ImmoTrack als optimale Ergänzung zum herkömmlichen CAFM System

Wie alle anderen Branchen hat die Digitalisierung auch im Facility Management Einzug gehalten. Natürlich ist der Digitalisierungsgrad sehr unterschiedlich. Grundsätzlich sind heute CAFM Systeme (Computer Aided Facility Management Software) als landläufige Lösung für das Gebäudemanagement zu betrachten. Mit ImmoTrack bieten wir unseren Kunden ein ergänzendes Praxis-Tool an. Es ist ein komplett automatisiertes Werkzeug für die digitale Arbeitsplanung, mit der es gelingt, Kundenreklamationen deutlich zu reduzieren und die Arbeitsproduktivität zu steigern.

Warum ein CAFM System heute im Facility Management überlebenswichtig ist

Bei jedem, der sich ohne besondere Branchenkenntnisse erstmals mit Facility Management beschäftigt, löst es spezifische Bilder und Vorstellungen aus. Diese sind häufig sehr unterschiedlich. Je nach eigener beruflicher Erfahrung stehen entweder betriebswirtschaftliche, technische oder organisatorische Aufgabenbereiche im Fokus. Eine umfassende Sicht auf die Ganzheitlichkeit der Aufgabenstellung ist eher selten.

Natürlich begleiten technische Aspekte das Gebäude über seinen gesamten Lebenszyklus. Zunächst sind Planung und Erstellung zu leisten. Dann folgen in der gesamten Phase der Gebäudenutzung vor allem Aufgaben für Instandhaltung, Renovierung oder Umbau. Am Ende der Nutzungsdauer setzen Abriss sowie die fachgerechte Entsorgung oder das Recycling der Gebäudeteile den Schlusspunkt. Parallel dazu laufen in allen drei Phasen des Gebäudezyklus betriebswirtschaftliche und organisatorische Prozesse ab.

Sie sorgen einerseits für den erforderlichen Geldfluss und andererseits für die möglichst reibungslosen Abläufe aller technischen Massnahmen. Während der ganzen Zeit müssen im Gebäude selbst eine ganze Reihe unterschiedlicher Prozesse funktionieren. Kaufleute stellen die betriebswirtschaftlichen Aspekte sicher. Techniker sorgen für Anlagenwartungen, Funktionalität von Fenstern und Türen, Beleuchtungsanlagen, Sicherheitssystemen etc. Organisatorische Aufgaben liegen unter anderem in Dienstleistungen wie Flächenreinigung oder Gebäudereinigung, gegebenenfalls auch in Security oder Catering.

Zusammengefasst ergibt sich ein ganzes Füllhorn mit verschiedenen Aufgaben. Was sich hinter dem Begriff Facility Management verbirgt, ist viel mehr, als man auf den ersten Eindruck hin vermutet. Eine Einzelbetrachtung der Aufgaben ist kaum möglich und auch nicht sinnvoll. Gefragt ist die ganzheitliche Betrachtungsweise, ohne die dieses System nicht funktionieren kann. Mit einem CAFM System können diese Prozesse deutlich optimiert werden. Einsparpotenziale von bis zu 30 Prozent sind bereits nachgewiesen. 

Was zeichnet ein modernes CAFM System aus, und wo muss es den Kunden unterstützen?

Ein CAFM System ist die digitale Plattform für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche eines Unternehmens der Immobilienverwaltung beziehungsweise im Facility Management. Dazu gehören Punkte wie die gesetzeskonforme Instandhaltung, die Organisation wiederkehrender Prüfungen, die gesetzliche Dokumentationspflicht, Buchhaltungsanforderungen, Reporting etc. wichtig ist auch die Kompatibilität mit vorhandenen Software-Lösungen. 

Nicht zuletzt muss das System auch individuelle Anforderungen abdecken. Das betrifft die Bereitstellung von Schnittstellen zu Spezialanwendungen, Systemen wie CAD-Programmen oder das Monitoring und die Reduktion des Energieverbrauchs. Um Digitalisierung wirklich umzusetzen, sollten alle Anwendungen problemlos miteinander kommunizieren und funktionieren.

Ein ganz wichtiger Aspekt ist auch die Flexibilität des CAFM Systems. Unternehmensstrategisch betrachtet, haben sich modulare Versionen besonders bewährt. Sie können je nach Bedarf erweitert werden. So kann das Unternehmen mit einer kleineren Lösung starten und diese je nach wachsenden Anforderungen um die entsprechenden Module ergänzen. 

