El flujo de trabajo digital aporta más eficiencia a su empresa
Todos los implicados se benefician de esta solución de software. El administrador de inmuebles está siempre informado sobre qué trabajos están pendientes y cuáles se han completado. Los socios de facility management saben cuándo, dónde y qué tareas deben realizar. Y, por último, los clientes se alegran cuando las actividades previstas se ejecutan de forma fiable y sin fricciones.
ImmoTrack AG cuenta con muchos años de experiencia en facility management. Esa experiencia se incorpora continuamente a la mejora del software. A largo plazo, esto da como resultado una solución práctica, siempre actualizada y capaz de cubrir requisitos muy diversos.
Cómo el flujo de trabajo digital ayuda a los administradores a trabajar de forma profesional
Las tareas de un administrador de inmuebles en interacción con el facility management son variadas. Por ejemplo, la limpieza regular de la escalera o de un sótano comunitario. Trabajos de jardinería como recortar setos o cortar el césped se realizan a intervalos periódicos. También se incluyen tareas de mantenimiento como revisar un sistema de climatización.
Lo que todas tienen en común es que se repiten periódicamente en intervalos claramente definidos. Una característica del sector es que muchas de estas tareas todavía se gestionan con métodos analógicos. Los archivadores físicos del pliego de condiciones y las hojas de Excel semi-profesionales no tienen por qué ser la norma. Facilítese la vida a usted y a sus clientes apostando por una solución de software profesional.
Con la ayuda del software, las actividades próximas se registran para todos los inmuebles. Al mismo tiempo, se define con precisión cuándo deben completarse las tareas. El software también ayuda a decidir quién debe asumirlas. Así, todos los implicados mantienen siempre las actividades bajo control.
¿Cómo funciona el flujo de trabajo digital con ImmoTrack?
ImmoTrack aporta estructura al trabajo diario. Las actividades se registran como tasks en el software, creando un pliego de condiciones digital. El conserje accede a las tareas relevantes desde su smartphone.
El conserje utiliza el smartphone para el reporting. Incluso las fotos pueden transferirse fácilmente desde el smartphone al software. Esto aumenta la transparencia y mejora la documentación de las tareas realizadas. Al mismo tiempo, permite el seguimiento en tiempo real del trabajo: en el momento en que una tarea se marca como completada, ImmoTrack la registra de inmediato.
Los pasos de trabajo no solo se registran y están disponibles digitalmente. Un algoritmo optimiza continuamente los tiempos de trabajo. A medio plazo, los procesos se gestionan así de forma digital. Disminuye el riesgo de que se olvide alguna tarea. El estado y el progreso se registran en tiempo real y aportan información valiosa.
Uso del flujo de trabajo digital: cómo proceder
La introducción de cualquier software requiere un esfuerzo inicial. Se amortiza rápidamente porque los beneficios son considerables. Todo empieza con el primer paso, en este caso, configurar el software de facility management.
Cada inmueble tiene características específicas. Usted introduce esta información en el software, sobre todo qué actividades se producen y con qué periodicidad. En otras palabras, crea un pliego de condiciones con todas las tareas para cada inmueble. Así sabe siempre qué promete a sus clientes.
En momentos de máximo estrés es fácil olvidar alguna tarea. Eso ya no puede ocurrir porque el software realiza el seguimiento de todas las tareas próximas. La ventaja decisiva es que el software no solo registra la tarea en sí, sino que también define y comunica cuándo vence.
También registra las competencias del personal en el software. Esto ayuda a distribuir paquetes de tareas entre empleados. El algoritmo integrado sugiere de inmediato una ruta adecuada hacia el lugar para el personal. Eso ahorra tiempo y nervios.
Flujo de trabajo digital: las ventajas de una conserjería digitalizada
Para que el software funcione, se requiere cierto trabajo preparatorio. Los beneficios que ofrece una vez en marcha son evidentes. Se benefician el personal operativo, los facility managers y los administradores, y al final también el cliente satisfecho. A continuación mostramos qué funciones facilitan el día a día.
Trabajo móvil sobre el terreno: cómo se beneficia el personal
Los pliegos físicos que debían imprimirse y firmarse para el reporting son cosa del pasado. Con la app móvil en un smartphone, los conserjes ven al instante qué obligaciones deben cumplir, cuándo y dónde. La app muestra a cada empleado sus próximas actividades con su urgencia.
Cuando el trabajo se completa, el personal lo documenta simplemente con una foto en la app. Si por algún motivo una tarea aún no está terminada, el empleado registra el estado correspondiente. Puede posponer tareas o asignarlas a un colega.
Las tareas no planificadas, por supuesto, también pueden registrarse directamente en la app. Para ello, el conserje utiliza un sistema de tickets o el helpdesk. Esto crea un historial transparente de qué tareas se realizaron, cuándo y por quién.
La orientación práctica del software se refleja en que pueden mantenerse distintos estados para tareas e inmuebles. En la práctica se ve que el estado de una tarea individual y el estado global de un inmueble no siempre coinciden. El GPS tracking ayuda al conserje a elegir la ruta más rápida hacia el siguiente inmueble, ahorrando tiempo y dinero. Además, el software agrupa actividades que pueden combinarse en una sola ruta.
