Voici les avantages d’un planificateur automatisé d’interventions et d’itinéraires

Il offre une fonctionnalité relativement simple. Elle peut toutefois faciliter énormément le déroulement du travail pour les collaborateurs, les sous-traitants et les responsables du facility management. Les exigences imposées au facility management sont élevées. Les tâches sont complexes et couvrent tous les domaines de la maintenance des bâtiments et, souvent, aussi des espaces extérieurs.

À intervalles réguliers ou sur des périodes plus irrégulières, de nombreuses tâches de maintenance et de modernisation sont nécessaires. Beaucoup peuvent être planifiées à l’avance. Ces processus cycliques sont transformés, avec un logiciel comme ImmoTrack, en workflows digitaux.

La préparation manuelle, chronophage et sujette aux erreurs – par exemple la création de tableaux Excel difficiles à lire – appartient alors au passé. À la place, le système logiciel génère des plans de travail électroniques pour tous les domaines et pour chaque immeuble.

ImmoTrack a été développé par des praticiens expérimentés du facility management, spécifiquement pour les tâches et défis du quotidien. C’est aussi pour cette raison que le planificateur automatique d’interventions est intégré au système.

Avec le planificateur automatique d’interventions, vos collaborateurs sont guidés par les trajets les plus courts vers leurs différents lieux d’intervention. Toutes les étapes régulières à effectuer au cours d’une journée sont listées via le planificateur automatique.

Que devez-vous faire pour que le planificateur automatique d’interventions fonctionne sans accroc ?

Avant de mettre ImmoTrack en service, vous devez effectuer quelques préparatifs importants pour vos missions. Cela demande un peu d’effort au départ, mais vous facilitera nettement le travail à l’avenir.

Car ImmoTrack, comme tout logiciel d’aide, n’est bon que dans la mesure où les données saisies sont de qualité. Cela inclut par exemple la saisie de toutes les données pertinentes par immeuble suivi : les données de base de l’immeuble, ainsi que toutes les obligations contractuelles et leurs périodicités. Ces données correspondent à l’ancien cahier des charges papier :

• Tous les emplacements précis des immeubles
• Tous les travaux de maintenance, par exemple climatisation, systèmes de chauffage et de refroidissement ou ascenseurs, avec les intervalles de maintenance à respecter
• Des travaux d’entretien périodiques comme la taille des haies, la taille des arbres, la tonte, le service hivernal et le déneigement, le nettoyage des escaliers, etc. Leur périodicité peut varier et certaines tasks doivent en outre être effectuées en fonction des conditions météo.
• Les compétences des collaborateurs (internes et externes) et leur attribution à un immeuble

Le reste du travail de planification est ensuite pris en charge par l’application web. Il est donc d’autant plus important d’agir ici avec précision et méthode.

Comment un planificateur automatique d’interventions peut-il m’aider au quotidien ?

Une fois toutes ces données clés saisies dans le système, l’application web ImmoTrack prend en charge les étapes de planification suivantes. Pour une utilisation efficace et réussie du logiciel, il est donc absolument nécessaire de procéder de manière structurée et précise.

Autrefois, les cahiers des charges papier servaient d’instructions de travail et de base pour le reporting. Aujourd’hui, cela est piloté dans ImmoTrack via des workflows digitaux basés sur l’application web. Le collaborateur reçoit sur son smartphone sa liste de tâches, triée par urgence, générée par le planificateur automatique pour la journée. Une fois les tâches effectuées, il peut les documenter par photo et les transmettre directement au facility management.

Même lorsqu’une tâche n’a pas pu être réalisée, il renseigne un statut correspondant. Sur un emplacement, peu de tâches sont parfois nécessaires. Pour piloter efficacement les trajets optimaux, le route planner automatique entre en jeu : il calcule les trajets les plus courts d’un immeuble à l’autre.

Il tient compte aussi bien des domaines d’intervention et des compétences du collaborateur que de l’urgence des tâches. La combinaison du planificateur automatique d’interventions et du route planner automatique constitue ainsi un soutien idéal pour le facility manager.

