Das sind die Vorteile eines automatisierten Einsatz- & Route Planners

Digitalisierung war im Facility Management lange Zeit ein Stiefkind. Inzwischen haben sich aber die Vorteile automatisierter Prozesse und Arbeitsabläufe in der Branche herumgesprochen. Wettbewerbsvorteile wurden erkannt, und es gibt verschiedene Software-Systeme, welche  Facility Manager bei ihren Aufgaben unterstützen. Dazu zählen auch der automatische Einsatzplaner bzw. der automatische Route Planner.

Er liefert eine vergleichsweise simple Funktionalität. Diese kann jedoch den Arbeitsablauf für Mitarbeiter, Subunternehmer und die Verantwortlichen beim Facility Management enorm erleichtern. Die Anforderungen, die an das Facility Management gestellt werden, sind hoch. Die Aufgaben sind komplex und betreffen alle Bereiche der Gebäudeinstandhaltung sowie nicht selten auch der Aussenbereiche.

In regelmässigen Zyklen oder unregelmässigen Zeiträumen fällt eine Vielzahl von Instandhaltungs- und Modernisierungsaufgaben an. Viele können bereits im Vorfeld geplant werden. Diese zyklischen Prozesse werden mit einer Software wie ImmoTrack in digitale Workflows umgewandelt. 

Die zeitaufwendige und fehleranfällige händische Vorbereitung, beispielsweise das Erstellen von unübersichtlichen Excel-Tabellen, gehört damit der Vergangenheit an. Stattdessen generiert das Software-System elektronisch erzeugte Arbeitspläne für alle Bereiche und jede Liegenschaft. 

ImmoTrack wurde von erfahrenen Praktikern des Facility Managements speziell für die täglich anfallenden Aufgaben und Herausforderungen  entwickelt. Auch deshalb ist der automatische Einsatzplaner in das Software-System integriert. 

Mit dem automatischen Einsatzplaner werden Ihre Mitarbeiter auf den kürzesten Wegen zu ihren verschiedenen Einsatzorten geführt. Alle turnusgemässen Anlaufstellen, die im Laufe eines Einsatztages anzusteuern sind, werden über den automatischen Einsatzplaner aufgelistet. 

Was müssen Sie tun, damit der automatische Einsatzplaner reibungslos funktioniert?

Bevor Sie ImmoTrack in Betrieb nehmen, sollten Sie einige Vorarbeiten erledigen, die für Ihre Aufgaben wichtig sind. Das ist zu Beginn ein wenig Aufwand, wird Ihnen aber in Zukunft die Arbeit deutlich erleichtern. 

Denn auch ImmoTrack ist als unterstützende Software nur so gut wie die Daten, die Sie einpflegen. Hierzu gehört beispielsweise die Eingabe aller relevanten Daten pro betreuter Liegenschaft. Das sind die reinen Liegenschaftsdaten und alle vertraglich festgeschriebenen Pflichten und Periodizitäten. Die Eingabedaten entsprechen dem ehemals physischen Pflichtenheft:

• Alle präzisen Liegenschaftsstandorte 
• Alle Wartungsarbeiten, wie zum Beispiel Klimaanlage, Heiz- und Kühlsystem oder Aufzüge, bei denen Wartungsintervalle zu berücksichtigen sind 
• Periodische Pflegearbeiten wie Heckenschnitt, Baumschnitt, Rasenmähen, Schnee- und Räumdienst, Treppenreinigung etc. Ihre Periodizität kann unterschiedlich sein, und einzelne Tasks müssen zudem witterungsabhängig durchgeführt werden. 
• Kompetenzen der Mitarbeitenden (intern und extern) und deren Zuordnung an eine Liegenschaft

Den Rest der Planungsarbeiten übernimmt dann die Web-Anwendung für Sie. Umso wichtiger ist es also, an dieser Stelle möglichst präzise und durchdacht vorzugehen.

Wie kann mich ein automatischer Einsatzplaner im Alltag unterstützen?

Wenn all diese Eckdaten im System erfasst sind, übernimmt die Web Applikation ImmoTrack die weiteren Planungsarbeiten. Es ist also für den effektiven und erfolgreichen Einsatz der Software absolut erforderlich, möglichst strukturiert und genau vorzugehen. 

Früher waren es physische Pflichtenhefte, die als Arbeitsanleitung und Basis des Reportings dienten. Heute wird dies in ImmoTrack über digitale Workflows auf Basis der Web Applikation gesteuert. Der Mitarbeiter erhält seine Aufgabenliste vom automatischen Einsatzplaner für den Tag nach Dringlichkeit geordnet auf sein Smartphone. Nach Erledigung kann er sie per Foto dokumentieren und direkt an das Facility Management übermitteln. 

Auch wenn eine Aufgabe nicht erledigt werden konnte, gibt er eine Meldung zu ihrem Status. Wenige Aufgaben sind an einem Standort zu erledigen. Für die effektive Steuerung der optimalen Wegstrecken gibt es den automatischen Route Planner. Er berechnet die kürzesten Strecken des Mitarbeiters von Liegenschaft zu Liegenschaft. 

Dabei berücksichtigt er die Aufgabenbereiche und Kompetenzen des Mitarbeiters ebenso wie die Dringlichkeit der Aufgaben. Das macht den automatischen Einsatzplaner in Verbindung mit dem automatischen Route Planner zur perfekten Unterstützung des Facility Managers.

