Avec ce logiciel de facility management, vous gagnez du temps et de l’argent

C’est pourquoi ils connaissent précisément les exigences liées aux workflows dans ce domaine. Ils savent surtout à quel point une digitalisation intelligente, avec un système logiciel performant, facilite le travail. Cela vaut aussi bien pour les collaborateurs du facility management que pour les clients. Le logiciel aide à améliorer les workflows et à les rendre nettement plus transparents.

Cela signifie aussi la fin des cahiers des charges papier, où l’on perd rapidement la vue d’ensemble. Le spectre des tâches est varié : il exige non seulement des compétences et du savoir-faire, mais aussi beaucoup de coordination et de controlling. Pour digitaliser les processus et le workflow associé, le système logiciel doit être conçu de manière globale.

Il doit pouvoir enregistrer, modéliser et piloter tous les workflows et processus. Il doit également être extensible et pouvoir évoluer avec votre entreprise. C’est exactement notre objectif chez ImmoTrack. Il s’agit d’un outil de planification du travail entièrement automatisé, qui vous soutient, vous et vos équipes, de multiples façons dans vos missions.

Lors de son développement, nous avons cherché à intégrer notre longue expérience ainsi que les exigences de qualité élevées de nos clients. Grâce aux échanges réguliers, nous apprenons chaque jour et mettons tout en œuvre pour intégrer ces retours dans notre application. ImmoTrack devient ainsi un système logiciel intelligent pour mettre en œuvre des workflows automatisés.

Son utilisation est d’abord indépendante de votre niveau actuel de digitalisation. Nous savons en effet à quel point la digitalisation est déjà mise en œuvre de manière différente selon les entreprises. Mais une chose est claire pour toutes les entreprises du facility management : sans digitalisation via une solution IT praticable et de soutien, il sera impossible de générer du succès à l’avenir.

Que fait ImmoTrack en tant que logiciel de facility management ?

ImmoTrack vous aide à utiliser vos ressources de manière optimale et à augmenter sensiblement votre productivité. Cela concerne notamment la mission principale du facility management : la gestion et la préservation de la valeur d’un immeuble tout au long de son cycle de vie. Des aspects économiques et infrastructurels en font également partie.

Au cœur du quotidien opérationnel se trouvent la maintenance, l’entretien et la réparation de l’enveloppe du bâtiment et de ses équipements techniques. Cela va jusqu’aux appartements individuels. C’est aussi là que se situe le point de contact le plus fréquent entre locataires, collaborateurs de gestion et conciergerie : une interface qui influence aussi la réussite de l’entreprise de facility management.

Une chose est certaine : c’est là que le potentiel de conflit est le plus élevé, et que la majorité des réclamations trouvent leur origine. Toutes les activités associées peuvent être couvertes via ImmoTrack. Les missions des facility managers sont complexes. Selon l’objet, s’ajoutent de nombreuses tâches récurrentes, qui peuvent en plus varier selon les saisons. En tant que facility manager, vous n’êtes pas seulement lié par le contrat avec le client.

Vos tâches incluent le respect de toutes les obligations légales. Cela comprend des intervalles de maintenance réguliers sur des équipements techniques sensibles (chauffage, ascenseurs, systèmes de climatisation et d’énergie, etc.). Pour les contrôles et réceptions, plusieurs entreprises ou institutions doivent souvent être impliquées, et leur ordre d’intervention doit également être coordonné. Le volume de ces travaux périodiques de maintenance et d’entretien ne doit pas être sous-estimé. De plus, de nouvelles tâches s’ajoutent fréquemment, les lois changent ou les exigences sont modifiées.

Ces changements doivent aussi être intégrés aussi vite et simplement que possible dans le cahier des charges spécifique à l’immeuble de votre système de planification du travail. Ce sont des tâches planifiables en amont, dont le déroulement peut être optimisé grâce à un logiciel. En parallèle, il existe chaque jour une série de tâches largement imprévisibles : chauffages en panne, ascenseur bloqué, rupture de canalisation, etc. La liste des possibilités peut être très longue selon le projet.

