ImmoTrack come complemento ottimale al sistema CAFM tradizionale

Perché oggi un sistema CAFM è vitale nel facility management

Chi si avvicina per la prima volta al facility management senza una conoscenza specifica del settore sviluppa immagini e aspettative molto diverse. A seconda dell’esperienza professionale, l’attenzione si concentra su aspetti economico-gestionali, tecnici oppure organizzativi. Una visione davvero completa e olistica dell’insieme dei compiti è ancora piuttosto rara.

Gli aspetti tecnici accompagnano l’edificio lungo tutto il suo ciclo di vita: prima progettazione e costruzione, poi – nella fase di utilizzo – manutenzione, ristrutturazioni e trasformazioni. A fine vita arrivano demolizione e smaltimento corretto o riciclo delle componenti. In parallelo, in tutte le fasi si svolgono processi amministrativi e organizzativi.

Da un lato assicurano i flussi finanziari necessari, dall’altro garantiscono lo svolgimento il più possibile fluido di tutte le misure tecniche. Nel frattempo, all’interno dell’edificio devono funzionare molti processi: il personale amministrativo presidia gli aspetti economici, i tecnici curano manutenzioni degli impianti e la funzionalità di finestre, porte, illuminazione e sistemi di sicurezza; le attività organizzative includono servizi come la pulizia di superfici e immobili, ed eventualmente anche security o catering.

In sintesi, il facility management è un vero e proprio insieme di compiti diversi, molto più ampio di quanto sembri a prima vista. Considerare i singoli compiti separatamente è poco pratico e spesso non ha senso: serve una visione olistica, senza la quale il sistema non può funzionare. Con un sistema CAFM questi processi possono essere ottimizzati in modo significativo; sono già stati dimostrati potenziali di risparmio fino al 30%.

Cosa contraddistingue un sistema CAFM moderno e in cosa deve supportare i clienti?

Un sistema CAFM è la piattaforma digitale per le diverse aree operative di un’azienda di gestione immobiliare o di facility management. Include manutenzione conforme alle normative, organizzazione di ispezioni ricorrenti, obblighi di documentazione, esigenze di contabilità, reporting e molto altro. È importante anche la compatibilità con le soluzioni software già presenti.

Il sistema deve inoltre coprire requisiti specifici: interfacce verso applicazioni specialistiche, sistemi come i programmi CAD, oppure il monitoraggio e la riduzione dei consumi energetici. Per realizzare davvero la digitalizzazione, tutte le applicazioni devono poter comunicare e funzionare senza problemi tra loro.

Un aspetto fondamentale è la flessibilità del sistema CAFM. Dal punto di vista strategico, le versioni modulari si sono rivelate particolarmente efficaci: possono essere estese secondo necessità. Così l’azienda può partire con una soluzione più piccola e aggiungere moduli in base alla crescita dei requisiti.

Oggi è chiaro a tutti che un building management efficiente difficilmente è realizzabile senza sistemi IT integrati. Eppure vengono ancora utilizzate soluzioni singole più datate, che nel lungo periodo non promettono successo. Questo vale per tutte le organizzazioni che gestiscono immobili: amministrazioni pubbliche, società immobiliari private o comunali, aziende industriali o commerciali, banche e anche fornitori FM specializzati.

Con un approccio olistico parliamo di sistemi CAFM con componenti tecniche e organizzative. Dal punto di vista edilizio-tecnico, il patrimonio deve poter essere censito in modo completo. Inoltre, le relazioni tra interventi eseguiti e benefici devono essere rappresentate con trasparenza. Sul piano organizzativo, le funzionalità devono coprire le principali aree economico-gestionali del building management.

I sistemi CAFM si basano su database

La base dei sistemi CAFM sono i database: idealmente ben modellati e aperti. I dati ridondanti dovrebbero essere evitati per prevenire errori di sistema. La struttura dei database varia da sistema a sistema; al loro interno sono registrate tutte le “location”, definite sia geograficamente sia geometricamente.

La location più piccola può essere, ad esempio, una stanza di un immobile. Ma anche parcheggi, percorsi o aree verdi vengono definiti come location. Queste unità minime vengono memorizzate nel database e poi aggregate, al livello successivo, in unità logiche come appartamenti e piani. Un livello sopra, avviene un’ulteriore aggregazione in un edificio.

