il software integra automaticamente nel piano delle attività.

Ci sono attività che richiedono competenze specialistiche e devono quindi essere eseguite da professionisti esterni, ad esempio lavori di manutenzione? Anche i relativi contratti di servizio vengono naturalmente registrati. La periodicità corrispondente viene integrata nel piano di lavoro dal nostro software.

Grazie agli algoritmi, il software collega le singole location con le attività da svolgere. Su questa base genera piani chiari per i facility manager responsabili.

Mobile, flessibile e sempre ben informati

I dipendenti delle aziende di facility management trascorrono una grande parte della giornata lavorativa negli immobili del loro ambito di responsabilità. Sono quindi spesso in movimento, e il lavoro mobile diventa ancora più importante. Idealmente, il facility manager può accedere da qualsiasi luogo a tutti i dati importanti e trasmettere informazioni.

Questo è esattamente ciò che rende possibile il nostro software. Nell’app si può vedere in qualsiasi momento quali compiti devono essere svolti in quale immobile. Questi costituiscono la base del piano di lavoro, che può essere integrato a breve termine con compiti aggiuntivi.

I dipendenti riconoscono subito quali attività sono particolarmente urgenti. Se alcune attività non devono più essere svolte, l’app lo segnala immediatamente. Inoltre, i facility manager possono spostare attività autonomamente, quando necessario.

Non è stato possibile completare alcune attività, ad esempio perché altre cose hanno richiesto più tempo o mancavano i mezzi necessari? Anche questo può essere segnalato facilmente nell’app, così che tutti gli interessati ne siano informati subito.

La dashboard della web app offre una panoramica ordinata di tutto ciò che è importante in quel momento. Il facility manager viene informato in tempo reale sullo stato attuale di tutte le attività previste nell’immobile. Grazie a heatmap e sistema a semaforo, si vede subito se qualcosa non sta procedendo secondo i piani.

Ad esempio, vengono evidenziati i task non completati e non accompagnati da una motivazione. In questo modo è possibile indagare immediatamente sulle cause.

Il nostro software sostituisce definitivamente Excel nel facility management: panoramica dei vantaggi

Noi di ImmoTrack vi accompagniamo nel percorso verso la digitalizzazione. A questo scopo mettiamo a disposizione un software che ottimizza tutti i processi e i flussi. Ogni soggetto coinvolto, in ogni momento, ha una visione d’insieme di tutte le attività in arrivo e conosce esattamente lo stato.

Il nostro software segna anche la fine dei capitolati fisici. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il carico del facility manager. Le informazioni non devono più essere annotate a mano né scritte al PC in ufficio e stampate. Il risultato è più chiarezza e più flessibilità.

Il nostro software di facility management permette a tutti i dipendenti un piano giornaliero ottimamente strutturato. Tutto ciò che serve è l’inserimento una tantum di tutte le informazioni sugli immobili e sulle attività da svolgere.

Il software crea liste di attività digitali consultabili comodamente sullo smartphone. Questo riduce le richieste all’ufficio e facilita l’integrazione di compiti aggiuntivi non pianificati. Grazie a GPS tracking e documentazione fotografica, viene garantita la massima trasparenza.

Sfruttate la digitalizzazione a vostro vantaggio

La digitalizzazione non si ferma davanti al facility management. Occorre quindi sfruttarla in modo il più possibile profittevole e promuovere l’aumento dell’efficienza della propria azienda. Pianificare il facility management con Excel non è più sufficiente per tenere il passo con la concorrenza.

Volete anche voi beneficiare dei vantaggi del nostro software di facility management? Saremo lieti di consigliarvi in modo approfondito. In un incontro personale vi spiegheremo come funziona il sistema con tutte le sue feature e come vi alleggerisce. contatto: inviateci un’e-mail o chiamateci.