ImmoTrack: o complemento ideal ao sistema CAFM convencional

Porque é que um sistema CAFM é hoje vital no Facility Management

Quem se depara pela primeira vez com o Facility Management, sem conhecer o setor, tende a associá-lo a imagens muito diferentes. Conforme a experiência profissional, o foco recai em tarefas económicas, técnicas ou organizacionais. Uma visão realmente global do conjunto é, porém, pouco comum.

Naturalmente, os aspetos técnicos acompanham o edifício ao longo de todo o seu ciclo de vida: primeiro, planeamento e construção; depois, manutenção, renovações e remodelações durante a utilização; e, no fim, demolição e eliminação ou reciclagem adequada dos componentes. Em paralelo, processos económicos e organizacionais decorrem em todas as fases.

Estes processos asseguram, por um lado, o fluxo financeiro necessário e, por outro, a execução eficiente das medidas técnicas. No dia a dia do edifício coexistem muitas rotinas: comerciais a garantir a componente financeira; técnicos a tratar de equipamentos, janelas e portas, iluminação e sistemas de segurança; e tarefas organizativas como limpeza, eventualmente segurança ou catering.

Em resumo, trata-se de um verdadeiro leque de responsabilidades. O Facility Management é muito mais abrangente do que aparenta à primeira vista; olhar para cada tarefa isoladamente raramente faz sentido. O que se impõe é uma abordagem holística, sem a qual o sistema não funciona. Com um sistema CAFM, estes processos podem ser significativamente otimizados — e já se comprovaram poupanças até 30%.

O que distingue um sistema CAFM moderno — e como deve apoiar o cliente?

Um sistema CAFM é a plataforma digital que agrega diferentes áreas de trabalho na gestão imobiliária e no Facility Management. Inclui manutenção em conformidade com a lei, organização de inspeções recorrentes, obrigações de documentação, contabilidade e reporting, entre outros. Também é crucial a compatibilidade com soluções de software já existentes.

Além disso, o sistema deve responder a necessidades específicas: disponibilizar interfaces para aplicações especializadas, integrar ferramentas como programas CAD, ou apoiar a monitorização e redução do consumo energético. Para que a digitalização seja real, as aplicações têm de comunicar entre si sem fricção.

Outro ponto determinante é a flexibilidade do sistema CAFM. Em termos estratégicos, soluções modulares têm-se mostrado especialmente eficazes: permitem começar pequeno e acrescentar módulos à medida que os requisitos evoluem.

Hoje é claro que uma gestão eficiente de edifícios é difícil sem sistemas de TI integrados. Ainda assim, muitas organizações continuam a usar soluções antigas e isoladas, com pouco potencial a longo prazo. Isto aplica-se a todos os tipos de entidades que gerem imóveis — do setor público a empresas privadas, indústria, comércio, banca e prestadores especializados de FM.

Quando falamos de uma abordagem integrada, falamos de sistemas CAFM com componentes técnicos e organizacionais. Do ponto de vista construtivo, o inventário tem de ser registado de forma completa; e as relações entre medidas executadas e benefícios precisam de ficar transparentes. Em paralelo, a funcionalidade deve cobrir os aspetos económicos e operacionais típicos da gestão de edifícios.

Os sistemas CAFM assentam em bases de dados

A base de um sistema CAFM é a base de dados. Idealmente, é bem modelada e aberta; e deve evitar dados redundantes, que tendem a gerar inconsistências e erros. A estrutura varia de sistema para sistema, mas, em geral, os locais são registados com definição geográfica (e, muitas vezes, também geométrica).

O local mais pequeno pode ser, por exemplo, uma divisão dentro de um edifício. Mas também se definem como locais lugares de estacionamento, caminhos ou zonas verdes. São as unidades mais pequenas guardadas na base de dados e, depois, agregadas em estruturas como apartamentos, pisos, edifícios, lotes e secções.

Estas estruturas devem ser flexíveis e ajustáveis ao longo do tempo. No Facility Management, pessoas deslocam-se entre estes locais para executar tarefas específicas — colaboradores internos ou externos, como:

• zelador
• jardineiro
• equipa de limpeza
• técnicos
• colaboradores de empresas de segurança

Por sua vez, estas pessoas são associadas à organização para a qual trabalham. Nos locais circulam equipas da própria entidade e de parceiros externos; por isso, cada pessoa deve estar vinculada a uma organização. Também elas fazem parte essencial das bases de dados.