Ancora un livello sopra, più edifici possono essere raggruppati in una particella, che diventa una sezione. Tutte le strutture definite dovrebbero restare flessibili e modificabili anche in seguito. Nel facility management, in queste location si muovono persone che devono svolgere lavori specifici: collaboratori interni o esterni, ad esempio:

• Custodi
• Giardinieri
• Addetti alle pulizie
• Artigiani
• Personale di società di sicurezza

A loro volta vengono assegnati all’organizzazione per cui lavorano. Nelle location si muovono quindi persone che appartengono alla propria organizzazione oppure a organizzazioni esterne. Queste persone devono essere collegate a un’organizzazione e rappresentano quindi una parte importante dei database.

Pianificazione intelligente del lavoro con ImmoTrack: il completamento ideale di un CAFM

È qui che la teoria delle strutture di database incontra la quotidianità operativa. In molti sensi, qui si trovano le interfacce tra proprietari, inquilini, dipendenti e facility management. ImmoTrack è uno strumento di pianificazione del lavoro completamente automatizzato e continuamente ottimizzato per tutte le attività FM.

Copre le esigenze delle diverse persone coinvolte nel processo. Abbiamo sviluppato ImmoTrack come uno strumento “dalla pratica per la pratica” – e si vede. Come sviluppatori abbiamo lavorato noi stessi nel FM e conosciamo bene requisiti e sfide del settore. ImmoTrack è orientato agli elevati standard qualitativi dei nostri clienti.

Grazie alle strutture intelligenti del software, come responsabile FM potete ridurre sensibilmente, insieme al vostro team, i reclami dei clienti. Le risorse vengono impiegate in modo molto più efficiente e aumenta anche la produttività. In media nel settore, il 30% dei lavori assegnati non viene eseguito oppure non viene eseguito correttamente.

Tra le cause c’è anche il fatto che, nonostante la digitalizzazione, i processi di lavoro vengono spesso ancora assegnati in modo analogico: già solo per questo sono difficili da controllare. La conseguenza è un elevato numero di reclami. La loro gestione assorbe risorse, sia per verificare se il reclamo è fondato sia per intervenire con correzioni. Si crea rapidamente una spirale negativa che coinvolge facility manager, amministratori immobiliari, dipendenti e inquilini.

Per noi, ImmoTrack come strumento di estensione rappresenta un modo per accompagnare il facility management verso il futuro. Allo stesso tempo, la tutela dei dipendenti è particolarmente importante. Con processi di lavoro digitalizzati, ImmoTrack garantisce un flusso sistematico. La documentazione fotografica migliora la qualità; i reclami si riducono automaticamente – comprovato fino al 60% – e i dipendenti sono protetti da accuse ingiustificate.

Trasparenza dei processi di lavoro con ImmoTrack

Con ImmoTrack offriamo ai clienti un software orientato alla pratica, che già oggi rende possibile il facility management del futuro. Sfruttiamo i vantaggi di un workflow digitalizzato, ottimizzato e automatizzato. Potete digitalizzare il vostro capitolato/registro attività per immobile così come le specifiche collegate.

Registrate la periodicità di determinate attività e le pianificate in modo sensato ed efficiente. Gli algoritmi di ImmoTrack supportano la pianificazione dei percorsi dei dipendenti. Attività e richieste registrate vengono inviate in modo completo allo smartphone. Trasparenza e controllo qualità sono garantiti dal GPS tracking, che trasmette in tempo reale le attività per ciascun immobile.

Durante l’implementazione di ImmoTrack, i dati degli immobili vengono inseriti una sola volta nel sistema. Questo include anche il capitolato con attività periodiche e competenze dei dipendenti. È possibile assegnare uno o più immobili a un dipendente come responsabile principale. Questo sforzo iniziale è necessario per sfruttare tutti i vantaggi e integrare efficacemente il sistema CAFM.

Cosa deve fare un sistema CAFM per supportare efficacemente tutti gli ambiti del facility management?

Come descritto, l’ampiezza dei compiti nel facility management è molto elevata e ogni area segue regole e requisiti normativi propri. Un software CAFM di supporto come ImmoTrack deve quindi essere molto flessibile.

Per alleggerire facility manager e dipendenti, il sistema CAFM deve rappresentare ogni attività periodica – i cosiddetti task – a livello di singolo immobile. Tutti i dati necessari come scadenze, intervalli di manutenzione e requisiti di legge vengono inseriti nel database per immobile. Da lì, il software genera piani di lavoro sensati e una pianificazione dei percorsi logica.

Tutto questo è semplice finché la pianificazione procede come previsto. Quando però si verificano ritardi o spostamenti, il sistema deve reagire e aggiornare la pianificazione il più rapidamente possibile. Con ImmoTrack questo avviene continuamente e in tempo reale.