Le système de facility management doit réagir vite et avec flexibilité

De tels incidents exigent une grande flexibilité, car ils sont généralement associés à une urgence. Le logiciel de facility management doit donc être suffisamment flexible pour réorganiser vos plans journaliers sans effort important. ImmoTrack met à disposition une série de fonctionnalités indispensables à un déroulement fluide, notamment dans ces situations. Grâce aux fonctionnalités suivantes, ImmoTrack apporte la transparence nécessaire pour chaque collaborateur et pour chaque tâche à exécuter :

• GPS-Tracking en temps réel de vos collaborateurs ainsi que des immeubles
• tableau de bord clair avec attribution des collaborateurs et statut des tâches attribuées
• contrôle en temps réel des activités terminées grâce à la documentation photo
• intégration simple de tâches supplémentaires non planifiées, attribution à (ou par) un collaborateur défini
• fonction calendrier pour une planification efficace des rendez-vous et du travail
• planificateur d’itinéraires optimisé

Ces fonctions ne facilitent pas seulement la replanification. Optimiser le traitement des interventions non planifiées, par exemple via le planificateur d’itinéraires, permet d’économiser du temps et des coûts. La progression du travail est documentée en continu et, en temps réel, transmise comme terminée à l’endroit approprié dans le système logiciel.

Les réclamations chronophages et gourmandes en ressources diminuent de manière démontrable grâce à ces fonctions. Vos collaborateurs sont ainsi toujours protégés et n’ont plus à se défendre contre des plaintes injustifiées. Grâce aux processus digitalisés, la qualité du travail augmente également. Et vous pouvez en apporter la preuve à tout moment via la documentation photo et les entrées de calendrier.

Préparatifs nécessaires pour utiliser efficacement le logiciel de facility management

Vous pouvez configurer ImmoTrack selon vos besoins. Pour cela, il est utile de réfléchir à l’avance aux paramètres qui comptent pour vous. Ensuite, vous saisissez dans le logiciel de facility management toutes les informations importantes concernant les immeubles dont vous avez la charge. Outre les données d’immeuble, cela concerne surtout vos obligations et périodicités définies par contrat ou par la loi (selon le cahier des charges).

Cela inclut également les différentes compétences des collaborateurs (internes et externes) et leur affectation à un immeuble précis. Il s’agit d’un effort unique, qui est rapidement rentabilisé. Le reste du travail de planification est ensuite pris en charge par l’application web. Il est donc d’autant plus important de procéder ici avec précision et réflexion.

Vous devez notamment enregistrer correctement les emplacements dans le système : chaque emplacement correspond à un immeuble. Pour chaque emplacement, l’entreprise de facility management doit exécuter une série d’activités périodiques – appelées tasks dans le système. Il s’agit par exemple du nettoyage des espaces communs comme la cave, la cage d’escalier ou le grenier au sein de l’emplacement.

S’y ajoutent des opérations de maintenance, par exemple sur les ascenseurs, la climatisation centrale, le chauffage central, etc. À l’extérieur, des travaux généraux de jardinage et d’entretien (tonte, taille des haies, etc.) sont réalisés en continu. La périodicité des tasks est souvent différente. Par exemple, la taille des haies est limitée à certaines périodes par des dispositions légales, afin de ne pas perturber la nidification de différentes espèces d’oiseaux.

Les écarts sont également intégrés automatiquement au plan de travail par ImmoTrack, au moment opportun, grâce à une saisie détaillée des données. Tous les contrats de prestation et de service conclus avec des entreprises spécialisées externes sont aussi enregistrés – par exemple pour des maintenances techniques sur les ascenseurs. Ces périodicités sont également intégrées au plan de travail par ImmoTrack.