Monitoring claro: lo que valoran los facility managers
Los facility managers deben dirigir, planificar y coordinar con flexibilidad; tirar planes por la borda forma parte del trabajo. En este contexto, cualquier herramienta que facilite el trabajo es bienvenida. Con ImmoTrack, utiliza dashboards que muestran de un vistazo qué ocurre en cada inmueble, incluido lo que aún no se ha completado.
La navegación facilita saltar de un inmueble a otro. También puede preparar y mostrar tareas por empleado con su estado correspondiente. O utilizar el mapa del entorno para ver dónde se encuentran actualmente sus empleados; el software utiliza un sistema de GPS tracking para ello.
Una función especialmente apreciada es el mapa de calor con sistema de semáforo. Le ayuda a ver rápidamente cuándo las tareas no se completan. El rojo señala necesidad inmediata de acción. Los trabajos sin terminar o los retrasos se muestran en rojo. Los facility managers pueden intervenir de forma rápida y específica antes de que surja un problema real.
Una parte clave del facility management es demostrar y optimizar la rentabilidad de un inmueble. Dado que el software registra muchos datos como tareas y periodos, estos pueden utilizarse en reporting. Un reporting basado en estos datos aporta insights, y solo con reporting sólido pueden derivarse medidas adecuadas.
Otro factor importante es el ahorro de tiempo. Una vez que el software está en uso, se eliminan las llamadas tediosas y largas. Los problemas no se comunican laboriosamente por teléfono: aparecen en el mapa de calor. Por supuesto, los problemas no desaparecen solos, pero su gestión y la búsqueda de soluciones se vuelven mucho más avanzadas.
Visión para el administrador: cómo se beneficia
Aunque el administrador no tenga que coordinar las intervenciones diarias del conserje, se beneficia de una visión clara. Por eso le gusta utilizar los datos en tiempo real. En el mapa del entorno se ve no solo dónde están los empleados, sino sobre todo el estado de las tareas individuales.
Estos datos pueden utilizarse cómodamente en informes. Con solo pulsar un botón, el administrador obtiene un estado por cada inmueble, una ventaja inestimable cuando un cliente llama con preguntas. También puede prepararse de forma óptima una reunión con el cliente.
Flujo de trabajo digital: para que el cliente quede satisfecho
No debemos olvidar a un actor: al final, el trabajo del sector inmobiliario y del facility management sirve para satisfacer al cliente. Cuando el trabajo se completa a tiempo y las incidencias se eliminan lo antes posible, el cliente se beneficia.
Cuando el trabajo se realiza siempre dentro de los plazos, esto no solo ayuda a preservar el valor del inmueble; los clientes no se quejan, lo que sobre todo ahorra desgaste. Los clientes valoran información fiable sobre cuándo se realizó cada tarea. Con ImmoTrack, esto se entrega en muy poco tiempo.
Las ventajas de la solución de ImmoTrack
Todos los implicados se benefician de usar ImmoTrack, y estos beneficios incluso pueden demostrarse con cifras. Los análisis del software en uso muestran que las reclamaciones pueden reducirse de media un 60%. Es una cifra significativa. Solo los clientes satisfechos siguen siendo clientes a largo plazo.
El esfuerzo administrativo disminuye casi un 20%. Sin software, se busca laboriosamente la causa de un problema. Registrar tareas de forma analógica y obtener feedback sobre el estado lleva tiempo y requiere mucho trabajo manual. Con software, esto se reduce drásticamente, con un impacto positivo en la productividad.
El uso de software y flujo de trabajo digital aumenta la productividad para todos los implicados. Las cifras muestran un aumento de alrededor del 25% porque disminuyen actividades que consumen tiempo, como escribir notas, buscar y ordenar. Una consulta rápida en el software o la app es mucho mejor que buscar un papel.
El flujo de trabajo digital también automatiza la planificación. El software genera automáticamente un planificador de rutas basado en el pliego de condiciones y el personal disponible. Esto permite un ahorro del 65% en el tiempo de planificación.
Estas son las ventajas del flujo de trabajo digital de un vistazo:
- Datos en tiempo real sobre el estado de las tareas de cada empleado
- Datos en tiempo real sobre el estado de las tareas por inmueble
- Comunicación sencilla mediante software y app
- Dashboards claros e informes
- Mapa de calor con función de semáforo
- Los datos de GPS tracking se integran en un mapa del entorno
- Flujos de trabajo más eficientes
- Menos reclamaciones de clientes
- Mayor productividad
- Planificación más rápida y sencilla
ImmoTrack: llevamos la gestión inmobiliaria al siguiente nivel
¿Está cansado de archivadores físicos del pliego de condiciones confusos? ¿Quiere optimizar procesos y trabajar con más eficiencia, para usted, sus socios, empleados y clientes? Entonces ImmoTrack AG es exactamente lo que necesita. Combinamos gestión inmobiliaria con soluciones de software modernas. Diga adiós al pliego físico y dé la bienvenida a una solución innovadora.
Utilice un software moderno y sencillo para mejorar sus procesos. Verá cómo las reclamaciones disminuyen significativamente. ¿Tiene preguntas sobre nuestro software? Póngase en contacto: estaremos encantados de compartir nuestra pasión con usted.