Per applicare i parametri in parallelo in tutti gli ambiti di attività, il software CAFM deve essere estremamente flessibile: bisogna considerare influssi molto diversi per svolgere il lavoro secondo contratto. Ad esempio, c’è una grande differenza tra interventi all’interno dell’immobile e interventi sulle aree esterne.

Come aiuta un software CAFM con i task non pianificati?

Per le aree esterne si aggiunge il meteo, un fattore ulteriore e talvolta incontrollabile. È il caso, ad esempio, dei servizi invernali. In presenza improvvisa di neve o ghiaccio, questi task devono essere prioritizzati. A seconda del personale disponibile, possono essere necessari cambi di pianificazione e riassegnazioni.

Non sempre sono richiesti solo i collaboratori normalmente incaricati: a volte serve l’intero team. Le attività sospese altrove devono poi essere ripianificate.

Situazione simile per gli interventi di sgombero dopo piogge intense, grandine o forti temporali: possono causare cantine allagate o gravi e pericolosi danni al patrimonio arboreo. Anche qui è necessario agire in modo rapido e deciso.

Con il software CAFM di ImmoTrack, questo resta un problema temporaneo che si compensa rapidamente. I piani di lavoro vengono adeguati e sono subito disponibili per i dipendenti. Ognuno sa immediatamente cosa fare, dove e come arrivarci. Anche i dipendenti beneficiano così di un flusso di lavoro sempre strutturato.

ImmoTrack – lavorare in mobilità è semplice

Tramite l’app mobile, i dipendenti ricevono il piano di lavoro e possono vedere rapidamente luogo d’intervento e tipo di attività. Nel piano sono incluse tutte le attività con le relative periodicità. Anche le attività ad hoc che arrivano tramite gestione emergenze con sistema di ticket vengono integrate continuamente nel piano.

I dipendenti documentano l’avanzamento con aggiornamenti di stato e possono contrassegnare le attività come completate. Come documentazione caricano con lo smartphone una foto del luogo d’intervento. Inoltre possono spostare un’attività a una data scelta da loro, ad esempio se un intervento dura più del previsto. Le attività non completate possono essere segnalate.

Monitoraggio e reporting: trasparenza per facility manager e amministratori immobiliari

La dashboard innovativa di ImmoTrack offre una rappresentazione avanzata dei vari piani di lavoro e del loro avanzamento. I responsabili FM possono navigare tra gli immobili e filtrare le attività dei piani o le attività per dipendente. La mappa ambientale mostra in tempo reale le posizioni degli immobili, dei dipendenti e lo stato degli incarichi.

Vantaggi per amministratori immobiliari, facility manager e dipendenti

Gli amministratori immobiliari possono gestire in ImmoTrack tutti gli immobili, anche di più fornitori di facility management, in un unico strumento. Il tool offre una panoramica dello stato in tempo reale e permette di inserire e commissionare facilmente attività non pianificate. Include anche un reporting digitalizzato con tutti gli aggiornamenti di stato. Per il facility management, ImmoTrack consente di usare il tempo di lavoro in modo efficace e di risparmiarsi molte visite in loco.

Funzioni di controllo in tempo reale con documentazione fotografica, GPS tracking e una dashboard chiara garantiscono controllo qualità e documentazione completa delle attività. Con ImmoTrack avete anche un modulo di pianificazione estremamente efficace su più mesi per l’operatività quotidiana. Il reporting può essere trasferito al sistema CAFM e riutilizzato. Anche i dipendenti nel facility management ne beneficiano: il flusso di lavoro è strutturato tramite il capitolato digitalizzato.

Sul telefono i dipendenti possono navigare tra le attività e mantenere sempre la visione d’insieme. Grazie alla documentazione fotografica i reclami si riducono fino al 60% e la qualità della manutenzione aumenta del 50%. Inoltre, il software consente di spostare attività o assegnarle a un altro dipendente. ImmoTrack è disponibile su più piattaforme: come applicazione web cloud e come app per iOS e iPad dalla versione 12.

Android è supportato dalla versione 5. In questo modo ImmoTrack può integrare quasi qualsiasi sistema CAFM. Come strumento software focalizzato sull’organizzazione del lavoro di chi guida il facility management, ImmoTrack è il complemento ideale ai sistemi CAFM esistenti. Supporta facility manager, amministratori immobiliari e dipendenti nello svolgimento delle attività quotidiane, grazie a processi completamente digitalizzati.

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