Mit dieser Facility Management Software sparen Sie Zeit und Geld

ImmoTrack ist eine Facility Management Software, die aus der Praxis für die Praxis entwickelt und stetig verbessert wird. Der Firmengründer Ofer Becker war selbst lange Geschäftsleiter in einer Facility-Management-Organisation. Sein Mitarbeiter Avi Schwarz hat ihn von der Facility-Management-Organisation bis zur ImmoTrack AG begleitet und zur Mitgestaltung der ImmoTrack Software beigetragen.

Deshalb kennen sie die Anforderungen an die Arbeitsabläufe in diesem Geschäftsbereich genau. Vor allem wissen sie, wie sehr eine kluge Digitalisierung mit einem intelligenten Software-System die Arbeit erleichtert. Das gilt für alle Mitarbeitenden im Facility Management ebenso wie für den Kunden. Es unterstützt sie dabei, die Arbeitsabläufe zu verbessern und wesentlich transparenter zu machen.

Nicht zuletzt bedeutet es das Ende der physischen Pflichtenhefte, bei der man schnell auch den Überblick verliert. Denn das Aufgabenspektrum ist vielfältig und erfordert nicht nur Kompetenz und Sachverstand, sondern auch jede Menge Koordination und Controlling-Aufgaben. Will man die Prozesse und den damit verbundenen Workflow digitalisieren, muss das Software-System ganzheitlich angelegt sein.

Es sollte alle Abläufe und Prozesse erfassen, abbilden und steuern können. Ausserdem sollte es erweiterungsfähig sein und mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Genau das ist unser Ziel bei ImmoTrack. Es ist ein vollständig automatisiertes Arbeitsplanwerkzeug, das Sie und Ihre Mitarbeitenden bei Ihren Aufgaben in vielfacher Hinsicht unterstützt.

Bei seiner Entwicklung haben wir den Anspruch verfolgt, unsere langjährige Erfahrung ebenso einzubringen wie die hohen Qualitätsanforderungen unserer Kunden. Durch den regelmässigen Austausch lernen wir täglich hinzu und setzen alles daran, diese Anregungen in unsere Anwendung einzubringen. Das macht ImmoTrack zu einem intelligenten Software-System für die Umsetzung automatisierter Workflows.

Dabei ist sein Einsatz zunächst unabhängig vom Digitalisierungslevel, auf dem Sie sich derzeit befinden. Denn auch in diesem Zusammenhang ist uns bewusst, wie unterschiedlich gerade Digitalisierung in den verschiedenen Unternehmen bereits umgesetzt ist. Aber eins ist allen Unternehmen im Facility Management klar. Ohne Digitalisierung über eine praktikable und unterstützende IT-Lösung ist in Zukunft kein Erfolg mehr zu generieren.

Was leistet ImmoTrack als Facility Management Software?

ImmoTrack unterstützt Sie dabei, Ihre Ressourcen optimal einzusetzen und Ihre Produktivität spürbar zu steigern. Das betrifft insbesondere die Hauptaufgabe des Facility Managements: die Verwaltung und Werterhaltung der Immobilie über ihren Lebenszyklus. Dazu gehören auch betriebswirtschaftliche und infrastrukturelle Aspekte.

Ganz oben im Tagesgeschäft steht die Wartung, Instandhaltung und Reparatur von Gebäudehülle und seiner technischen Ausstattung. Dieser Bereich geht bis in die einzelnen Wohnungen hinein. Hier befindet sich gleichzeitig der häufigste Berührungspunkt zwischen Mietern, Verwaltungsmitarbeitern und Hauswartung. Er ist eine Nahtstelle, die auch über den Erfolg des Facility Management Unternehmens entscheidet.

Denn eins ist gewiss: Hier besteht das grösste Konfliktpotenzial, und die meisten Beschwerden haben hier ihre Ursache. Alle damit verbundenen Tätigkeiten können über ImmoTrack abgedeckt werden. Die Aufgaben von Facility Managern sind komplex. Je nach Objekt kommt eine ganze Reihe von turnusgemässen Aufgaben hinzu, die saisonal zudem unterschiedlich sein können. Dabei sind Sie als Facility Manager nicht nur an den Vertrag mit dem Kunden gebunden.

Zu Ihren Aufgaben gehört es, alle gesetzlich vorgeschriebenen Auflagen zu erfüllen. Dazu zählen regelmässige Wartungsintervalle an sensiblen technischen Geräten wie Heizungsanlage, Aufzüge, Klima- und Energiesysteme und vieles mehr. In die Abnahme der Geräte müssen meist mehrere Unternehmen oder Institutionen einbezogen werden, deren Arbeitsreihenfolge es ebenfalls zu koordinieren gilt. Die Menge dieser turnusgemässen Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten ist nicht zu unterschätzen. Zudem kommen häufig neue Aufgaben hinzu, Gesetze ändern sich, oder Auflagen werden modifiziert.

