Con questo software di Facility Management risparmiate tempo e denaro

Per questo conosciamo bene i requisiti dei processi di lavoro in questo settore. Soprattutto sappiamo quanto una digitalizzazione intelligente, supportata da un sistema software evoluto, possa semplificare il lavoro. Vale sia per i dipendenti nel facility management sia per il cliente. Il sistema aiuta a migliorare i processi e a renderli significativamente più trasparenti.

Non da ultimo significa anche la fine dei capitolati fisici, con i quali si perde facilmente la visione d’insieme. Lo spettro delle attività è ampio e richiede non solo competenza, ma anche molta coordinazione e attività di controllo. Se si vogliono digitalizzare i processi e il workflow collegato, il sistema software deve essere concepito in modo olistico.

Dovrebbe poter registrare, rappresentare e gestire tutti i processi e flussi operativi. Inoltre dovrebbe essere espandibile e crescere con la vostra azienda. Questo è esattamente il nostro obiettivo con ImmoTrack: uno strumento di pianificazione del lavoro completamente automatizzato che supporta voi e i vostri dipendenti in molti aspetti.

Nello sviluppo abbiamo voluto integrare sia la nostra esperienza pluriennale sia gli elevati requisiti qualitativi dei clienti. Grazie allo scambio regolare, impariamo ogni giorno e facciamo il possibile per integrare suggerimenti e feedback nell’applicazione. Questo rende ImmoTrack un sistema software intelligente per implementare workflow automatizzati.

L’utilizzo è inizialmente indipendente dal livello di digitalizzazione in cui vi trovate. Sappiamo infatti che la digitalizzazione è implementata in modo molto diverso nelle varie aziende. Ma una cosa è chiara per tutte le aziende del facility management: senza digitalizzazione e senza una soluzione IT pratica e di supporto, in futuro sarà difficile generare successo.

Cosa offre ImmoTrack come software di Facility Management?

ImmoTrack vi aiuta a impiegare in modo ottimale le risorse e ad aumentare sensibilmente la produttività. Questo riguarda in particolare il compito principale del facility management: gestione e mantenimento del valore dell’immobile lungo il suo ciclo di vita, includendo anche aspetti economico-gestionali e infrastrutturali.

Nel lavoro quotidiano, al primo posto ci sono manutenzione, conservazione e riparazione dell’involucro edilizio e dell’attrezzatura tecnica. Questa area arriva fino ai singoli appartamenti. È anche il punto di contatto più frequente tra inquilini, personale amministrativo e custodia/manutenzione: un’interfaccia che incide sul successo dell’azienda di facility management.

Una cosa è certa: qui c’è il maggiore potenziale di conflitto e qui nascono la maggior parte dei reclami. Tutte le attività correlate possono essere gestite con ImmoTrack. I compiti del facility manager sono complessi: a seconda dell’oggetto ci sono numerose attività ricorrenti, spesso diverse anche a livello stagionale. E come facility manager non siete vincolati solo al contratto con il cliente.

Tra i vostri compiti c’è anche il rispetto di tutti gli obblighi di legge. Questo include intervalli di manutenzione regolari per impianti sensibili come caldaie, ascensori, sistemi di climatizzazione ed energetici e molto altro. Spesso nel collaudo degli impianti sono coinvolte più aziende o enti, la cui sequenza di lavoro va coordinata. La quantità di questi lavori ricorrenti è considerevole. Inoltre, spesso si aggiungono nuovi compiti, le leggi cambiano o le prescrizioni vengono modificate.

Anche questi cambiamenti devono confluire nel capitolato specifico per immobile del vostro sistema di pianificazione nel modo più rapido e semplice possibile. Si tratta di attività pianificabili in anticipo e ottimizzabili tramite software. Accanto a ciò, ogni giorno ci sono anche compiti in gran parte imprevedibili: pensiamo a un guasto della caldaia, un ascensore fuori servizio o una rottura di tubazioni. L’elenco delle possibilità può essere lungo a seconda del progetto.

Il sistema di facility management deve reagire in modo flessibile e rapido

Già questi incidenti richiedono un’elevata flessibilità, perché di solito sono urgenti. Anche il software di facility management deve essere abbastanza flessibile da riorganizzare i piani giornalieri senza grande sforzo. ImmoTrack offre una serie di funzionalità indispensabili proprio in questi casi per garantire un flusso senza interruzioni. Con le seguenti feature, ImmoTrack crea la trasparenza necessaria per ogni dipendente e per ogni lavoro da svolgere:

• GPS tracking di dipendenti e immobili in tempo reale
• Dashboard chiara con assegnazione dei dipendenti e stato dei lavori assegnati
• Controllo in tempo reale delle attività concluse tramite documentazione fotografica
• Inserimento semplice di attività aggiuntive non pianificate, assegnazione a (o da) un dipendente specifico
• Funzione calendario per una pianificazione efficiente di appuntamenti e lavoro
• Route planner ottimizzato

Queste funzioni non solo facilitano la ripianificazione. Ottimizzare la gestione degli interventi non pianificati, ad esempio tramite il route planner, fa risparmiare tempo e costi. L’avanzamento del lavoro è documentato continuamente e viene trasmesso in tempo reale come “completato” al punto corrispondente nel sistema software.

Con queste funzioni, anche i reclami che richiedono tempo e risorse diminuiscono in modo dimostrabile. I dipendenti sono così sempre “coperti” e non devono più difendersi da accuse ingiustificate. Grazie ai processi digitalizzati aumenta anche la qualità del lavoro, che può essere dimostrata in qualsiasi momento tramite foto e voci di calendario.