Planejamento de trabalho inteligente com ImmoTrack completa os sistemas CAFM

O planejamento de trabalho digital com a ImmoTrack é o ponto em que a teoria das estruturas de dados encontra a realidade operacional. Em vários momentos, cruzam-se interesses e necessidades de proprietários, inquilinos, funcionários e do Facility Management. A ImmoTrack é uma ferramenta de planeamento de trabalho totalmente automatizada e continuamente otimizada para as tarefas de FM.

A solução foi desenhada para responder às necessidades das diferentes pessoas envolvidas no processo. Desenvolvemos a ImmoTrack como uma ferramenta ‘da prática para a prática’ — e isso nota-se. Como equipa, também estivemos no terreno e conhecemos bem os desafios do setor. A ImmoTrack acompanha, por isso, as exigências elevadas dos nossos clientes.

Com as estruturas inteligentes do software, gestores de FM e funcionários conseguem reduzir de forma clara as reclamações dos clientes. Os recursos são usados com mais eficiência e a produtividade aumenta. Em média, no setor, cerca de 30% das tarefas atribuídas não são executadas ou não são realizadas corretamente.

Uma das razões é que, apesar dos avanços, muitos processos continuam a ser transmitidos de forma analógica, o que dificulta o controlo. O resultado é um número elevado de reclamações, cuja gestão consome recursos — para apurar se têm fundamento ou para corrigir. Forma-se rapidamente uma espiral negativa que afeta Facility Managers, gestores imobiliários, funcionários e inquilinos.

Para nós, a ImmoTrack, enquanto ferramenta de extensão, ajuda a levar o Facility Management para o futuro. Em simultâneo, a proteção dos funcionários é central: com processos digitalizados, garante-se um fluxo de trabalho sistemático. A documentação fotográfica melhora a qualidade e reduz automaticamente as reclamações — comprovadamente até 60%. E protege também a equipa de acusações injustificadas.

Transparência dos processos de trabalho com a ajuda de ImmoTrack

Com a ImmoTrack oferecemos aos nossos clientes um software orientado para a prática, que já hoje aproxima o Facility Management do futuro. Tiramos partido de workflows digitalizados, otimizados e automatizados. Pode digitalizar o caderno de encargos do imóvel e as respetivas especificidades.

Regista a periodicidade de determinadas atividades e planeia-as de forma sensata e eficiente. Os algoritmos da ImmoTrack apoiam o planeamento de rotas das equipas. As tarefas e ocorrências são enviadas de forma completa para o smartphone. A transparência e o controlo de qualidade chegam através do GPS, que transmite, por imóvel, o estado das atividades em tempo real.

Na implementação da ImmoTrack, os dados do(s) imóvel(is) são inseridos apenas uma vez. Inclui-se aqui o caderno de encargos, as atividades periódicas e as competências dos funcionários. É possível atribuir um ou vários imóveis a um colaborador como responsável principal. Este esforço inicial é necessário para aproveitar todas as vantagens do software e complementar eficazmente o sistema CAFM.

O que um sistema CAFM precisa fazer para apoiar efetivamente todas as áreas de gerenciamento de instalações?

Como referido, o leque de tarefas no Facility Management é muito amplo e cada área tem regras próprias. Por isso, uma solução de suporte — como a Software CAFM como ImmoTrack — tem de ser altamente flexível.

Para aliviar o gestor e os funcionários, o sistema CAFM deve mapear cada atividade periódica (os chamados tasks) por imóvel. Para cada local, são inseridos prazos, intervalos de manutenção, requisitos legais e outros parâmetros. A partir daí, o software gera planos de trabalho e uma lógica de rotas.

Tudo corre bem quando os planos se mantêm. Mas, perante atrasos ou mudanças, o sistema tem de reagir e atualizar a programação o mais rapidamente possível. Na ImmoTrack, isso acontece de forma permanente e em tempo real.