Auch diese Änderungen müssen so schnell und unkompliziert wie möglich in das liegenschaftsspezifische Pflichtenheft Ihres Arbeitsplansystems einfliessen. Dies sind Aufgaben, die im Vorfeld planbar und über eine entsprechende Software im Hinblick auf die Abläufe optimiert werden können. Daneben gibt es täglich eine Reihe von Aufgaben, die zumindest weitgehend unvorhersehbar sind. Man denke an defekte Heizungen, einen streikenden Aufzug oder einen Wasserrohrbruch. Die Liste der Möglichkeiten kann je nach Projekt recht lang sein.

Das Facility Management System muss flexibel und schnell reagieren

Allein solche Zwischenfälle erfordern ein hohes Mass an Flexibilität, denn sie sind in der Regel mit einer Dringlichkeit verbunden. Hier muss auch die Facility Management Software flexibel genug sein, um Ihre Tageseinsatzpläne ohne viel Aufwand entsprechend neu zu organisieren. ImmoTrack stellt eine Reihe von Funktionalitäten zur Verfügung, die gerade in diesen Fällen für den reibungslosen Ablauf unerlässlich sind. ImmoTrack schafft durch folgende Features die erforderliche Transparenz für jeden Mitarbeitenden und für jede zu erledigende Arbeit:

• GPS-Tracking Ihrer Mitarbeitenden sowie Liegenschaft in Echtzeit
• Übersichtliches Dashboard mit Zuordnung der Mitarbeitenden und Status der zugeteilten Arbeiten
• Echtzeit-Kontrolle der abgeschlossenen Tätigkeiten per Fotodokumentation
• Problemloser Einschub unplanmässiger zusätzlicher Aufgaben, Zuweisung an oder durch einen bestimmten Mitarbeitenden
• Kalenderfunktion für effiziente Termin- und Arbeitsplanung
• Optimierter Routenplaner

Mit diesen Funktionen wird Ihnen nicht nur die Umplanung erleichtert. Die Optimierung der Abwicklung von unplanmässigen Einsätzen beispielsweise durch den Routenplaner spart Zeit und Kosten ein. Der Arbeitsfortschritt ist laufend dokumentiert und wird in Echtzeit als abgeschlossen an die entsprechende Stelle im Software-System übertragen.

Zeit- und ressourcenintensive Reklamationen lassen mit diesen Funktionen nachweisbar nach. Ihre Mitarbeitenden sind so immer auf der sicheren Seite und müssen sich nicht mehr gegen ungerechtfertigte Beschwerden zur Wehr setzen. Dank der digitalisierten Prozesse steigt auch die Arbeitsqualität. Sie wiederum können diese jederzeit per Fotodokumentation und Kalendereintrag nachweisen.

Erforderliche Vorarbeiten für den effektiven Einsatz der Facility Management Software

Sie können ImmoTrack individuell nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Dazu sollten Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über die Parameter machen, die für Sie wichtig sind. Dann geben Sie alle wichtigen Informationen zu den von Ihnen betreuten Liegenschaften in die Facility Management Software ein. Dazu gehören neben den Liegenschaftsdaten vor allem Ihre vertraglich oder gesetzlich festgeschriebenen Pflichten und Periodizitäten (laut Pflichtenheft).

Auch die verschiedenen Kompetenzen der Mitarbeitenden (intern und extern) und ihre Zuteilung an eine bestimmte Liegenschaft zählen dazu. Hierbei handelt es sich um einen einmaligen Aufwand, der sich jedoch schon nach kurzer Zeit bezahlt macht. Den Rest der Planungsarbeiten übernimmt dann die Web-Anwendung für Sie. Umso wichtiger ist es also, an dieser Stelle möglichst präzise und durchdacht vorzugehen.

So sollten Sie die Standorte korrekt in das System einspeisen. Dabei entspricht der Standort jeweils einer Liegenschaft. Innerhalb dieses Standortes hat das Facility Management Unternehmen eine Reihe von periodischen Aktivitäten, im System als Tasks bezeichnet, abzuarbeiten. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Reinigung der öffentlichen Flächen wie Keller, Treppenhaus oder Dachboden innerhalb des Standortes.

Hinzu kommen Wartungsarbeiten, etwa für Aufzugsanlagen oder zentrale Klimaanlage, Zentralheizung etc. Auf den Aussenflächen fallen kontinuierlich allgemeine Garten- und Pflegearbeiten wie Rasen- oder Heckenschnitt an. Dabei ist die Periodizität der einzelnen Tasks oft unterschiedlich. So ist der Heckenschnitt über gesetzliche Verordnungen auf Zeiten limitiert, da keine Brutaktivitäten verschiedener Vogelarten stattfinden.

Auch Abweichungen werden bei detaillierter Dateneingabe zum richtigen Zeitpunkt durch ImmoTrack automatisch in den Arbeitsplan übernommen. Erfasst werden zudem alle Dienstleistungs- und Serviceverträge mit externen Fachbetrieben, die aus technischen Gründen Wartungsarbeiten wie an der Aufzugsanlage übernehmen. Diese Periodizitäten werden dann von ImmoTrack ebenfalls in den Arbeitsplan eingelastet.

