ImmoTrack como complemento ideal para los sistemas CAFM convencionales

Por qué un sistema CAFM es vital hoy para el facility management

Quien se acerca por primera vez al facility management sin conocimiento del sector suele imaginar cosas muy distintas. Según la experiencia, el foco puede estar en tareas económicas, técnicas u organizativas. Una visión realmente holística sigue siendo poco frecuente.

Los aspectos técnicos acompañan a un edificio durante todo su ciclo de vida: primero la planificación y construcción; luego, durante el uso, el mantenimiento, la renovación o la transformación. Al final llegan la demolición y la eliminación adecuada o el reciclaje. En paralelo, en todas las fases se desarrollan procesos económicos y organizativos.

Estos garantizan el flujo de caja necesario y, al mismo tiempo, una ejecución fluida de todas las medidas técnicas. Dentro del edificio deben funcionar muchos procesos: el personal administrativo asegura la parte financiera; los técnicos mantienen instalaciones y garantizan el funcionamiento de ventanas, puertas, iluminación y sistemas de seguridad; y los servicios organizativos incluyen limpieza de superficies y del edificio y, en algunos casos, seguridad o catering.

En resumen, el facility management es un auténtico abanico de tareas, mucho más de lo que parece a primera vista. Analizar tareas por separado no es ni viable ni sensato. Se requiere una visión integral; sin ella el sistema no puede funcionar. Con un sistema CAFM estos procesos pueden optimizarse notablemente, y ya se han demostrado ahorros de hasta un 30%.

¿Qué caracteriza a un sistema CAFM moderno y en qué debe apoyar al cliente?

Un sistema CAFM es la plataforma digital para las distintas áreas de trabajo de una organización de gestión inmobiliaria o facility management. Abarca el mantenimiento conforme a la normativa, la organización de inspecciones recurrentes, obligaciones legales de documentación, requisitos contables, reporting y más. La compatibilidad con soluciones existentes también es importante.

El sistema también debe cubrir requisitos individuales, por ejemplo interfaces con aplicaciones especializadas, sistemas CAD o la monitorización y reducción del consumo energético. Para implementar de verdad la digitalización, todas las aplicaciones deberían comunicarse y funcionar conjuntamente sin fricciones.

La flexibilidad es otro factor clave. Desde un punto de vista estratégico, las versiones modulares han demostrado ser especialmente eficaces: puede empezar con una solución más pequeña e ir ampliándola con módulos adicionales a medida que crecen las necesidades.

Hoy en día es evidente que una gestión eficiente de edificios apenas es posible sin sistemas de TI integrados. Aun así, se siguen utilizando soluciones aisladas antiguas, aunque rara vez ofrecen éxito a largo plazo. Esto afecta a todas las organizaciones que gestionan inmuebles: administraciones públicas, empresas de vivienda privadas o públicas, compañías industriales y comerciales, bancos y proveedores especializados de FM.

Si adoptamos un enfoque holístico, hablamos de sistemas CAFM con componentes técnicos y organizativos. Desde la perspectiva técnico-constructiva, el parque inmobiliario debe registrarse de forma completa, y las relaciones entre medidas realizadas y beneficios deben ser transparentes. En el plano organizativo, las funcionalidades deben reflejar las áreas económicas habituales de la gestión de edificios.

Los sistemas CAFM se basan en bases de datos

La base de los sistemas CAFM son las bases de datos, idealmente bien modeladas y abiertas. Deben evitarse los datos redundantes para prevenir errores de sistema. Las estructuras varían según el sistema, pero registran todas las ubicaciones, definidas tanto geográfica como geométricamente.

La ubicación más pequeña puede ser una habitación dentro de un inmueble. También se definen como ubicaciones plazas de aparcamiento, caminos o zonas verdes. Estas unidades mínimas se almacenan en la base de datos y, en el siguiente nivel, se agrupan en unidades lógicas como viviendas y plantas, y después en un edificio.

