Il workflow digitale garantisce maggiore efficienza nella vostra azienda

Tutti i soggetti coinvolti traggono vantaggio da questa soluzione software. L’amministratore immobiliare sa sempre quali lavori sono in programma e quali sono stati completati. I partner del facility management sanno quando, dove e quali compiti devono svolgere. E non da ultimo, i clienti sono soddisfatti quando le attività vengono eseguite in modo affidabile e senza intoppi.

ImmoTrack AG vanta molti anni di esperienza nel facility management. Questa esperienza confluisce continuamente nell’ottimizzazione del software. Il risultato, nel lungo periodo, è una soluzione pratica e sempre aggiornata, in grado di soddisfare requisiti diversi.

Come il workflow digitale aiuta gli amministratori immobiliari a lavorare in modo professionale

I compiti di un amministratore immobiliare, in collaborazione con il facility management, sono molteplici. Ad esempio: la pulizia regolare delle scale o del locale cantina comune, lavori di giardinaggio periodici come taglio siepi o del prato, e interventi di manutenzione come il controllo dell’impianto di climatizzazione.

Ciò che accomuna tutte queste attività è che sono periodiche e cadono a intervalli di tempo chiaramente definiti. È tipico del settore che ancora oggi molte di queste attività vengano gestite con metodi analogici. Ma capitolati fisici e tabelle Excel “semi-professionali” non sono necessari. Rendete la vita più semplice a voi e ai vostri clienti e puntate su una soluzione software professionale.

Con l’aiuto di un software, per tutti gli immobili vengono registrate le attività in arrivo. Allo stesso tempo viene definito con precisione quando devono essere eseguite. Il software supporta anche nel decidere chi deve occuparsene. In questo modo tutti gli attori coinvolti hanno sempre sotto controllo le attività.

Come funziona il workflow digitale con ImmoTrack?

La soluzione ImmoTrack porta struttura nella quotidianità. Le attività vengono registrate nel software come task: nasce così un capitolato digitale. Il custode accede tramite smartphone alle attività che lo riguardano direttamente.

Il custode utilizza lo smartphone per i rapporti. Anche le immagini possono essere inviate facilmente dallo smartphone al software. Questo aumenta trasparenza e documentazione delle attività completate. Allo stesso tempo consente un tracciamento in tempo reale del lavoro del custode: nel momento in cui segnala che un’attività è stata completata, il software di ImmoTrack lo ha già registrato.

I singoli passaggi non sono solo registrati e disponibili in formato digitale: un algoritmo ottimizza continuamente i tempi di lavoro. Nel medio periodo i processi vengono gestiti in modo digitale e diminuisce il rischio di dimenticare attività. Stato e avanzamento vengono registrati in tempo reale e consentono analisi e conclusioni.

Usare il workflow digitale: ecco come procedere

L’introduzione di qualsiasi software richiede un certo sforzo iniziale. Ma si ripaga rapidamente, perché i benefici sono notevoli. Tutto parte dal primo passo: in questo caso, configurare il software di facility management.

Ogni immobile ha caratteristiche particolari. Con queste informazioni “alimentate” il software. In particolare, dovete indicare quali attività ricorrono e con quale periodicità. Per ogni immobile registrate quindi un capitolato con tutte le attività. Così avete sempre sotto controllo ciò che promettete ai vostri clienti.

Nei momenti di maggiore stress è facile dimenticare qualche attività. Con il software questo non può più accadere, perché tiene sotto controllo tutto ciò che è in programma. Il vantaggio decisivo è che il software non registra solo l’attività in sé: stabilisce e comunica anche quando è prevista.

Nel software registrate anche le competenze dei dipendenti. Questo aiuta a distribuire i pacchetti di attività alle persone giuste. L’algoritmo integrato propone inoltre il percorso più adatto per raggiungere l’immobile. Questo fa risparmiare tempo e nervi.

Workflow digitale: i vantaggi della custodia/manutenzione digitalizzata

Per far funzionare il software servono alcune attività preliminari. Ma è evidente quanti vantaggi offra una volta in uso. Ne beneficia il dipendente sul campo, il facility manager e anche l’amministratore immobiliare. Alla fine ne beneficia anche il cliente soddisfatto. Di seguito vi mostriamo quali funzioni semplificano la giornata lavorativa.

Lavorare in mobilità: come ne beneficia il dipendente nel facility management

Capitolati fisici da stampare e firmare per il reporting: tutto questo appartiene al passato. Con l’app mobile sullo smartphone, il custode vede subito quali obblighi deve svolgere, quando e dove. Tramite l’app, a ogni dipendente vengono mostrate le attività in arrivo con il relativo livello di urgenza.

Quando i lavori sono completati con successo, il dipendente li documenta semplicemente con una foto nell’app. Se per qualsiasi motivo l’attività non è ancora stata completata, registra lo stato corrispondente. Può anche spostare attività o assegnarle a un collega.

Naturalmente, le attività non pianificate possono essere registrate direttamente nell’app. A questo scopo il custode utilizza un sistema di ticketing o l’helpdesk. Così si crea uno storico trasparente di quali attività sono state svolte, quando e da chi.

La vicinanza alla pratica del software si vede anche dal fatto che per attività e immobili possono essere gestite diverse opzioni di stato. Nella realtà infatti la singola attività e lo stato complessivo dell’immobile non coincidono sempre. Il GPS tracking aiuta il custode a scegliere il percorso più rapido verso l’immobile successivo: questo fa risparmiare tempo e denaro. Inoltre, il software raggruppa attività che possono essere combinate in un unico percorso.