ImmoTrack geht mit seinen Funktionalitäten noch einen Schritt weiter. Die Software befreit den Nutzer vom Aufwand, die Routen bzw. Einsätze für die Mitarbeitenden manuell zu erstellen oder zu ergänzen. Das gilt auch dann, wenn geplante Arbeitsabläufe durch unvorhergesehene Ereignisse geändert werden müssen. 

Wo liegen die Vorteile eines automatischen Einsatz & Route Planners?

Der automatische Einsatzplaner und der automatische Route Planner arbeiten kontinuierlich im Hintergrund. So sorgen Sie permanent dafür, dass erforderliche Anpassungen des Arbeitsplans sofort erkannt und umgesetzt werden. Ungeplant aufkommende Tätigkeiten können direkt in der Web Applikation vom Facility Manager erfasst werden. 

Auch der Hauswart kann über die Mobile Applikation eine Meldung an das System senden. Dazu verwendet er das Ticketing System von ImmoTrack. Die Meldung wird in die Arbeitsabläufe entsprechend ihrer Periodizität und Dringlichkeit eingeordnet. In der Folge entsteht ein transparenter Verlauf. Er macht sichtbar, wann welche Tätigkeiten an welchem Ort und von welchem Mitarbeiter erledigt werden.

Das sind die Vorteile des automatischen Einsatz & Route Planners auf einen Blick:

• Das GPS-Tracking unterstützt den Hauswart dabei, die schnellste Route zur nächsten Liegenschaft zu wählen. 
• Kurze und effektive Wege sparen Zeit und Geld. 
• Aktivitäten werden gebündelt und zu einer Route zusammengefasst. Dabei werden die Kompetenzen der Mitarbeiter berücksichtigt. 
• Neben der Tagesroutine werden unvorhergesehene Aufgaben direkt in den automatischen Einsatzplaner aufgenommen und über das Ticketsystem nach Dringlichkeit abgearbeitet. 
• Schnellere Abarbeitung auch unvorhergesehener Zwischenfälle sorgt für zufriedene Kunden und zufriedene Mieter.

Mit sorgfältig eingepflegten Daten die Vorteile von Immotrack in jeder Hinsicht nutzen

Das A und O eines erfolgreichen Facility Management ist und bleibt die Flexibilität – auch mit der Unterstützung digitaler Workflows. Die Aufgaben des Facility Managers sind Planung, Steuerung und Koordination der Arbeiten, die zu erledigen sind. Dabei steht er mit seiner Arbeit zudem immer im Spannungsfeld unterschiedlicher Interessen. 

Immotrack wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt

Der Auftraggeber hat andere Erwartungen und Anforderungen als die Mieter eines Objektes. Der Gesetzgeber setzt Rahmenbedingungen, die es zu berücksichtigen gilt, auch wenn sie Zeit und damit Geld kosten. Ergänzt wird die Herausforderung durch die Vielschichtigkeit und Verschiedenheit der Aufgabengebiete. 

Hinzu kommt die Tatsache, dass es in der täglichen Praxis zum Alltag gehört, Pläne zu ändern. Auf plötzlich auftretende Probleme gilt es schnell und flexibel zu reagieren. Vor diesem Hintergrund ist dem Praktiker jedes Hilfsmittel recht, wenn es seine Arbeit spürbar erleichtert. Deshalb haben wir mit ImmoTrack eine Software entwickelt, die sich sehr nah an die tägliche Praxis ihrer Nutzer anlehnt. 

Durch weitere Funktionen wie das Dashboard haben Sie jederzeit die Option, sofort den Status der einzelnen Liegenschaft zu prüfen. Es wird angezeigt, was dort in diesem Moment passiert (Echtzeit Tracking), wie die Arbeiten voranschreiten und was noch nicht abgearbeitet wurde. 

Die Praxisorientierung von ImmoTrack schlägt sich in praktischen Funktionalitäten nieder, die für Übersicht und schnelle Fehlerbehebung sorgen. Ein Beispiel dafür ist neben dem automatischen Einsatz Planner die Heatmap mit ihrem Ampelsystem. Sie informiert schnell über akuten Handlungsbedarf. Dazu werden unerledigte Arbeiten oder Verzögerungen mit einer roten Ampel gekennzeichnet. 

Damit haben Sie die Möglichkeit, schnell gezielt einzugreifen und grössere Probleme zu verhindern. Bei guter Datenpflege unterstützt ImmoTrack Facility Manager effektiv bei der Aufgabe, die Wirtschaftlichkeit einer Liegenschaft zu bewahren und zu optimieren. 

Aufgrund zahlreicher unterstützender Funktionen müssen Probleme nicht mehr zeitaufwendig telefonisch oder persönlich kommuniziert werden. Arbeitsabläufe werden so für alle Beteiligten transparenter und in moderne Prozessabläufe transformiert. Das beginnt bei der Aufgabenplanung und reicht bis zum automatisierten Route Planner. Auch das eindeutige und verbindliche Reporting ist hilfreich, über das gegebenenfalls weitere Massnahmen eingeleitet werden können.

Ihr Kontakt zu ImmoTrack 

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