Un nivel más arriba, varios edificios pueden agruparse en una parcela, que a su vez forma una sección. Todas estas estructuras deben ser flexibles y modificables más adelante. En facility management, las personas se desplazan por estas ubicaciones para realizar trabajos específicos, ya sea personal interno o externo, como por ejemplo:

• Conserjes / supervisores de edificio
• Jardineros
• Personal de limpieza
• Oficios técnicos
• Empleados de empresas de seguridad

Estas personas se asignan a la organización para la que trabajan. En estas ubicaciones se mueven personas de su propia organización o de socios externos. Por ello deben vincularse a una organización, lo que las convierte en una parte importante de la base de datos.

La planificación inteligente del trabajo con ImmoTrack completa los sistemas CAFM

Aquí es donde la teoría de las estructuras de base de datos se encuentra con la operativa diaria. Aquí confluyen las interfaces entre propietarios, inquilinos, empleados y facility management. ImmoTrack es una herramienta de planificación del trabajo totalmente automatizada y optimizada de forma continua para todas las tareas de FM.

Cubre las necesidades de las distintas personas implicadas en el proceso. Desarrollamos ImmoTrack como una herramienta de la práctica para la práctica, y se nota. Como desarrolladores, trabajamos en FM y conocemos bien los requisitos y retos del sector. ImmoTrack está alineado con las altas expectativas de nuestros clientes.

Gracias a las estructuras inteligentes del software, los responsables de FM pueden reducir notablemente las reclamaciones de clientes junto con sus equipos. Los recursos se utilizan de forma mucho más eficiente y la productividad aumenta. En el sector, alrededor del 30% del trabajo asignado no se realiza o no se realiza correctamente.

Una razón es que, pese al avance de la digitalización, las órdenes de trabajo siguen emitiéndose a menudo de forma analógica, lo que dificulta el control. El resultado es un gran número de quejas. Gestionarlas consume recursos, ya sea para comprobar si la queja está justificada o para rehacer el trabajo. Rápidamente se genera una espiral negativa que afecta a facility managers, administradores, empleados e inquilinos.

Para nosotros, ImmoTrack como herramienta complementaria es una forma de apoyar al facility management en su camino hacia el futuro. Al mismo tiempo, la protección del personal es especialmente importante. Con procesos digitalizados, ImmoTrack garantiza un flujo de trabajo sistemático. La documentación fotográfica mejora la calidad; las reclamaciones se reducen automáticamente, demostrado hasta en un 60%, y los empleados quedan protegidos frente a acusaciones injustificadas.

Transparencia de los procesos de trabajo con ImmoTrack

Con ImmoTrack ofrecemos una solución orientada a la práctica que ya permite el facility management del futuro. Aprovechamos las ventajas de un flujo de trabajo digitalizado, optimizado y automatizado. Puede digitalizar el pliego de condiciones específico del inmueble y también los detalles asociados.

Registra la periodicidad de determinadas actividades y las planifica de forma sensata y eficiente. Los algoritmos de ImmoTrack apoyan la planificación de rutas del personal. Las tareas y solicitudes registradas se transfieren de forma continua al smartphone. La transparencia y el control de calidad se logran mediante GPS tracking, que le informa en tiempo real de las actividades por inmueble.

Al configurar ImmoTrack, los datos de los inmuebles se introducen una sola vez en el sistema. Esto incluye los pliegos de condiciones con actividades periódicas y las competencias del personal. Puede asignar uno o varios inmuebles a un empleado como responsable principal. Este esfuerzo inicial es necesario para aprovechar todas las ventajas del software y complementar su sistema CAFM de forma eficaz.

¿Qué debe ofrecer un sistema CAFM para apoyar eficazmente todas las áreas del facility management?

Como se ha descrito, el abanico de tareas en facility management es muy amplio, y cada área sigue sus propias reglas y requisitos legales. Por ello, un software CAFM de apoyo como ImmoTrack debe ser altamente flexible.

Para aliviar al facility manager y a su equipo, el sistema CAFM debe representar cada actividad recurrente —las llamadas tasks— por inmueble. Todos los datos necesarios, como plazos, intervalos de mantenimiento o requisitos legales, se introducen por inmueble en la base de datos. Con ello, el software genera planes de trabajo coherentes y una planificación lógica de rutas.

Esto es sencillo mientras todo se desarrolle según lo previsto. Pero en cuanto aparecen retrasos o desplazamientos, el sistema debe reaccionar y actualizar la planificación lo antes posible. Con ImmoTrack esto ocurre de forma continua y en tiempo real.