Les fonctionnalités du logiciel de facility management ImmoTrack

Une fois la saisie des données terminée, vous profitez de multiples façons des fonctions du logiciel de facility management ImmoTrack. Sur la base des données enregistrées, les emplacements et les tâches sont reliés entre eux via des algorithmes. Le résultat : des plans de travail clairs pour les collaborateurs, les facility managers et les gérants immobiliers.

Les collaborateurs d’une entreprise de facility management se trouvent souvent sur différents sites et dans différents immeubles. Le travail mobile est donc un sujet essentiel. Via l’application, ils voient quelles activités ils doivent réaliser dans les immeubles. Comme indiqué plus haut, ces instructions de travail proviennent de la rubrique « périodicité » du cahier des charges.

Les activités saisies constituent l’ossature du plan de travail quotidien, dans un scénario idéal sans tâches imprévues. Les urgences sont immédiatement visibles ; chaque collaborateur peut marquer les travaux réalisés et les documenter par photo. Parmi les autres fonctions :

• reporter soi-même des activités
• marquer des activités non réalisées
• repérer les activités arrivées à échéance
• activités non planifiées (ad hoc)
• options de statut pour l’immeuble et l’activité

Le facility manager peut consulter ces informations via le tableau de bord. Il dispose ainsi, en temps réel, d’une vue d’ensemble complète du statut global actuel de tous les travaux dans les immeubles. Un système de feux tricolores et une heatmap attirent son attention sur différentes anomalies, par exemple : un concierge passe dans le rouge car il ne finira pas à temps, ou des tâches (tasks) non réalisées sans justification se mettent à clignoter. Le gérant immobilier profite également de cette transparence, jusqu’au statut des travaux par immeuble.

En plus de la vue rapide sur la carte d’environnement, il s’intéresse aux possibilités d’export de données et de reporting. Les collaborateurs bénéficient d’un déroulement de journée clairement structuré. La liste de tâches digitalisée, consultable sur smartphone, offre une vue à jour du plan quotidien. Les temps morts et les questions chronophages au bureau disparaissent presque totalement. Les travaux non planifiés peuvent également être pris en charge facilement.

Le logiciel de facility management soutient digitalement la gestion efficace des immeubles de demain

Avec ImmoTrack, vous exploitez efficacement et simplement les avantages d’un workflow digitalisé, optimisé et automatisé pour votre entreprise. Avec cette application, vous disposez de tous les avantages d’un workflow digitalisé, optimisé et automatisé. L’utilisation de ce système logiciel est en outre simple et efficace.

C’est une opportunité d’utiliser économiquement et de façon rentable une digitalisation qui ne cessera de progresser. Elle ne s’arrêtera pas à la gestion des bâtiments. Aujourd’hui encore, le degré de digitalisation varie fortement selon les entreprises actives en facility management. ImmoTrack est ici la bonne solution à plusieurs titres.

ImmoTrack facilite l’entrée dans le digital et évolue avec les exigences que vous souhaitez traiter numériquement. Vous cherchez peut-être un outil de planification du travail pertinent et entièrement automatisé pour compléter votre paysage logiciel existant. Vous avez besoin d’une solution qui vous offre un instrument digital simple et facile à utiliser ? Alors découvrez notre solution cloud et observez ImmoTrack au travail. Elle incarne une planification du travail digitale, orientée pratique, avec des fonctions et des formes d’affichage claires pour les facility managers et leurs équipes.

Vous obtenez en outre une transparence maximale grâce à des processus de travail digitalisés. Vous avez des questions sur ImmoTrack, souhaitez une présentation ou voulez découvrir les fonctionnalités pour vos besoins ? Appelez-nous ou envoyez-nous un e-mail. Nous vous présenterons volontiers notre système et toutes ses options lors d’un rendez-vous de conseil personnalisé. Vous saurez ensuite si ImmoTrack est le complément qui vous soutient au quotidien de manière pertinente et efficace.