Especificações com software de manutenção automático: digitalização e geração de tarefas

O que é uma especificação de requisitos e como os cuidadores usam o software para isso?

Uma especificação descreve como os empreiteiros devem cumprir as tarefas de um cliente. Em particular no gerenciamento de instalações, a gama de tarefas é muito diversificada. Até agora, essas tarefas eram escritas em papel. Graças à digitalização, as TI estão agora a substituir o papel.

Embora os requisitos do cliente sejam registrados em uma especificação de requisitos, a especificação de requisitos fornece a resposta sobre como eles serão implementados. Todas as tarefas necessárias estão descritas nas especificações.

Além disso, todos os requisitos técnicos para conclusão do pedido são registrados em uma especificação funcional. Além disso, existem as respectivas condições gerais como o horário de trabalho exigido.

Por último, mas não menos importante, as especificações servem para garantir a qualidade. Todos os pedidos concluídos são reconhecidos e documentados fotograficamente nas especificações digitais. A especificação de requisitos, portanto, também cumpre uma tarefa de documentação.

Como as especificações são digitalizadas?

Um software moderno de gerenciamento de instalações permite a digitalização das especificações. As tarefas são então geradas automaticamente. Tudo que você precisa fazer é inserir determinados dados.

Quando um pedido é feito, as tarefas mais importantes do cliente são anotadas em uma folha de especificações (também chamada de catálogo de requisitos). Contém o tipo de atividades, os prazos e os objetivos do trabalho. Esses dados são inseridos nas especificações digitais usando o software.

O programa determina então automaticamente o plano de trabalho otimizado para cada cuidador com base no menor tempo de viagem, nos recursos disponíveis e nas competências correspondentes. Ao digitalizar as especificações, o gerenciamento de instalações economiza muito dinheiro, tempo e trabalho de planejamento. Os funcionários também têm rapidamente uma visão geral de suas próximas tarefas.

O software da ImmoTrack AG permite que as especificações sejam digitalizadas com todas as tarefas necessárias. Alterações de pedidos e solicitações especiais de clientes podem ser levadas em consideração muito rapidamente. Caso contrário, o contratante corre o risco de perder um tempo valioso.

Hoje, as especificações de requisitos são digitalizadas usando o chamado software CAFM. A abreviatura significa o termo em inglês “Computer Aided Facility Management”. O software da ImmoTrack AG pode ser facilmente integrado neste sistema.

Por que você usa software como zelador?

O gerenciamento de instalações consiste em uma variedade de tarefas diferentes. O foco está nos aspectos técnicos, organizacionais e de negócios. No geral, as tarefas de um gerente de instalações são muito diferentes. Para obter uma visão geral das tarefas necessárias, recomendamos o uso de software apropriado.

O software Caretaker é usado principalmente para digitalizar e otimizar fluxos de trabalho no gerenciamento de instalações. Isto significa que as especificações relacionadas com a propriedade podem ser transferidas para o nível digital. Tanto os critérios de propriedade quanto as atividades recorrentes são registrados de maneira direcionada. Os gestores de instalações podem planear, coordenar e controlar as suas atividades com precisão.

O software zelador foi projetado para sugerir automaticamente rotas e atribuições ideais. Isso também dá aos funcionários uma boa visão geral das atividades a serem realizadas. A ImmoTrack AG desenvolveu esse software especificamente para o gerenciamento de instalações modernas.

Quais funções o software zelador inclui?

Todo software possui funções básicas. Isso inclui principalmente funções que atendem aos requisitos legais, bem como aos aspectos organizacionais. As funções mais importantes que o software zelador precisa são:

• Imóveis a serem processados com as atividades periódicas correspondentes.
• Os pedidos podem ser finalizados digitalmente ou adiados para outra data, ficando o zelador sempre vendo as atividades adiadas, para que nada possa ser esquecido.
• As atividades podem ser atribuídas a outros funcionários, se necessário.

Além disso, os relatórios e o sistema de documentação também estão entre as funções básicas de um bom software de gestão de instalações.

