Questi sono i vantaggi di un pianificatore automatizzato di interventi & percorsi

Offre una funzionalità relativamente semplice, ma può semplificare enormemente il workflow di dipendenti, subappaltatori e responsabili del facility management. Le richieste poste al facility management sono elevate. I compiti sono complessi e riguardano tutte le aree della manutenzione degli edifici e spesso anche le aree esterne.

In cicli regolari o in periodi irregolari si presentano numerose attività di manutenzione e modernizzazione. Molte possono essere pianificate in anticipo. Questi processi ciclici vengono trasformati in workflow digitali con un software come ImmoTrack.

La preparazione manuale, dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori – ad esempio la creazione di tabelle Excel poco chiare – appartiene così al passato. Al suo posto, il sistema software genera piani di lavoro digitali per tutte le aree e per ogni immobile.

ImmoTrack è stato sviluppato da professionisti esperti del facility management proprio per le attività e le sfide quotidiane. Anche per questo il pianificatore automatico degli interventi è integrato nel sistema software.

Con il pianificatore automatico, i vostri dipendenti vengono guidati lungo i percorsi più brevi verso i diversi luoghi di intervento. Tutte le tappe ricorrenti da raggiungere durante una giornata di lavoro vengono elencate dal pianificatore.

Cosa dovete fare affinché il pianificatore automatico funzioni senza intoppi?

Prima di mettere ImmoTrack in funzione, dovreste completare alcune attività preliminari importanti per il vostro lavoro. All’inizio richiede un po’ di impegno, ma in futuro vi semplificherà notevolmente le attività.

Perché anche ImmoTrack, come ogni software di supporto, è valido quanto i dati che vi vengono inseriti. Questo include, ad esempio, l’inserimento di tutti i dati rilevanti per ogni immobile gestito: i dati di base dell’immobile e tutti i doveri e le periodicità stabilite contrattualmente. Questi dati corrispondono al precedente capitolato/registro attività fisico:

• Tutte le posizioni precise degli immobili
• Tutti i lavori di manutenzione, ad esempio climatizzazione, sistemi di riscaldamento e raffrescamento o ascensori, per i quali vanno considerati gli intervalli di manutenzione
• Attività periodiche di cura come taglio siepi, potature, taglio prato, servizio neve e sgombero, pulizia scale ecc. La periodicità può variare e alcuni task devono essere eseguiti anche in base alle condizioni meteo.
• Competenze dei dipendenti (interni ed esterni) e loro assegnazione a un immobile

Il resto della pianificazione viene poi gestito dalla web app. Per questo è ancora più importante procedere in modo il più possibile preciso e ragionato in questa fase.

Come può supportarmi un pianificatore automatico nella quotidianità?

Una volta inseriti nel sistema tutti questi dati chiave, la web app ImmoTrack si occupa della pianificazione successiva. Per un utilizzo efficace e di successo del software è quindi indispensabile procedere in modo strutturato e accurato.

In passato i capitolati fisici fungevano da guida operativa e base per il reporting. Oggi questo viene gestito in ImmoTrack tramite workflow digitali nella web app. Il dipendente riceve sullo smartphone la lista delle attività del giorno dal pianificatore automatico, ordinata per urgenza. Dopo aver completato un’attività può documentarla con una foto e trasmetterla direttamente al facility management.

Se un’attività non può essere completata, il dipendente inserisce un aggiornamento di stato. In molti casi, in una location ci sono poche attività da svolgere. Per gestire in modo efficace le distanze di percorrenza ottimali esiste l’automatic route planner, che calcola i tragitti più brevi da immobile a immobile.

Il sistema considera sia le aree di competenza e le responsabilità del dipendente sia l’urgenza delle attività. Questo rende il pianificatore automatico degli interventi, insieme all’automatic route planner, un supporto ideale per il facility manager.

Con le sue funzionalità ImmoTrack va ancora oltre. Il software libera l’utente dall’onere di creare o integrare manualmente percorsi e interventi per i dipendenti. Questo vale anche quando i flussi pianificati devono essere modificati a causa di eventi imprevisti.

Dove risiedono i vantaggi di un pianificatore automatico di interventi & percorsi?

Il pianificatore automatico degli interventi e l’automatic route planner lavorano continuamente in background. In questo modo eventuali adeguamenti necessari del piano di lavoro vengono riconosciuti e implementati immediatamente. Le attività non pianificate possono essere inserite direttamente dal facility manager nella web app.

Anche il custode può inviare una segnalazione al sistema tramite l’app mobile, usando il sistema di ticketing di ImmoTrack. La segnalazione viene integrata nei workflow in base a periodicità e urgenza. Ne risulta uno storico trasparente, che mostra quando una determinata attività è stata svolta, in quale luogo e da quale dipendente.

Ecco i vantaggi del pianificatore automatico di interventi & percorsi in sintesi:

• Il GPS tracking aiuta il custode a scegliere il percorso più rapido verso l’immobile successivo.
• Percorsi brevi ed efficaci fanno risparmiare tempo e denaro.
• Le attività vengono raggruppate e unite in un unico percorso, tenendo conto delle competenze dei dipendenti.
• Oltre alla routine quotidiana, le attività impreviste vengono inserite direttamente nel pianificatore automatico e gestite per urgenza tramite il sistema di ticketing.
• Una gestione più rapida anche degli imprevisti porta a clienti e inquilini più soddisfatti.

Con dati inseriti con cura, sfruttare i vantaggi di ImmoTrack sotto ogni aspetto

L’elemento chiave di un facility management di successo è e resta la flessibilità, anche con il supporto dei workflow digitali. I compiti del facility manager sono pianificare, gestire e coordinare i lavori da svolgere, e spesso si trova a operare tra interessi diversi.

ImmoTrack è stato sviluppato dalla pratica per la pratica

Il committente ha aspettative e requisiti diversi rispetto agli inquilini. Il legislatore stabilisce le condizioni quadro da rispettare, anche quando richiedono tempo e quindi denaro. La sfida è ulteriormente accresciuta dalla complessità e varietà delle aree di attività.

Nella pratica quotidiana, modificare i piani fa parte del lavoro. Di fronte a problemi improvvisi occorre reagire rapidamente e con flessibilità. In questo contesto, qualsiasi strumento che renda il lavoro sensibilmente più semplice è benvenuto. Per questo abbiamo sviluppato ImmoTrack: un software molto vicino alla realtà operativa dei suoi utenti.

Con funzioni aggiuntive come la dashboard, avete in ogni momento la possibilità di verificare subito lo stato del singolo immobile. Viene mostrato cosa sta succedendo in quel momento (tracciamento in tempo reale), come avanzano i lavori e cosa non è ancora stato completato.

L’orientamento pratico di ImmoTrack si riflette in funzionalità che garantiscono chiarezza e una rapida risoluzione dei problemi. Un esempio, oltre al pianificatore automatico, è la heatmap con sistema a semaforo: informa rapidamente su urgenze operative. I lavori non eseguiti o i ritardi vengono contrassegnati in rosso.

In questo modo potete intervenire in modo mirato e prevenire problemi più grandi. Con una buona qualità dei dati, ImmoTrack supporta efficacemente i facility manager nel preservare e ottimizzare la redditività di un immobile.

Grazie a numerose funzioni di supporto, i problemi non devono più essere comunicati in modo dispendioso per telefono o di persona. I flussi di lavoro diventano più trasparenti per tutte le parti coinvolte e vengono trasformati in processi moderni: dalla pianificazione delle attività fino al route planner automatizzato. Anche un reporting chiaro e vincolante è utile e può innescare ulteriori misure quando necessario.

Contatto con ImmoTrack

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