Monitoraggio chiaro: il facility manager ne è entusiasta

Il facility manager deve dirigere, pianificare e coordinare con flessibilità. Stravolgere i piani fa parte del lavoro quotidiano. Per questo ogni strumento che semplifica il lavoro è benvenuto. Con il software ImmoTrack utilizzate dashboard che mostrano a colpo d’occhio cosa succede nei singoli immobili e cosa non è ancora stato completato.

La navigazione consente di passare facilmente da un immobile all’altro. Potete anche visualizzare in modo mirato le attività per dipendente con lo stato relativo. Oppure potete vedere sulla mappa ambientale dove si trovano in questo momento i vostri dipendenti: il software utilizza a tal fine un sistema di GPS tracking.

Particolarmente apprezzata è la heatmap con sistema a semaforo. Questa funzione permette di ricevere rapidamente un’informazione quando le attività non vengono completate. Il rosso segnala immediatamente che è necessario intervenire. Lavori non eseguiti o ritardi vengono evidenziati in rosso. Il facility manager interviene in modo rapido e mirato prima che diventi un vero problema.

Una componente essenziale del facility management è dimostrare e ottimizzare la redditività di un immobile. Poiché il software registra molti dati come attività, periodi e simili, questi possono essere utilizzati nel reporting. Il reporting basato su tali dati consente analisi; solo con un reporting solido è possibile derivare misure adeguate.

Un fattore da non sottovalutare è il risparmio di tempo. Una volta che il software è in uso, vengono meno le telefonate fastidiose e dispendiose. I problemi non vengono più comunicati faticosamente al telefono, ma emergono nella heatmap. Questo non li risolve automaticamente, ma la gestione e la ricerca di soluzioni diventano decisamente più moderne ed efficaci.

Panoramica per l’amministratore immobiliare: come ne beneficia

Anche se l’amministratore immobiliare non deve coordinare gli interventi del custode, trae comunque vantaggio dall’avere una panoramica precisa. Per questo utilizza volentieri i dati in tempo reale. Sulla mappa ambientale vede non solo dove si trovano i dipendenti, ma soprattutto lo stato delle singole attività.

Queste informazioni possono essere usate comodamente nei report. Con un click l’amministratore immobiliare ottiene lo stato di ogni immobile: un vantaggio inestimabile quando un cliente chiama con domande. Anche una riunione con un cliente può essere preparata in modo ottimale.

Workflow digitale: perché alla fine il cliente sia soddisfatto

Non dobbiamo dimenticare un attore fondamentale: alla fine, il lavoro dell’economia immobiliare e del facility management serve a soddisfare il cliente. Quando i lavori vengono svolti in tempo e i fattori di disturbo vengono rimossi il prima possibile, ne beneficia il cliente.

Se i lavori vengono sempre completati entro le scadenze, questo non solo aiuta a preservare il valore dell’immobile: i clienti non faranno reclami e questo riduce soprattutto lo stress. I clienti apprezzano informazioni affidabili su quando sono state svolte determinate attività. Con il software ImmoTrack queste informazioni possono essere fornite in pochissimo tempo.

I vantaggi della soluzione ImmoTrack

L’uso del software ImmoTrack porta vantaggi a tutti i soggetti coinvolti, e possono essere dimostrati anche con numeri. Le analisi mostrano che i reclami dei clienti si riducono in media del 60%: un valore notevole. Solo clienti soddisfatti restano clienti nel lungo periodo.

Il carico amministrativo diminuisce di quasi il 20%. Senza software si cerca faticosamente il problema. Registrare compiti in modo analogico e ottenere un feedback sullo stato richiede tempo e comporta un elevato lavoro manuale, che si riduce drasticamente con l’uso del software. Questo ha a sua volta un effetto positivo sulla produttività.

Grazie al software e al workflow digitale, la produttività aumenta per tutti gli attori coinvolti. I dati mostrano un incremento di circa il 25%, perché diminuiscono attività noiose e dispendiose come scrivere appunti, cercare e ordinare. Un rapido controllo nel software o nell’app è molto più piacevole che cercare un foglio di carta.

Con il workflow digitale si automatizza soprattutto la pianificazione. Il software genera automaticamente un route planner sulla base del capitolato e del personale disponibile. Questo fa sì che si possa risparmiare il 65% del tempo di pianificazione.

Ecco i vantaggi del workflow digitale in sintesi:

• Dati in tempo reale sullo stato delle singole attività per dipendente
• Dati in tempo reale sullo stato delle singole attività per immobile
• Comunicazione semplice tramite software e app
• Dashboard e report chiari
• Heatmap con funzione semaforo
• I dati del GPS tracking confluiscono in una mappa ambientale
• Processi di lavoro più efficienti
• Meno reclami dei clienti
• Maggiore produttività
• Pianificazione più rapida e semplice

ImmoTrack: portiamo la gestione immobiliare a un nuovo livello

Siete stanchi di capitolati fisici poco chiari? Volete ottimizzare processi e aumentare l’efficienza per voi, i vostri partner, dipendenti e clienti? Allora ImmoTrack AG è la scelta giusta. Colleghiamo la gestione immobiliare con soluzioni software moderne. Dite addio al capitolato fisico e date il benvenuto a una soluzione innovativa.

Utilizzate un software moderno e semplice e migliorate i vostri processi. Noterete che i reclami diminuiscono sensibilmente. Avete domande sul nostro software? contattateci: saremo felici di trasmettervi il nostro entusiasmo.