Die Funktionalität der Facility Management Software ImmoTrack

Wenn die Dateneingabe erledigt ist, profitieren Sie in vielfacher Hinsicht von den Funktionen der Facility Management Software ImmoTrack. Anhand der erfassten Datenbestände werden die Standorte und Aufgaben über Algorithmen miteinander verknüpft. Das Ergebnis sind übersichtliche Arbeitspläne für Mitarbeitende, Facility Manager und Immobilienbewirtschafter.

Die Mitarbeitenden eines Facility-Management-Unternehmens halten sich oft an und in den verschiedenen Liegenschaften auf. Daher ist mobiles Arbeiten ein ganz wichtiges Thema. Über die App sehen sie, welche Tätigkeiten sie an den Liegenschaften zu erledigen haben. Diese Arbeitsanweisungen resultieren, wie bereits erwähnt, aus dem Pflichtenheft Rubrik Periodizität.

Die dort erfassten Tätigkeiten bilden das Grundgerüst des täglichen Arbeitsplans als Best-Case-Variante ohne unvorhersehbare Aufgaben. Dringlichkeiten sind sofort erkennbar, jeder Mitarbeitende kann erledigte Arbeiten kennzeichnen und per Foto dokumentieren. Weitere Funktionen sind:

• Tätigkeiten selber verschieben
• Nicht erledigte Tätigkeiten kennzeichnen
• Tätigkeiten erkennen, die verfallen
• Unplanmässige (Ad-hoc-)Tätigkeiten 
• Statusoptionen für Liegenschaft und Tätigkeit

Der Facility Manager kann diese Informationen mittels Dashboard einsehen. Er hat damit in Echtzeit einen lückenlosen Überblick über den aktuellen Gesamtstatus aller Arbeiten an den Liegenschaften. Er wird anhand eines Ampelsystems und einer Heatmap auf verschiedene Ungereimtheiten aufmerksam gemacht wie z.B. Hauswart kommt in den roten Bereich, da er nicht mehr zeitig fertig wird oder Tätigkeiten (Tasks) die unbegründet nicht erledigt wurden blinken auf. Auch der Immobilienbewirtschafter profitiert von der transparenten Funktions- und Darstellungsweise bis hin zum Status der Arbeiten pro Liegenschaft.

Neben dem schnellen Überblick auf der Umgebungskarte ist er an der Möglichkeit des Datenexports und des Reportings interessiert. Die Mitarbeitenden können sich über einen klar strukturierten Tagesablauf freuen. Die digitalisierte Aufgabenliste liefert per Smartphone einen aktuellen Überblick über den Tagesplan. Leerlaufzeiten sowie zeitraubende Rückfragen im Büro entfallen fast vollständig. Auch unplanmässige Arbeiten können unkompliziert entgegengenommen werden.

Facility Management Software unterstützt die effektive Hausverwaltung der Zukunft digital

Mit ImmoTrack nutzen Sie die Vorteile eines digitalisierten, optimierten und automatisierten Workflows für Ihr Unternehmen effektiv und einfach. Sie verfügen mit dieser Anwendung über alle Vorteile eines digitalisierten, optimierten und automatisierten Workflows für Ihr Unternehmen. Der Einsatz dieses Softwaresystems ist zudem einfach und effektiv.

Dies ist eine Chance, die zweifellos weiter fortschreitende Digitalisierung wirtschaftlich und profitabel zu nutzen. Denn Sie wird auch vor der Verwaltung von Gebäuden nicht Halt machen. Noch ist der Grad der Digitalisierung in Unternehmen, die sich mit Facility Management beschäftigen, sehr unterschiedlich. Hier ist ImmoTrack in mindestens doppelter Hinsicht die richtige Lösung.

Es ermöglicht einen leichten Einstieg und wächst mit den Anforderungen, die Sie digital abwickeln möchten. Vielleicht suchen Sie ein sinnvolles, vollständig automatisiertes Arbeitsplanwerkzeug zur Abrundung Ihrer bestehenden Software-Landschaft. Sie benötigen eine Lösung, die Ihnen ein einfaches und leicht zu bedienendes digitales Instrument bietet? Dann sollten Sie unsere Cloud-basierte Lösung ImmoTrack kennenlernen. Sie verkörpert eine praxisgerechte digitale Arbeitsplanung mit übersichtlichen Funktionen und Darstellungsformen für Facility Manager und ihre Mitarbeitenden.

Des Weiteren erreichen Sie maximale Transparenz dank digitalisierter Arbeitsprozesse. Sie haben Fragen zu ImmoTrack, wünschen eine Präsentation oder möchten die Funktionalität für Ihre Anliegen kennenlernen? Dann melden Sie sich telefonisch oder schicken Sie uns eine E-Mail. Wir stellen Ihnen unser System mit all seinen Optionen gerne in einem persönlichen Beratungstermin vor. Danach wissen Sie, ob ImmoTrack für Sie die Ergänzung ist, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit sinnvoll und effektiv unterstützt.