Quais vantagens o software traz para o zelador?

Ao usar o software você economiza muito tempo. Ele garante um fluxo de trabalho digital e contínuo. A automação torna obsoleto o planejamento manual de rotas e missões. Os funcionários agora podem usar o tempo que seria necessário para essas atividades em atividades importantes de manutenção da casa.

Além disso, todos os processos empresariais parecem mais transparentes. Os processos individuais podem, portanto, ser controlados mais facilmente. Com fluxos de trabalho digitais, o gerenciamento de instalações também pode responder com muito mais rapidez e eficácia às mudanças nas solicitações dos clientes. Usando o rastreamento GPS, o tempo efetivo de trabalho por atividade é rastreado, para que valores empíricos possam ser levados em consideração no planejamento. Essa circunstância cria uma vantagem competitiva no mercado.

A gestão de instalações mudou como resultado da digitalização. A tendência agora é a orientação para o cliente. É por isso que os fluxos de trabalho digitais e a digitalização das especificações são pré-requisitos essenciais para o sucesso de uma empresa de gestão de instalações.

As vantagens mais importantes do software zelador

O software tem como objetivo principal facilitar os processos de trabalho. Além disso, oferece as seguintes vantagens principais a longo prazo:

• Há menos reclamações de clientes.
• São necessárias menos visitas ao local.
• O esforço de administração é reduzido.
• O consumo de papel é reduzido.
• Uma pequena quantidade de tempo gasto no planejamento.
• A produtividade é aumentada.

Ao utilizar o software zelador da ImmoTrack AG, todas as vantagens do fluxo de trabalho digital e da automação são utilizadas de forma eficiente. O programa registra as atividades de todas as propriedades em tempo real. Isso dá aos gerentes de instalações uma ferramenta para transparência e controle de qualidade ideais.

Como o software zelador é implementado?

Configurar o software zelador é muito fácil. Os gerentes de instalações fornecem ao software ImmoTrack AG os dados necessários. Isto inclui informações sobre os respectivos objetos e propriedades. Mas as tarefas também são apresentadas na forma de uma especificação digital de requisitos. Além disso, existem os intervalos de atividades e as competências dos colaboradores.

Para usar a solução baseada na web, tudo que você precisa fazer é inserir alguns dados no sistema. Estes incluem:

• Dados sobre as propriedades
• Registrando a especificação de requisitos para a respectiva propriedade
• Atribuição de periodicidade de atividade
• Configurando perfis de funcionários
• Alocação de propriedades aos funcionários

O software ImmoTrack lida automaticamente com todas as outras tarefas relacionadas.

Adaptação a dispositivos móveis

Tal como acontece em todo o lado, as exigências impostas ao software também estão a crescer como parte da digitalização. Isso não precisa ser executado apenas em um PC desktop padrão, mas cada vez mais em dispositivos móveis. O smartphone já serve como companheiro do dia a dia no trabalho.

Por esta razão, um bom software também deve ser adaptado para uso em dispositivos móveis, como tablets ou smartphones. O software zelador da ImmoTrack AG atende a esses requisitos. Todas as tarefas a serem concluídas ficam imediatamente visíveis para os funcionários por meio de um aplicativo móvel.

As especificações digitais estão sempre voltadas para as atividades específicas de um imóvel. A urgência da ordem também é imediatamente aparente. As tarefas já concluídas também são reconhecidas digitalmente e acompanhadas de documentação fotográfica.

O software zelador: benefícios para todos os envolvidos

A solução digital traz vantagens não só para o gestor da instalação, mas também para o gestor da propriedade. Os funcionários também se beneficiam desta solução de software.

Os gerentes de instalações aproveitam a vantagem da transparência ao usar o software zelador. Um dashboard desenhado de forma inteligente proporciona uma visão constante dos colaboradores, imóveis e atividades realizadas. O status do trabalho é exibido, bem como a localização exata de cada funcionário.

