Capitolati d’oneri con software per custodi automatico: digitalizzazione e generazione di compiti

Che cos’è un capitolato d’oneri e come lo usano i custodi con il software?

Un capitolato d’oneri descrive come l’appaltatore deve soddisfare le richieste del committente. Nel facility management, in particolare, l’ambito di attività è molto vario. Finora queste attività venivano annotate su carta. Con la digitalizzazione, l’IT sostituisce la forma cartacea.

Mentre nel capitolato dei requisiti (lastenheft) vengono raccolte le richieste del committente, il capitolato d’oneri descrive come tali requisiti vengono implementati. Nel capitolato d’oneri sono descritte tutte le attività necessarie.

Inoltre, nel capitolato d’oneri vengono registrati anche tutti i requisiti tecnici per l’esecuzione dell’incarico. A questi si aggiungono le condizioni quadro, ad esempio il tempo di lavoro richiesto.

Infine, il capitolato d’oneri serve anche alla garanzia di qualità. Nel capitolato digitale, tutti gli incarichi completati vengono confermati e documentati con foto. Il capitolato svolge quindi anche una funzione di documentazione.

Come viene digitalizzato il capitolato d’oneri?

Un software moderno di facility management consente la digitalizzazione del capitolato d’oneri. Le attività vengono poi generate automaticamente. È necessario soltanto inserire alcuni dati.

Al momento dell’assegnazione di un incarico, nel capitolato dei requisiti (detto anche catalogo dei requisiti) vengono annotati i compiti più importanti del committente: il tipo di attività, le tempistiche e gli obiettivi del lavoro. Questi dati vengono inseriti tramite il software nel capitolato d’oneri digitale.

Il programma determina poi automaticamente il piano di lavoro ottimizzato per ciascun custode sulla base dei tempi di percorrenza più brevi, delle risorse disponibili e delle competenze necessarie. Digitalizzando il capitolato d’oneri, il facility management risparmia molto denaro, tempo e lavoro di pianificazione. Anche i dipendenti ottengono rapidamente una panoramica delle attività imminenti.

Il software di ImmoTrack AG consente di digitalizzare il capitolato d’oneri includendo tutte le attività necessarie. Anche modifiche dell’ordine e richieste speciali dei clienti possono essere considerate molto rapidamente. Altrimenti l’appaltatore rischia di perdere tempo prezioso.

Oggi i capitolati d’oneri vengono digitalizzati con il supporto di un cosiddetto software CAFM. L’acronimo significa “Computer Aided Facility Management”. Il software di ImmoTrack AG può essere integrato facilmente in questo sistema.

Perché un custode dovrebbe usare un software?

Il facility management consiste in una grande varietà di attività. Gli aspetti tecnici, organizzativi ed economico-gestionali sono centrali. Nel complesso, i compiti di un facility manager sono molto differenti. Per mantenere una panoramica delle attività necessarie, è consigliabile utilizzare un software adeguato.

Un software per custodi serve soprattutto a digitalizzare e ottimizzare i workflow nel facility management. Consente di portare su un livello digitale capitolati specifici per immobile. Vengono registrati in modo efficace sia i criteri dell’immobile sia le attività ricorrenti. I facility manager possono pianificare, coordinare e controllare con precisione le proprie attività.

Il software per custodi è progettato per proporre automaticamente percorsi e interventi ideali. In questo modo anche i dipendenti hanno una buona panoramica delle attività da svolgere. ImmoTrack AG ha sviluppato questo tipo di software appositamente per il facility management moderno.

Quali funzioni include un software per custodi?

Ogni software include funzioni di base. Tra queste rientrano soprattutto funzioni che soddisfano i requisiti di legge, oltre ad aspetti organizzativi. Le funzioni più importanti di un software per custodi sono:

• Gestione degli immobili da seguire con le relative attività periodiche.
• Gli incarichi possono essere svolti digitalmente oppure spostati a un’altra data; il custode vede sempre le attività rimandate, quindi nulla può andare perso o essere dimenticato.
• Le attività possono, se necessario, essere assegnate ad altri dipendenti.

