O Digital Workflow garante mais eficiência na sua empresa

Todos os envolvidos se beneficiam desta solução de software. O gestor da propriedade é sempre informado sobre quais obras estão pendentes e o que foi concluído. Os parceiros de gerenciamento de instalações sabem quando devem concluir quais tarefas e onde. Por último, mas não menos importante, os clientes ficam satisfeitos quando as próximas atividades são concluídas de forma confiável e tranquila.

ImmoTrack AG tem muitos anos de experiência em gerenciamento de instalações. Isso é continuamente incorporado à otimização do software. No longo prazo, isso garante um software prático, sempre atualizado e que atende a diversas necessidades.

Como o Digital Workflow ajuda os gestores imobiliários a trabalhar profissionalmente

As tarefas de um gestor imobiliário em conjunto com a gestão de instalações são diversas. Por exemplo, a escada ou o porão compartilhado de uma propriedade precisam ser limpos regularmente. Os trabalhos de jardinagem, como aparar sebes ou cortar relva, são realizados em intervalos regulares. As tarefas também incluem trabalhos de manutenção, como verificação do ar condicionado.

O que todos eles têm em comum é que ocorrem periodicamente, em intervalos de tempo claramente definidos. O que é característico da indústria é que ainda hoje muito trabalho é feito com métodos analógicos para lidar com todas essas tarefas. No entanto, especificações físicas e tabelas Excel semiprofissionais não são necessárias. Facilite a vida para você e seus clientes e conte com uma solução de software profissional.

Com a ajuda do software, as próximas atividades são registradas para todas as propriedades. Ao mesmo tempo, é feita uma classificação precisa de quando as tarefas devem ser concluídas. O software também ajuda você a determinar quem deve assumir as tarefas. Isso significa que todos os envolvidos podem ficar de olho nas atividades o tempo todo.

Como funciona o fluxo de trabalho digital com ImmoTrack?

A solução da ImmoTrack traz estrutura ao trabalho diário. As atividades são registradas como tarefas por meio do software. Uma especificação de requisitos digital é criada. O zelador usa seu smartphone para acessar as atividades que são importantes para ele pessoalmente.

O zelador usa seu smartphone para fazer relatórios. Até as imagens podem ser facilmente transferidas do smartphone para o software. Isso aumenta a transparência e a documentação das tarefas concluídas. Ao mesmo tempo, permite o acompanhamento em tempo real do trabalho do zelador. Porque no momento em que você informa que uma tarefa foi concluída, o software ImmoTrack já registrou isso.

As etapas de trabalho individuais não são apenas registradas e disponibilizadas digitalmente. Os tempos de trabalho são continuamente otimizados através de um algoritmo. A médio prazo, os processos de trabalho serão geridos digitalmente. O risco de esquecimento de tarefas individuais é reduzido. O status e o andamento do trabalho são registrados em tempo real e assim fornecem conclusões.

Usando fluxo de trabalho digital: é assim que você procede

A introdução de qualquer software requer um certo esforço inicial. Isso compensa rapidamente porque as vantagens que o software oferece são enormes. Tudo começa com o primeiro passo. Neste caso, trata-se da configuração do software de gerenciamento de instalações.

Cada imóvel possui características especiais. Você alimenta o software com essas informações. Isto inclui particularmente quais atividades ocorrem em quais intervalos periódicos. Assim você cria uma planilha de especificações com todas as atividades de cada propriedade. Isso significa que você está sempre de olho no que promete aos seus clientes.

Quando você está sob maior estresse, é fácil esquecer uma tarefa ou outra. Isso não pode mais acontecer porque o software fica de olho em todas as tarefas pendentes. A vantagem decisiva é que o software não regista apenas a tarefa em si. Também é determinado e relatado quando ocorre.

Você também registra as habilidades dos funcionários no software. Isso ajuda a distribuir os pacotes de tarefas aos funcionários. O algoritmo armazenado do software sugere imediatamente o caminho apropriado para os funcionários seguirem até a propriedade. Isso economiza tempo e nervosismo.

Fluxo de trabalho digital: as vantagens da manutenção residencial digitalizada

Para que o software funcione, é necessário algum trabalho preliminar. É óbvio quantas vantagens oferece uma vez em uso. O funcionário do gerenciamento de instalações, o gerente de instalações e também o gerente imobiliário se beneficiam do software. No final, o cliente satisfeito também fica feliz. Gostaríamos de mostrar a seguir quais funções facilitam o trabalho diário.

Trabalho móvel em qualquer lugar: é assim que os funcionários do gerenciamento de instalações se beneficiam

Especificações físicas que têm de ser impressas e assinadas para elaboração de relatórios: Isto é agora uma coisa do passado. Com o aplicativo móvel no smartphone, o zelador pode ver imediatamente quais tarefas ele deve realizar, quando e onde. O aplicativo mostra a cada funcionário suas próximas atividades com urgência.

Assim que o trabalho for concluído com sucesso, o funcionário simplesmente documenta isso com uma foto por meio do aplicativo. Se a tarefa ainda não estiver concluída por algum motivo, o empregado registra um status correspondente. Ele tem a opção de adiar atividades ou atribuí-las a um colega.

Claro, atividades não planejadas podem ser registradas diretamente no aplicativo. Para isso, o zelador utiliza um sistema de bilhetagem ou o helpdesk. Isto cria um histórico transparente de quais atividades foram realizadas, quando e por quem.

A relevância prática do software é demonstrada pelo fato de que diferentes opções de status podem ser mantidas para atividades e propriedades. Na realidade, torna-se claro que a tarefa individual e o estatuto global da propriedade nem sempre são congruentes. O rastreamento GPS ajuda o zelador a escolher o caminho mais rápido para a próxima propriedade. Isso economiza tempo e dinheiro. Além disso, o software agrupa atividades que podem ser combinadas em uma rota.