Para executar, em paralelo, parâmetros de áreas tão distintas, a flexibilidade é decisiva. Há influências muito diferentes a considerar para cumprir o contrato — por exemplo, entre tarefas dentro do edifício e intervenções nas áreas exteriores.

Como o software CAFM ajuda com tarefas não planejadas?

Nas áreas exteriores surge um fator adicional, por vezes incontrolável: o tempo. É o caso, por exemplo, do serviço de inverno. Perante neve ou gelo súbitos, estes tasks tornam-se prioritários. Dependendo da disponibilidade de pessoal, podem ser necessárias alterações de horários e equipas.

Nem sempre são apenas os colaboradores normalmente responsáveis que entram em ação — por vezes é preciso envolver toda a equipa. O trabalho interrompido noutros locais tem então de ser reagendado.

O mesmo acontece após chuvas intensas, granizo ou tempestades fortes. Podem provocar inundações em caves e deixar Danos às árvores graves e perigosos. Também aqui é essencial agir depressa e com decisão.

Com o software CAFM da ImmoTrack, isto continua a ser um problema temporário e fácil de compensar. Os planos de trabalho são ajustados e ficam imediatamente disponíveis aos funcionários. Todos sabem o que fazer, onde e como chegar — beneficiando de um fluxo de trabalho sempre estruturado.

ImmoTrack – trabalho móvel facilitado

Através da app móvel, os funcionários recebem o plano de trabalho e identificam rapidamente o local e o tipo de tarefa. O plano inclui todas as atividades com as respetivas periodicidades. Tarefas ad hoc, que entram via gestão de emergências com sistema de tickets, são integradas de forma contínua.

Os funcionários reportam o estado das tarefas e podem marcá-las como concluídas. Para documentar o trabalho, carregam uma fotografia do local com o smartphone. Também podem adiar tarefas para uma data escolhida, o que é útil quando uma intervenção demora mais do que o previsto. E podem assinalar trabalhos não concluídos.

Monitoramento e relatórios trazem transparência para gerentes de instalações e gestores imobiliários

No dashboard inovador, a ImmoTrack apresenta de forma clara os diferentes planos de trabalho e o respetivo progresso. Os gestores de FM podem alternar entre imóveis e filtrar atividades do plano de trabalho ou por funcionário. O mapa mostra, em tempo real, a Localização de propriedades, funcionários e o estado das intervenções.

Vantagens para gestores imobiliários, gestores de instalações e funcionários

Na ImmoTrack, os gestores imobiliários podem administrar, numa única ferramenta, imóveis de várias empresas de Facility Management. Obtêm uma visão de estado em tempo real e podem registar e atribuir facilmente tarefas não planejadas. Inclui ainda reporting digitalizado com os relatórios de estado mais recentes. Para a gestão de instalações, a ImmoTrack ajuda a aproveitar melhor o tempo e reduz o número de visitas presenciais.

Funções de controlo em tempo real, com documentação fotográfica, rastreamento GPS e um dashboard intuitivo, asseguram qualidade e documentação completa das atividades. Com a ImmoTrack dispõe de um módulo de planejamento muito eficaz, para vários meses, do trabalho diário. O reporting pode ser transferido para o sistema CAFM e continuar a ser utilizado aí. Também os funcionários beneficiam: o fluxo de trabalho fica estruturado através do caderno de encargos digitalizado.

No smartphone, a equipa navega pelas atividades e mantém sempre a visão global. A documentação fotográfica reduz reclamações até 60% e aumenta a qualidade da manutenção em cerca de 50%. O software permite ainda adiar atividades ou encaminhá-las para outro funcionário. A ImmoTrack pode ser usada em várias plataformas: funciona como aplicação web na cloud e como apps para iOS e iPad a partir da versão 12 ou superior.

Android a partir da versão 5. Isso significa que pode ser usado como complemento de quase qualquer sistema CAFM. Como ferramenta de software com foco na organização do trabalho dos responsáveis pela gestão de instalações, a ImmoTrack é o complemento ideal aos sistemas CAFM existentes. Apoia gestores imobiliários e funcionários a serem eficazes na execução do trabalho diário, graças a processos de trabalho totalmente digitalizados.

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