Inoltre, la reportistica e il sistema di documentazione rientrano tra le funzioni di base di un buon software di facility management.

Quali vantaggi porta il software al custode?

L’uso del software fa risparmiare innanzitutto molto tempo. Garantisce un workflow completo e digitale. Grazie all’automazione, la pianificazione manuale di percorsi e interventi diventa superflua. Il tempo che prima era necessario per queste attività può essere impiegato dai dipendenti per lavori importanti nella manutenzione stabili.

Inoltre, tutti i processi aziendali diventano più trasparenti e quindi più facili da controllare. Con i workflow digitali, il facility management può reagire molto più rapidamente ed efficacemente alle richieste dei clienti che cambiano. Il GPS tracking registra il tempo di lavoro effettivo per attività, così i dati storici possono essere considerati nella pianificazione. Questo crea un vantaggio competitivo sul mercato.

Con la digitalizzazione, il facility management è cambiato: il trend va verso un orientamento maggiore al cliente. Per questo i workflow digitali e la digitalizzazione del capitolato d’oneri sono requisiti essenziali per il successo di un’azienda di facility management.

I vantaggi più importanti di un software per custodi

Il software dovrebbe innanzitutto facilitare i processi di lavoro. Nel lungo periodo offre soprattutto i seguenti vantaggi decisivi:

• Meno reclami dei clienti.
• Meno visite in loco necessarie.
• Riduzione del carico amministrativo.
• Riduzione del consumo di carta.
• Minore tempo necessario per la pianificazione.
• Aumento della produttività.

Utilizzando il software per custodi di ImmoTrack AG, tutti i vantaggi del workflow digitale e dell’automazione vengono sfruttati in modo efficiente. Le attività vengono registrate in tempo reale su tutti gli immobili. In questo modo i facility manager dispongono di uno strumento per garantire trasparenza e controllo qualità ottimali.

Come si implementa il software per custodi?

La configurazione del software per custodi è molto semplice. I facility manager forniscono al software di ImmoTrack AG i dati necessari: informazioni sugli oggetti e sugli immobili. Anche le attività vengono rappresentate sotto forma di capitolato d’oneri digitale. Si aggiungono gli intervalli delle attività e le competenze dei dipendenti.

Per utilizzare la soluzione web, è sufficiente inserire alcuni dati nel sistema, tra cui:

• Dati sugli immobili
• Inserimento del capitolato d’oneri per il relativo immobile
• Assegnazione della periodicità delle attività
• Creazione dei profili dei dipendenti
• Assegnazione degli immobili ai dipendenti

Tutte le altre attività collegate vengono svolte automaticamente dal software ImmoTrack.

Ottimizzazione per dispositivi mobili

Come ovunque, anche con la digitalizzazione aumentano i requisiti verso un software. Non deve funzionare solo su un PC desktop, ma sempre di più su dispositivi mobili. Oggi lo smartphone è già un compagno quotidiano anche sul lavoro.

Per questo un buon software dovrebbe essere ottimizzato anche per l’uso su dispositivi mobili come tablet o smartphone. Il software per custodi di ImmoTrack AG soddisfa questi requisiti. Tramite un’app mobile, tutte le attività da svolgere diventano immediatamente visibili ai dipendenti.

Il capitolato digitale è sempre allineato alle attività specifiche di un immobile. Anche l’urgenza dell’incarico è subito visibile. Le attività già completate vengono confermate digitalmente e corredate da documentazione fotografica.

Il software per custodi: vantaggi per tutti i soggetti coinvolti

La soluzione digitale non porta vantaggi solo al facility manager, ma anche all’amministratore immobiliare. Inoltre, anche i dipendenti beneficiano di questa soluzione.

I facility manager traggono vantaggio dalla trasparenza offerta dal software per custodi. Una dashboard progettata in modo intelligente consente una panoramica costante su dipendenti, immobili e attività eseguite. Vengono mostrati sia lo stato del lavoro sia la posizione precisa dei singoli dipendenti.