Inzwischen ist allen bewusst, dass ein effizientes Gebäudemanagement ohne integrierte IT-Systeme heutzutage kaum noch durchführbar ist. Allerdings werden immer noch ältere Einzellösungen eingesetzt, die langfristig keinen Erfolg versprechen. Das gilt für alle Organisationen und Unternehmen, die Immobilien verwalten. Dazu gehören kommunale Verwaltungen, private oder kommunale Wohnungsbaugesellschaften, Industrie- oder Handelsunternehmen und Banken ebenso wie spezialisierte FM-Betriebe. 

Wenn wir von einem ganzheitlichen Ansatz ausgehen, sprechen wir von CAFM Systemen mit technischen und organisatorischen Komponenten. Aus bautechnischer Sicht muss der Bestand lückenlos erfasst werden können. Zudem müssen die Wechselbeziehungen von durchgeführten Massnahmen und Nutzen im System transparent dargestellt sein. Die Funktionalität der Features bei allen organisatorischen Aspekten muss die gängigen betriebswirtschaftlichen Teilbereiche im Gebäudemanagement abbilden können. 

CAFM Systeme basieren auf Datenbanken

Die Basis von CAFM Systemen sind Datenbanken. Idealerweise sind sie gut modelliert und offen. Redundante Daten sollten nicht geführt werden, um Systemfehler zu vermeiden. Der Aufbau der Datenbanken gliedert sich in verschiedene Teile, die von System zu System abweichen können. In den Datenbanken sind alle Standorte erfasst, die geografisch und auch geometrisch definiert werden.

Der kleinste Standort ist beispielsweise ein Zimmer im Immobilienobjekt. Aber auch Parkplätze, Wege oder Grünbereiche werden als Standorte definiert. Sie bilden die kleinsten Einheiten, die in der Datenbank gespeichert sind. Diese Standorte werden auf der nächsten Ebene zu logischen Einheiten wie Wohnungen und Stockwerken. Eine Ebene darüber erfolgt eine weitere Zusammenfassung zu einem Gebäude.

Wieder eine Stufe höher können mehrere Gebäude zu einer Parzelle zusammengefasst werden, was dann eine Sektion ergibt. Alle hier festgelegten Strukturen sollten flexibel und auch später noch veränderbar sein. Für das Facility Management bewegen sich an diesen Standorten Personen, die hier spezifische Arbeiten zu erledigen haben. Das können interne oder externe Mitarbeiter sein wie etwa:

• Hausmeister
• Gärtner
• Reinigungskräfte
• Handwerker
• Mitarbeiter von Sicherheitsfirmen

Sie werden wiederum der jeweiligen Organisation zugeordnet, für die sie tätig sind. An diesen Standorten bewegen sich Personen, die entweder zur eigenen Organisation oder zu externen Organisationen gehören. Diese Personen sind also mit einer Organisation zu verknüpfen. Damit bilden auch sie einen wichtigen Bestandteil der Datenbanken.

Intelligente Arbeitsplanung mit ImmoTrack rundet CAFM Systeme ab

Dies ist die Stelle, an der die Theorie der Datenbankstrukturen auf den betrieblichen Alltag trifft. Hier befinden sich in mehrfacher Hinsicht die Schnittstellen von Eigentümer, Mieter, Mitarbeitenden und Facility Management. ImmoTrack ist ein vollständig automatisiertes und kontinuierlich optimiertes Arbeitsplanungswerkzeug für alle anfallenden FM-Aufgaben.

Dabei deckt es die Ansprüche der verschiedenen Personen ab, die an diesem Prozess beteiligt sind. Wir haben ImmoTrack als ein Werkzeug aus der Praxis für die Praxis entwickelt, und das merkt man ihm an. Als Entwickler waren wir selbst im FM aktiv und kennen die Anforderungen und Herausforderungen der Branche gut. ImmoTrack ist nah an den hohen Anforderungen unserer Kunden orientiert.

Durch die intelligenten Strukturen der Software können Sie als FM-Verantwortlicher mit Ihren Mitarbeitenden die Reklamationen Ihrer Kunden deutlich senken. Ressourcen werden viel effizienter eingesetzt, und nicht zuletzt wird die Produktivität gesteigert. Im Branchendurchschnitt werden 30 Prozent der zugeteilten Arbeiten gar nicht oder nicht korrekt ausgeführt.

Das liegt unter anderem daran, dass Arbeitsprozesse trotz fortschreitender Digitalisierung häufig immer noch analog erteilt werden. Schon deshalb sind sie schwer kontrollierbar. Die Folge ist eine grosse Zahl von Beschwerden. Deren Bearbeitung bindet wiederum Ressourcen – entweder um zu ermitteln, ob die Beschwerde gerechtfertigt ist, oder um nachzubessern. Schnell entsteht eine negative Spirale, die Facility-Manager Immobilienbewirtschafter, Mitarbeitende und die Mieter betrifft. 