Para implementar parámetros en paralelo en todas las áreas de actividad, el software CAFM debe ser extremadamente flexible. Deben considerarse influencias muy distintas para cumplir el contrato; por ejemplo, hay una gran diferencia entre tareas dentro del edificio y tareas en las zonas exteriores.

¿Cómo ayuda el software CAFM con tareas no planificadas?

En las zonas exteriores, la meteorología añade otro factor, a veces incontrolable. Esto ocurre cuando el servicio de invierno forma parte del contrato. Si aparece nieve o hielo de repente, estas tareas deben priorizarse. Según la disponibilidad de personal, puede ser necesario reorganizar horarios y recursos.

No siempre basta con el personal habitualmente responsable: puede necesitarse todo el equipo. El trabajo pausado en otras áreas debe reprogramarse.

La situación es similar con trabajos tras lluvias intensas, granizo o tormentas fuertes. Pueden causar sótanos inundados o daños graves y peligrosos en el arbolado. Aquí también se requiere actuar con rapidez y decisión.

Con el software CAFM de ImmoTrack, esto sigue siendo un problema temporal que puede compensarse rápidamente. Los planes de trabajo se ajustan en consecuencia y están disponibles de inmediato para el personal. Todo el mundo sabe al instante qué hacer, dónde y cómo llegar; así, los empleados se benefician de un flujo de trabajo estructurado en todo momento.

ImmoTrack: trabajo móvil hecho fácil

A través de la app móvil, los empleados reciben su plan de trabajo y pueden ver rápidamente el lugar y el tipo de tarea. El plan incluye todas las actividades con sus periodicidades. El trabajo ad hoc que entra mediante la gestión de emergencias con un sistema de tickets se integra siempre en el plan en tiempo real.

Los empleados documentan el progreso mediante mensajes de estado y pueden marcar tareas como completadas. Como documentación, suben una foto del lugar desde el smartphone. También pueden reprogramar tareas a una fecha elegida, por ejemplo si una intervención dura más de lo previsto, y pueden señalar trabajos no completados.

Monitoring y reporting aportan transparencia a facility managers y administradores

El dashboard innovador de ImmoTrack ofrece una visión sofisticada de los distintos planes de trabajo y su avance. Los FM managers pueden navegar entre inmuebles y filtrar tareas por plan o por empleado. La vista de mapa muestra en tiempo real la ubicación de inmuebles y empleados, así como el estado de los encargos.

Ventajas para administradores, facility managers y empleados

Los administradores pueden gestionar todos los inmuebles de varios proveedores de facility management en una sola herramienta con ImmoTrack. Obtienen una visión de estado en tiempo real y pueden registrar y encargar fácilmente tareas no planificadas. Se incluye un reporting digital con todos los estados actuales. Para el facility management, ImmoTrack ayuda a utilizar el tiempo de trabajo de forma eficaz y reduce la necesidad de muchas visitas in situ.

Funciones de control en tiempo real con documentación fotográfica, GPS tracking y un dashboard claro garantizan control de calidad y documentación completa. Con ImmoTrack, además, obtiene un módulo de planificación muy eficaz para la operativa diaria durante varios meses. Los informes pueden transferirse al sistema CAFM y reutilizarse allí. Los empleados también se benefician: los flujos de trabajo quedan estructurados mediante el pliego de condiciones digitalizado.

En el smartphone, los empleados pueden navegar por las tareas y mantener siempre la visión general. La documentación fotográfica reduce reclamaciones hasta un 60% y aumenta la calidad del mantenimiento en un 50% al mismo tiempo. El software también permite reprogramar tareas o transferirlas a otro empleado. ImmoTrack funciona en múltiples plataformas: como aplicación web en la nube y como apps para iOS y iPad a partir de la versión 12.

Android se admite a partir de la versión 5. Esto convierte a ImmoTrack en complemento para casi cualquier sistema CAFM. Como herramienta centrada en organizar el trabajo de responsables de facility management, ImmoTrack es la adición ideal a sistemas CAFM existentes. Apoya a facility managers, administradores y empleados en el trabajo práctico diario gracias a procesos totalmente digitalizados.

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