Os componentes que permitem esta transparência são principalmente o mapa de calor com sistema de semáforos, um mapa de área e a exibição de status. Existem também diferentes visualizações e exportação de dados direcionados, bem como relatórios.

Em última análise, os funcionários individuais também se beneficiam da solução de software. Você então estruturou fluxos de trabalho com uma especificação digital. Você pode visualizar suas atividades via smartphone e manter sempre uma visão geral.

O que você deve considerar antes de implementar um software zelador?

A configuração de software para gerenciamento de instalações está obviamente associada a custos correspondentes. No entanto, os recursos humanos também desempenham um papel. O uso do software é intuitivo e fácil de aprender.

Tecnicamente, o software não precisa ser compatível com outros sistemas. O software ImmoTrack pode ser facilmente integrado em sistemas existentes. Também é adequado como complemento a um sistema CAFM existente.

O software ImmoTrack é executado em todos os dispositivos. Também é compatível com inúmeras plataformas. Estes incluem:

• PCs desktop tradicionais como um aplicativo da web baseado em nuvem
• Aplicativos iOS da versão 12.0
• Aplicativos para iPad da versão 12.0
• Aplicativos Android da versão 5.0

Graças aos aplicativos iOS e Android, o software também pode ser facilmente usado em todos os dispositivos móveis modernos.

O fluxo de trabalho digital

A digitalização da especificação de requisitos melhora principalmente o fluxo de trabalho. Ao coletar dados específicos, os funcionários podem ser mobilizados de maneira direcionada. Isso aumenta a produtividade e economiza tempo e custos.

O gerenciamento digital do fluxo de trabalho automatiza muitos processos. Isso também dá aos funcionários mais liberdade que podem usar para outras atividades. Por último, mas não menos importante, a gestão de instalações pode coordenar melhor os processos de trabalho, tem mais transparência e o controlo é facilitado.

O software da ImmoTrack AG registra todos os dados em tempo real. Usando GPS, a localização de funcionários individuais pode ser determinada. Entretanto, têm sempre acesso a todos os dados necessários do projeto no seu smartphone.

O gerenciamento de instalações consiste em aspectos comerciais, organizacionais e técnicos. Ao digitalizar a especificação de requisitos, é alcançada uma visão holística das coisas.

Especificações digitais personalizadas individualmente

Com o software zelador, a ImmoTrack AG oferece a possibilidade de adaptar folhas de especificações especificamente às necessidades individuais. Isto é crucial para gerentes de instalações, administradores de propriedades e funcionários.

O caderno de encargos constitui o elemento central na gestão ou administração dos imóveis. Todas as atividades necessárias e sequências de tempo estão listadas nele. As especificações digitais têm a vantagem de poder registrar dados específicos da propriedade e necessidades individuais. Além disso, os dados podem ser acessados ​​a qualquer hora e em qualquer lugar.

Com especificações digitais personalizadas individualmente, clientes e prestadores de serviços economizam tempo e dinheiro. Além disso, a gestão da qualidade também é melhorada. Os gestores de propriedades também podem utilizar isto para registar atividades ad hoc de forma direcionada.

Essas atividades também podem ser classificadas. Por exemplo, é possível uma divisão em reclamações, pedidos especiais ou atendimento de plantão. ImmoTrack AG sempre aposta na inovação quando se trata de software de zelador. É por isso que as especificações digitais facilitam muito os processos de trabalho. Também utilizamos as tecnologias mais recentes para adicionar funções práticas ao nosso software e torná-lo o mais utilizável possível.

Se você estiver interessado em uma solução de software da ImmoTrack AG para gerenciamento de instalações, existem várias opções de contato disponíveis para você. Além de um formulário, também inclui uma ligação e um e-mail. Também teremos prazer em mostrar-lhe como funciona o nosso software zelador durante uma demonstração em nossa unidade em Zurique. Agora também oferecemos contas de teste gratuitas para que você possa se convencer do nosso software. Você pode se registrar em https://www.immotrack.com/demo/.