Für uns stellt ImmoTrack als Erweiterungstool die Möglichkeit dar, den Weg des Facility Management in die Zukunft zu unterstützen. Gleichzeitig ist bei unserem Wirken der Schutz der Mitarbeitenden besonders wichtig. ImmoTrack gewährleistet über digitalisierte Arbeitsprozesse einen systematischen Ablauf. Die Dokumentation über Fotos ermöglicht eine Qualitätssteigerung. Kundenbeschwerden reduzieren sich so automatisch – nachweislich um bis zu 60 Prozent. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden vor ungerechtfertigten Vorwürfen geschützt. 

Transparenz der Arbeitsprozesse mit Hilfe von ImmoTrack

Mit ImmoTrack bieten wir unseren Kunden eine praxisorientierte Software, die schon heute das Facility Management der Zukunft ermöglicht. Dafür nutzen wir die Vorteile des digitalisierten, optimierten und automatisierten Workflows. Sie können ihr liegenschaftsbezogenes Pflichtenheft ebenso digitalisieren wie die entsprechenden Spezifika. 

Sie erfassen die Periodizität bestimmter Tätigkeiten und planen sie sinnvoll und effizient ein. Die Algorithmen von ImmoTrack unterstützt sie bei der Routenplanung ihrer Mitarbeitenden. Die erfassten Tätigkeiten und Anliegen werden lückenlos auf das Smartphone übermittelt. Transparenz und Qualitätskontrolle erhalten sie über das GPS-Tracking, dass die Tätigkeiten pro Liegenschaft in Echtzeit an sie übermittelt. 

Bei der Einrichtung von ImmoTrack müssen sie Daten der Liegenschaften einmalig in das System einspeisen/erfassen. Dazu zählen auch die damit verbundenen Pflichtenhefte mit den periodischen Tätigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden. Es können hier einzelne oder mehrere Liegenschaften einem bestimmten Mitarbeitenden als Hauptverantwortlichen zugeteilt werden. Dieser Initialaufwand ist erforderlich, um alle Software-Vorteile zu nutzen und das CAFM System effektiv zu ergänzen. 

Was muss ein CAFM System leisten, um alle Bereiche des Facility Managements effektiv zu unterstützen?

Wie bereits beschrieben, ist die Bandbreite der Aufgaben im Facility Management ausgesprochen gross. Jeder dieser Bereiche unterliegt zudem eigenen Regeln und Gesetzmässigkeiten. Unterstützende CAFM Software wie ImmoTrack muss also sehr flexibel sein.

Um den Facility Manager und seine Mitarbeitenden zu entlasten, muss das CAFM System jede periodische Aktivität – sogenannte Tasks – liegenschaftsbezogen abbilden. Alle erforderlichen Daten wie Fristen, Wartungsintervalle, gesetzliche Vorgaben etc. werden pro Liegenschaft in die Datenbank eingegeben. Daraus generiert die Software dann sinnvolle Arbeitspläne und eine logische Routenplanung.

Das alles ist völlig problemlos, wenn alle Planungen wie gewünscht eintreten. Sobald jedoch Verzögerungen oder Verschiebungen auftreten, muss das System entsprechend reagieren und die Planung schnellstmöglich aktualisieren. Das geschieht bei ImmoTrack permanent und in Echtzeit.

Um die Parameter in allen Tätigkeitsbereichen auch parallel umzusetzen, ist bei CAFM Software äusserste Flexibilität gefragt. Denn es müssen sehr unterschiedliche Einflüsse berücksichtigt werden, um die Arbeiten vertragsgemäss zu erledigen. So gibt es beispielsweise einen grossen Unterschied zwischen Arbeiten, die innerhalb der Immobilie erledigt werden, und denen an der Aussenanlage.

Wie hilft eine CAFM Software bei unplanmässigen Tasks?

Bei den Aussenanlagen kommt mit der Witterung ein weiterer und mitunter unkontrollierbarer Faktor hinzu. Das ist etwa der Fall, wenn der Winterdienst zu den Dienstleistungen gehört. Bei einem plötzlichen Schnee- oder Eisaufkommen sind diese Tasks zu priorisieren. Je nach Personalstand kann es dann zu zeitlichen und personellen Umschichtungen kommen.

Nicht immer sind davon nur die üblicherweise dafür zuständigen Mitarbeitenden gefragt, sondern das gesamte Team. Die an anderer Stelle pausierten Arbeiten müssen dann wieder neu eingelastet werden.

Ähnlich verhält es sich bei Räumarbeiten nach Starkregen, Hagel oder schweren Gewittern. Sie können volllaufende Keller hervorrufen oder gravierende und gefährliche Schäden am Baumbestand hinterlassen. Auch hier ist schnelles und entschlossenes Handeln gefragt.