I componenti che garantiscono questa trasparenza sono soprattutto la heatmap con sistema a semaforo, una mappa ambientale e l’indicatore di stato. Inoltre esistono diverse viste, esportazione dati mirata e reportistica.

In definitiva, anche i singoli dipendenti beneficiano della soluzione: dispongono di processi di lavoro strutturati grazie a un capitolato digitale. Possono consultare le attività tramite smartphone e mantenere sempre la visione d’insieme.

Cosa considerare prima di implementare un software per custodi?

L’implementazione di un software per il facility management comporta naturalmente dei costi. Inoltre entrano in gioco anche le risorse di personale. L’uso del software è intuitivo e facile da imparare.

Dal punto di vista tecnico, il software non deve essere compatibile con altri sistemi: quello di ImmoTrack si integra facilmente in sistemi esistenti. È adatto anche come complemento a un sistema CAFM già presente.

Il software ImmoTrack funziona su qualsiasi dispositivo ed è compatibile con molte piattaforme, tra cui:

• PC desktop tradizionali come applicazione web cloud
• Applicazioni iOS dalla versione 12.0
• Applicazioni iPad dalla versione 12.0
• Applicazioni Android dalla versione 5.0

Grazie alle app iOS e Android, il software può essere utilizzato senza problemi su tutti i moderni dispositivi mobili.

Il workflow digitale

La digitalizzazione del capitolato d’oneri migliora soprattutto il workflow. Registrando dati specifici, i dipendenti possono essere impiegati in modo mirato. Questo aumenta la produttività e fa risparmiare tempo e costi.

Con la gestione del workflow digitale, molti processi vengono automatizzati. Così i dipendenti ottengono più margine per altre attività. Non da ultimo, il facility management può coordinare meglio i processi di lavoro, dispone di maggiore trasparenza e i controlli diventano più semplici.

Il software di ImmoTrack AG registra tutti i dati in tempo reale. Con l’aiuto del GPS è possibile determinare le posizioni dei singoli dipendenti. Nel frattempo, questi hanno sempre accesso a tutti i dati di progetto necessari sullo smartphone.

Il facility management comprende aspetti economici, organizzativi e tecnici. Grazie alla digitalizzazione del capitolato d’oneri, si ottiene una visione olistica della situazione.

Capitolati digitali su misura

Con il software per custodi, ImmoTrack AG offre la possibilità di adattare i capitolati d’oneri a requisiti individuali. Questo è decisivo per facility manager, amministratori immobiliari e dipendenti.

Il capitolato d’oneri è l’elemento centrale nella gestione o amministrazione degli immobili. Elenca tutte le attività e le tempistiche necessarie. Il capitolato digitale ha il vantaggio di poter registrare dati specifici dell’immobile e bisogni individuali. Inoltre i dati possono essere consultati in qualsiasi momento e ovunque.

Con un capitolato digitale personalizzato, committenti e appaltatori risparmiano tempo e costi. Inoltre migliora anche il quality management. Gli amministratori immobiliari possono registrare in modo mirato anche attività ad hoc.

Queste attività possono anche essere classificate, ad esempio in reclami, incarichi speciali o servizio di reperibilità. ImmoTrack AG punta sempre sull’innovazione nel software per custodi. Per questo i capitolati digitali semplificano notevolmente i processi. Inoltre utilizziamo le tecnologie più recenti per dotare il software di funzioni pratiche e renderlo il più utile possibile.

Se siete interessati a una soluzione software di ImmoTrack AG per il facility management, avete diverse opzioni di contatto: modulo, telefonata ed e-mail. Inoltre, in una dimostrazione presso la nostra sede di Zurigo, saremo lieti di mostrarvi il funzionamento del nostro software per custodi. Offriamo anche account di test gratuiti, così potete convincervi personalmente. Potete registrarvi su https://www.immotrack.com/demo/.