Monitoramento claro: isso impressiona o gerente da instalação

O gerente da instalação deve controlar, planejar e coordenar com flexibilidade. Jogar planos pela janela faz parte do dia a dia deste trabalho. Diante disso, qualquer ferramenta que facilite o trabalho é bem-vinda. Com o software da ImmoTrack você usa painéis que mostram rapidamente o que está acontecendo nas propriedades individuais. Portanto, também mostra o que ainda não foi feito.

A navegação permite que você pule facilmente de uma propriedade para outra. Você também pode preparar e exibir especificamente as atividades por empregado com seus respectivos status. Ou use o mapa da área para ver onde seus funcionários estão localizados atualmente. O software usa um sistema de rastreamento GPS para isso.

O mapa de calor com sistema de semáforo é particularmente popular. Esta função permite receber informações rapidamente caso as tarefas não sejam concluídas. O vermelho sinaliza imediatamente que há necessidade de ação. Trabalhos inacabados ou atrasos são indicados por um semáforo vermelho. O gestor da instalação intervém rápida e especificamente antes que surja um problema real.

Uma parte essencial do gerenciamento de instalações é documentar e otimizar a viabilidade econômica de uma propriedade. Como o software registra vários dados, como atividades, períodos de tempo e similares, eles podem ser usados ​​em relatórios. A elaboração de relatórios com estes dados permite tirar conclusões. Só com relatórios fiáveis ​​é possível obter medidas adequadas.

Um fator que não deve ser negligenciado é a economia de tempo. Depois que o software estiver em uso, você não precisará mais fazer chamadas telefônicas irritantes e demoradas. Porque os problemas não são comunicados laboriosamente por telefone, mas são mostrados no mapa de calor. Os problemas não desaparecem automaticamente. Porém, lidar com eles e encontrar soluções é muito mais avançado.

Visão geral para o gestor imobiliário: como o gestor se beneficia

Embora o administrador da propriedade não precise coordenar as operações do zelador, ele ainda se beneficia por ter uma visão geral precisa. É por isso que o gestor imobiliário gosta de usar dados em tempo real. Eles não apenas o mostram no mapa da área onde estão os funcionários. Acima de tudo, ele vê o status das atividades individuais.

Essas informações podem ser facilmente usadas em relatórios. Isso significa que o gestor imobiliário tem um status para cada imóvel ao apertar um botão. Esta é uma vantagem inestimável quando um cliente liga e tem dúvidas. Uma reunião com um cliente também pode ser preparada de forma ideal desta forma.

Workflow Digital: Para que o cliente fique satisfeito no final

Não podemos ignorar uma pessoa envolvida. No final das contas, o trabalho do setor imobiliário e da gestão de instalações serve para satisfazer o cliente. Se o trabalho for concluído no prazo e os fatores perturbadores forem eliminados o mais cedo possível, o cliente se beneficia.

Se a obra for sempre concluída no prazo, não só ajuda a manter o valor do imóvel. Os clientes não reclamarão e isso os deixará mais nervosos. Os clientes ficam felizes em receber informações confiáveis ​​sobre quando e quais atividades foram realizadas. Com o software da ImmoTrack, isso pode ser entregue rapidamente.

As vantagens da solução ImmoTrack

Há vantagens para todos os envolvidos ao usar o software da ImmoTrack. Isso pode até ser comprovado em números. Avaliações do software utilizado mostram que as reclamações dos clientes podem ser reduzidas em média 60%. Este é um valor notável. Somente clientes satisfeitos permanecem clientes de longo prazo.

O esforço administrativo é reduzido em quase 20 por cento. Sem software, o problema é laboriosamente procurado. Registrar tarefas de forma análoga e receber feedback sobre o status leva tempo. Isso envolve muito esforço manual, que é drasticamente reduzido com o uso do software. Isto, por sua vez, tem um efeito positivo na produtividade.

Ao usar o software e o fluxo de trabalho digital, a produtividade pode ser aumentada para todos os envolvidos. Os números mostram que está aumentando cerca de 25%. Porque atividades demoradas e tediosas, como escrever, pesquisar e organizar notas, são reduzidas para todos os envolvidos. Uma verificação rápida no software ou aplicativo é muito mais divertida do que procurar um pedaço de papel.

Acima de tudo, o planejamento pode ser automatizado com o fluxo de trabalho digital. O software gera automaticamente um planejador de rotas com base nas especificações e nos funcionários disponíveis. Isso garante que 65% do tempo de planejamento possa ser economizado.

Estas são as vantagens do Digital Workflow em resumo:

• Dados em tempo real sobre o status das atividades individuais por funcionário
• Dados em tempo real sobre o status das atividades individuais por propriedade
• Fácil comunicação via software e aplicativo
• Painéis e relatórios claros
• Mapa de calor com função de semáforo
• Os dados do rastreamento GPS fluem para um mapa da área circundante
• fluxos de trabalho mais eficientes
• menos reclamações de clientes
• maior produtividade
• planejamento mais rápido e descomplicado

ImmoTrack: Levamos a gestão imobiliária a um novo nível

Você está cansado de confundir especificações físicas? Gostaria de otimizar processos e torná-los mais eficientes para você, seus parceiros, funcionários e clientes? Então ImmoTrack AG é exatamente a coisa certa para você. Porque aliamos a gestão imobiliária a modernas soluções de software. Diga adeus às especificações físicas e diga olá a uma solução de software inovadora.

Use software moderno e descomplicado e melhore seus fluxos de trabalho. Você notará que as reclamações dos clientes diminuem significativamente. Você tem alguma dúvida sobre nosso software? Então fale conosco. Estamos ansiosos para contagiar você com nosso entusiasmo.