Mit der CAFM Software von ImmoTrack bleibt dies ein temporäres Problem, das sich schnell kompensieren lässt. Die Arbeitspläne werden entsprechend abgeändert und stehen den Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Jeder weiss direkt, was er an welcher Stelle zu tun hat und wie er dorthin kommt. So profitieren auch die Mitarbeitenden von einem jederzeit strukturierten Arbeitsablauf.

ImmoTrack – mobiles Arbeiten leicht gemacht

Über eine Mobile-App erhalten die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplan und können damit schnell Einsatzort und Art der Aufgabe erkennen. Berücksichtigt sind im Arbeitsplan alle Tätigkeiten mit den entsprechenden Periodizitäten. Auch Ad-hoc-Arbeiten, die über das Notfall-Management mit Ticket-System hereinkommen, werden immer aktuell in den Arbeitsplan eingebaut.

Die Mitarbeitenden dokumentieren ihrerseits über Statusmeldungen den Stand der Dinge und können Tätigkeiten als erledigt kennzeichnen. Als Dokumentation ihrer getätigten Arbeiten  wird mit dem Smartphone ein Foto vom Einsatzort hochgeladen. Ausserdem haben sie die Möglichkeit, Tätigkeiten selbst an einen von ihnen gewählten Termin zu verschieben. Dies ist praktisch, wenn z.B. ein Einsatz länger dauert als geplant. Arbeiten, die nicht erledigt wurden, können sie kennzeichnen.

Monitoring und Reporting bringt Transparenz für Facility Manager und Immobilienbewirtschafter

Über das innovative Dashboard verfügt ImmoTrack über eine ausgefeilte Darstellung der verschiedenen Arbeitspläne und deren Fortschritt bei der Abarbeitung. FM-Manager können zwischen den Liegenschaften navigieren und die Tätigkeiten der Arbeitspläne oder die Tätigkeiten pro Mitarbeitendem filtern. Die Umgebungskarte zeigt in Echtzeit die Standorte von Liegenschaften, Mitarbeitern sowie deren Auftragsstatus.

Vorteile für Immobilienbewirtschafter, Facility Manager und Mitarbeitende

Immobilienbewirtschafterkönnen in ImmoTrack alle Liegenschaften in einem einzigen Tool von  mehreren Facility-Management-Unternehmen verwalten. Das Tool gewährt ihnen den Statusüberblick in Echtzeit und die problemlose Eingabe und Beauftragung unplanmässiger Aufgaben. Auch ein digitalisiertes Reporting mit allen aktuellen Statusmeldungen gehört dazu. Für das Facility Management ermöglicht es ImmoTrack, Arbeitszeit effektiv zu nutzen und sich selbst eine Menge Vor-Ort-Besuche zu ersparen.

Kontrollfunktionen in Echtzeit mit Fotodokumentation, GPS-Tracking und das übersichtliche Dashboard sorgen für Qualitätskontrolle und lückenloses Dokumentieren der Tätigkeiten. Mit ImmoTack verfügen Sie über ein äusserst effektives Planungsmodul über mehrere Monate für den täglichen Arbeitseinsatz. Sein Reporting kannan das CAFM System übertragen und dort weiter verwendet werden. Aber auch die Mitarbeitenden im Facility Management profitieren. Der Arbeitsablauf ist über das digitalisierte Pflichtenheft strukturiert.

Auf dem Smartphone können sie durch die Tätigkeiten navigieren und haben so stets den Überblick. Über die Fotodokumentation werden Reklamationen um bis zu 60 Prozent gesenkt, die Wartungsqualität gleichzeitig um 50 Prozent gesteigert. Ausserdem bietet ihnen die Software die Möglichkeit, selbst Tätigkeiten zu verschieben oder an einen anderen Mitarbeiter weiterzugeben. ImmoTrack ist als Software auf verschiedenen Plattformen einsetzbar. Sie funktioniert als Cloud-basierte Webanwendung, als Applikationen für iOS und iPad ab Version 12 bzw.

Android ab Version 5. Damit ist sie als Ergänzung für nahezu jedes CAFM Systems einsetzbar. Als Software-Tool mit Fokus auf die Arbeitsorganisation von Verantwortlichen des Facility Management ist ImmoTrack die ideale Ergänzung bestehenden CAFM Systemen. Es unterstützt Facility Manager, Immobilienbewirtschafter und Mitarbeitende effektiv bei der Erledigung ihrer täglichen praktischen Arbeit zu sein. Das erreichen wir dank vollständig digitalisierter Arbeitsprozesse. 

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf 

Sie haben Fragen zu unserer Software ImmoTrack und ihrer Funktionsweise? Dann melden Sie sich gerne telefonisch, schicken Sie uns eine E-Mail oder füllen Sie unser Kontaktformular aus. Wir geben Ihnen gerne weitere Auskunft oder vereinbaren mit Ihnen einen Demo-Termin.