Attività preliminari necessarie per un utilizzo efficace del software di Facility Management

Potete configurare ImmoTrack in modo personalizzato secondo le vostre esigenze. Per questo conviene riflettere in anticipo sui parametri importanti per voi. Poi inserite nel software di facility management tutte le informazioni rilevanti sugli immobili gestiti: oltre ai dati dell’immobile, soprattutto gli obblighi e le periodicità definiti contrattualmente o per legge (secondo il capitolato).

Rientrano anche le diverse competenze dei dipendenti (interni ed esterni) e la loro assegnazione a un determinato immobile. Si tratta di un lavoro una tantum, che però si ripaga in breve tempo. Il resto della pianificazione viene poi gestito dalla web app. È quindi ancora più importante procedere in modo preciso e ragionato in questa fase.

È importante inserire correttamente le location nel sistema: ogni location corrisponde a un immobile. All’interno di questa location, l’azienda di facility management deve svolgere una serie di attività periodiche, chiamate nel sistema task. Un esempio è la pulizia delle aree comuni come cantina, scale o soffitta all’interno della location.

A queste si aggiungono lavori di manutenzione, ad esempio per ascensori o impianti centralizzati come climatizzazione e riscaldamento. All’esterno ricadono lavori continui di cura come taglio del prato o delle siepi. La periodicità dei singoli task è spesso diversa: ad esempio, il taglio delle siepi è limitato per legge a determinati periodi per evitare la nidificazione di varie specie di uccelli.

Anche le deviazioni, se inserite con dati dettagliati al momento giusto, vengono integrate automaticamente da ImmoTrack nel piano di lavoro. Vengono inoltre registrati tutti i contratti di servizio con aziende esterne che, per motivi tecnici, eseguono manutenzioni come quelle sugli ascensori. Queste periodicità vengono anch’esse integrate nel piano di lavoro da ImmoTrack.

Le funzionalità del software di Facility Management ImmoTrack

Una volta completato l’inserimento dati, beneficiate in molti modi delle funzioni di ImmoTrack. Sulla base dei dati raccolti, location e attività vengono collegate tra loro tramite algoritmi. Il risultato sono piani di lavoro chiari per dipendenti, facility manager e amministratori immobiliari.

I dipendenti di un’azienda di facility management si trovano spesso presso i vari immobili. Per questo il lavoro mobile è un tema molto importante. Tramite l’app vedono quali attività devono svolgere negli immobili. Come già detto, queste istruzioni derivano dal capitolato, sezione “periodicità”.

Le attività registrate lì costituiscono l’ossatura del piano di lavoro giornaliero, nella migliore delle ipotesi senza compiti imprevedibili. Le urgenze sono immediatamente riconoscibili, ogni dipendente può contrassegnare i lavori completati e documentarli con una foto. Altre funzioni sono:

• Spostare autonomamente le attività
• Contrassegnare attività non completate
• Riconoscere attività scadute
• Attività non pianificate (ad hoc)
• Opzioni di stato per immobile e attività

Il facility manager può visualizzare queste informazioni tramite dashboard, ottenendo in tempo reale una panoramica completa sullo stato complessivo dei lavori. Un sistema a semaforo e una heatmap segnalano varie anomalie, ad esempio quando il custode entra nella “zona rossa” perché non riesce a finire in tempo o quando alcune attività (task) non sono state completate senza motivo. Anche l’amministratore immobiliare beneficia della trasparenza di funzioni e visualizzazioni fino allo stato dei lavori per immobile.

Oltre alla panoramica rapida sulla mappa ambientale, è interessato anche all’esportazione dati e al reporting. I dipendenti possono contare su una giornata lavorativa strutturata: la lista digitale dei compiti fornisce sullo smartphone una panoramica aggiornata del piano giornaliero. Tempi morti e domande che fanno perdere tempo in ufficio scompaiono quasi del tutto. Anche i lavori non pianificati possono essere gestiti facilmente.

Il software di Facility Management supporta digitalmente una gestione immobiliare efficace per il futuro

Con ImmoTrack potete utilizzare in modo semplice ed efficace i vantaggi di un workflow digitalizzato, ottimizzato e automatizzato per la vostra azienda. L’uso del sistema è inoltre semplice ed efficiente.

È un’opportunità per sfruttare la digitalizzazione, che continuerà certamente a progredire, in modo economico e profittevole: perché non si fermerà davanti alla gestione degli edifici. Il grado di digitalizzazione nelle aziende che operano nel facility management è ancora molto diverso. Qui ImmoTrack è la soluzione giusta almeno per due motivi.

Consente un ingresso facile e cresce con le esigenze che volete gestire digitalmente. Forse cercate uno strumento sensato, completamente automatizzato, per completare il vostro ecosistema software. Avete bisogno di uno strumento digitale semplice e facile da usare? Allora vale la pena provare la nostra soluzione cloud e vedere come lavora ImmoTrack: rappresenta una pianificazione digitale orientata alla pratica, con funzioni e visualizzazioni chiare per facility manager e dipendenti.

Inoltre ottenete la massima trasparenza grazie ai processi digitalizzati. Avete domande su ImmoTrack, desiderate una presentazione o volete conoscere le funzionalità per le vostre esigenze? E-mail telefonicamente o inviateci un’e-mail. Saremo lieti di presentarvi il sistema in un incontro di consulenza. Dopo saprete se ImmoTrack è il complemento che vi supporta in modo sensato ed efficace nel lavoro quotidiano.