Ahorre tiempo y dinero con este software de facility management
Por eso conocen muy bien los requisitos de los flujos de trabajo en este ámbito. Sobre todo, saben cuánto facilita el trabajo una digitalización inteligente con un sistema de software inteligente. Esto se aplica a todos en facility management, así como al cliente. Ayuda a mejorar los procesos y a hacerlos mucho más transparentes.
Además, supone el fin de los archivadores físicos del pliego de condiciones, donde es fácil perder la visión general. El abanico de tareas es amplio y requiere no solo competencia y conocimientos, sino también mucha coordinación y control. Para digitalizar procesos y el flujo de trabajo asociado, el sistema de software debe diseñarse de forma holística.
Debe poder registrar, representar y controlar todos los flujos y procesos. Además, debe ser ampliable y poder crecer con su empresa. Ese es exactamente nuestro objetivo en ImmoTrack. Es una herramienta de planificación del trabajo totalmente automatizada que le apoya a usted y a su equipo de muchas maneras.
Al desarrollarla, quisimos aportar tanto nuestra experiencia de muchos años como los altos estándares de calidad de nuestros clientes. Gracias al intercambio continuo, aprendemos cada día y hacemos todo lo posible por incorporar ese feedback a nuestra aplicación. Esto convierte a ImmoTrack en un sistema de software inteligente para implementar flujos de trabajo automatizados.
Al mismo tiempo, su uso es inicialmente independiente de su nivel actual de digitalización. Somos muy conscientes de lo diferente que se ha implementado la digitalización entre empresas. Pero una cosa está clara para todas las compañías de facility management: sin digitalización mediante una solución de TI práctica y de apoyo, el éxito futuro no será posible.
¿Qué ofrece ImmoTrack como software de facility management?
ImmoTrack le ayuda a desplegar recursos de forma óptima y a aumentar notablemente la productividad. Esto afecta especialmente a la tarea principal del facility management: gestionar y preservar el valor de un inmueble a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye también aspectos económicos e infraestructurales.
En lo más alto del día a día están el mantenimiento, la conservación y la reparación de la envolvente del edificio y su equipamiento técnico, hasta llegar a viviendas individuales. También es el punto de contacto más frecuente entre inquilinos, personal administrativo y conserjería. Es una interfaz que determina el éxito de una empresa de facility management.
Porque una cosa es segura: aquí se encuentra el mayor potencial de conflicto y de donde provienen la mayoría de reclamaciones. Todas las tareas asociadas pueden cubrirse con ImmoTrack. Las responsabilidades de un facility manager son complejas. Según el objeto, hay muchas tareas recurrentes que también pueden variar según la temporada. Como facility manager, no solo está vinculado por el contrato con el cliente.
Sus obligaciones incluyen cumplir todos los requisitos legales. Esto incluye intervalos de mantenimiento regulares para equipamiento técnico sensible como sistemas de calefacción, ascensores, sistemas de climatización y energía, y mucho más. Aceptaciones e inspecciones a menudo implican a varias empresas o instituciones, cuya secuencia de trabajo también debe coordinarse. No debe subestimarse el volumen de trabajos recurrentes de mantenimiento y conservación. Además, a menudo se añaden nuevas tareas, cambian leyes o se modifican requisitos.
Estos cambios deben incorporarse al pliego de condiciones del inmueble de forma rápida y fluida. Son tareas planificables con antelación y optimizables con software adecuado. Además, existen tareas diarias en gran medida imprevisibles, como una calefacción averiada, un ascensor parado o una tubería reventada. La lista de posibilidades puede ser larga según el proyecto.
El sistema de facility management debe reaccionar de forma flexible y rápida
Solo estos incidentes requieren un alto grado de flexibilidad, ya que suelen ser urgentes. El software debe ser lo suficientemente flexible como para reorganizar planes diarios de intervención con rapidez y sin mucho esfuerzo. ImmoTrack proporciona una serie de funciones esenciales para una ejecución fluida precisamente en estos casos. Con las siguientes funcionalidades, ImmoTrack crea la transparencia necesaria para cada empleado y cada tarea:
- GPS tracking en tiempo real de empleados e inmuebles
- Dashboard claro con asignación de empleados y estado del trabajo asignado
- Verificación en tiempo real de tareas completadas mediante documentación fotográfica
- Inserción sencilla de tareas adicionales no planificadas; asignación a (o por) empleados concretos
- Función de calendario para planificación eficiente de citas y trabajos
- Planificador de rutas optimizado
Estas funciones no solo facilitan la replanificación. Optimizar la gestión de intervenciones no planificadas, por ejemplo mediante el planificador de rutas, ahorra tiempo y costes. El progreso del trabajo se documenta de forma continua y se transfiere en tiempo real como completado al lugar correspondiente del sistema.
Las reclamaciones que consumen tiempo y recursos disminuyen de forma demostrable con estas funciones. Sus empleados están siempre cubiertos y ya no necesitan defenderse de quejas injustificadas. Los procesos digitalizados también aumentan la calidad del trabajo, y puede demostrarlo en cualquier momento mediante fotos y entradas de calendario.