Avec ses fonctionnalités, ImmoTrack va encore plus loin. Le logiciel libère l’utilisateur de l’effort consistant à créer ou compléter manuellement les itinéraires et les interventions des collaborateurs. Cela vaut également lorsque des workflows planifiés doivent être modifiés en raison d’événements imprévus.

Où se situent les avantages d’un planificateur automatique d’interventions et d’itinéraires ?

Le planificateur automatique d’interventions et le route planner automatique fonctionnent en continu en arrière-plan. Vous assurez ainsi en permanence que les ajustements nécessaires du plan de travail soient immédiatement détectés et mis en œuvre. Les tâches imprévues peuvent être saisies directement dans l’application web par le facility manager.

Le concierge peut également envoyer un message au système via l’application mobile. Pour cela, il utilise le système de tickets d’ImmoTrack. Le message est intégré aux workflows en fonction de sa périodicité et de son urgence. Il en résulte un historique transparent qui montre quand telle activité a été effectuée, à quel endroit et par quel collaborateur.

Voici les avantages du planificateur automatique d’interventions et d’itinéraires en un coup d’œil :

• Le GPS-Tracking aide le concierge à choisir l’itinéraire le plus rapide vers le prochain immeuble.
• Des trajets courts et efficaces font gagner du temps et de l’argent.
• Les activités sont regroupées et rassemblées en un seul itinéraire. Les compétences des collaborateurs sont prises en compte.
• Au-delà de la routine quotidienne, les tâches imprévues sont intégrées directement au planificateur automatique et traitées par ordre d’urgence via le système de tickets.
• Le traitement plus rapide des incidents imprévus contribue à la satisfaction des clients et des locataires.

Avec des données soigneusement saisies, profiter des avantages d’ImmoTrack à tous les niveaux

La clé d’un facility management réussi reste la flexibilité – même avec le soutien de workflows digitaux. Les tâches du facility manager consistent à planifier, piloter et coordonner les travaux à réaliser. Il évolue en outre dans un champ de tensions entre des intérêts différents.

ImmoTrack a été développé par et pour des praticiens

Le donneur d’ordre a des attentes et des exigences différentes de celles des locataires d’un bâtiment. Le législateur fixe des conditions-cadres à respecter, même si elles impliquent du temps et donc de l’argent. La difficulté est renforcée par la diversité et la complexité des domaines d’intervention.

S’ajoute le fait qu’en pratique, modifier des plans fait partie du quotidien. Face à des problèmes soudains, il faut réagir vite et avec souplesse. Dans ce contexte, tout outil qui facilite sensiblement le travail du praticien est bienvenu. C’est pourquoi nous avons développé ImmoTrack : un logiciel très proche du quotidien de ses utilisateurs.

Grâce à des fonctions supplémentaires comme le tableau de bord, vous avez à tout moment la possibilité de vérifier immédiatement le statut de chaque immeuble. Il affiche ce qui s’y passe à l’instant (tracking en temps réel), l’avancement des travaux et ce qui n’a pas encore été traité.

L’orientation terrain d’ImmoTrack se reflète dans des fonctionnalités pratiques qui apportent de la clarté et permettent une résolution rapide des erreurs. Un exemple, en plus du planificateur automatique d’interventions, est la heatmap avec son système de feux tricolores : elle informe rapidement lorsqu’une action est nécessaire. Les travaux non réalisés ou les retards sont signalés par un feu rouge.

Vous pouvez ainsi intervenir rapidement et de façon ciblée, et prévenir des problèmes plus importants. Avec des données bien entretenues, ImmoTrack aide efficacement les facility managers à préserver et optimiser la rentabilité d’un immeuble.

Grâce à de nombreuses fonctions d’assistance, les problèmes n’ont plus besoin d’être communiqués de manière chronophage par téléphone ou en personne. Les workflows deviennent plus transparents pour toutes les parties prenantes et sont transformés en processus modernes. Cela commence par la planification des tâches et va jusqu’au route planner automatisé. Un reporting clair et contraignant est également utile pour déclencher, si nécessaire, d’autres mesures.

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