Trabajo preparatorio necesario para usar eficazmente un software de facility management
Puede configurar ImmoTrack de forma individual según sus necesidades. Para ello, conviene pensar de antemano qué parámetros son importantes. Después, introduzca toda la información relevante sobre los inmuebles que gestiona. Además de datos del inmueble, esto incluye especialmente obligaciones y periodicidades definidas por contrato o por ley (según el pliego de condiciones).
Esto también incluye las competencias del personal (interno y externo) y su asignación a un inmueble determinado. Es un esfuerzo puntual que se amortiza en poco tiempo. La aplicación web se encarga después del resto del trabajo de planificación, por lo que es aún más importante ser preciso y cuidadoso en esta fase.
Por tanto, debe introducir correctamente las ubicaciones en el sistema. Cada ubicación corresponde a un inmueble. Dentro de esa ubicación, la empresa de facility management debe realizar una serie de actividades recurrentes, llamadas tasks en el sistema. Esto incluye, por ejemplo, limpiar zonas comunes como el sótano, la escalera o el ático.
Además, existen tareas de mantenimiento como para sistemas de ascensores o climatización central, calefacción central, etc. En el exterior, se requiere continuamente jardinería y cuidados como cortar el césped o recortar setos. La frecuencia de cada tarea suele ser diferente. Por ejemplo, el recorte de setos está limitado por normativa a ciertas épocas para no interferir con la nidificación de diversas especies de aves.
Las desviaciones también se incorporan automáticamente al plan de trabajo por ImmoTrack en el momento adecuado mediante la introducción de datos detallados. Además, se registran todos los contratos de servicio y mantenimiento con empresas especializadas externas, por ejemplo para mantenimiento técnico de ascensores. Estas periodicidades también se planifican en el plan de trabajo mediante ImmoTrack.
La funcionalidad del software de facility management ImmoTrack
Una vez completada la entrada de datos, se beneficia de muchas funciones de ImmoTrack. Basándose en los conjuntos de datos registrados, las ubicaciones y las tasks se vinculan mediante algoritmos. El resultado son planes de trabajo claros para empleados, facility managers y administradores.
Los empleados de una empresa de facility management suelen pasar tiempo en distintos inmuebles. Por eso, el trabajo móvil es un tema muy importante. A través de la app pueden ver qué tareas deben completar en los inmuebles. Como se ha dicho, estas instrucciones resultan de la sección de periodicidad del pliego de condiciones.
Las tareas registradas allí forman el marco del plan de trabajo diario en el mejor de los casos, es decir, sin tareas imprevistas. Las prioridades se reconocen al instante; cada empleado puede marcar trabajos completados y documentarlos con una foto. Otras funciones incluyen:
- Posponer tareas por cuenta propia
- Marcar tareas no completadas
- Identificar tareas vencidas
- Tareas no planificadas (ad hoc)
- Opciones de estado para inmueble y tarea
Los facility managers pueden ver esta información en el dashboard. Así obtienen una visión completa en tiempo real del estado global de todos los trabajos en los inmuebles. Un sistema de semáforo y un mapa de calor resaltan irregularidades, por ejemplo cuando un conserje entra en zona roja porque no terminará a tiempo, o cuando empiezan a parpadear tareas no completadas sin explicación. Los administradores también se benefician de funciones y visualizaciones transparentes, hasta el estado del trabajo por inmueble.
Además de la visión rápida en el mapa del entorno, les interesan la exportación de datos y el reporting. El personal se beneficia de una rutina diaria claramente estructurada. La lista de tareas digital ofrece una visión actualizada del plan diario en el smartphone. Se eliminan casi por completo tiempos muertos y preguntas de seguimiento en la oficina. El trabajo no planificado también puede asumirse fácilmente.
El software de facility management apoya la gestión inmobiliaria efectiva del futuro, en formato digital
Con ImmoTrack puede aprovechar de forma eficaz y sencilla las ventajas de un flujo de trabajo digitalizado, optimizado y automatizado. Con esta aplicación obtiene para su empresa todas las ventajas de estos flujos de trabajo. Usar este sistema de software también es sencillo y efectivo.
Es una oportunidad para aprovechar la digitalización continua de forma económica y rentable. No se detendrá en la gestión de edificios. El nivel de digitalización en empresas de facility management sigue siendo muy distinto. ImmoTrack es la solución adecuada al menos por dos motivos.
Permite un inicio fácil y crece con las exigencias que quiera gestionar digitalmente. Tal vez busque una herramienta de planificación totalmente automatizada para complementar su ecosistema actual. ¿Necesita una solución que ofrezca un instrumento digital sencillo y fácil de usar? Entonces eche un vistazo a nuestra solución en la nube y vea cómo funciona ImmoTrack. Representa una planificación digital práctica con funciones y visualizaciones claras para facility managers y su equipo.
Además, logra máxima transparencia gracias a los flujos de trabajo digitalizados. ¿Tiene preguntas sobre ImmoTrack, desea una presentación o quiere saber cómo encaja la funcionalidad con sus necesidades? Entonces llámenos o envíenos un correo. Estaremos encantados de presentarle nuestro sistema y sus opciones en una consulta personal. Después sabrá si ImmoTrack es el complemento que le apoya de forma sensata y efectiva en su trabajo diario.
