ImmoTrack si plotësues ideal i sistemit CAFM

Pse një sistem CAFM është jetik sot në facility management

Për këdo që merret me facility management për herë të parë pa njohuri të veçanta të industrisë, kjo sjell imazhe dhe pritshmëri shumë të ndryshme. Në varësi të përvojës profesionale, fokusi bie te aspektet ekonomike, teknike ose organizative. Një pamje vërtet e plotë e tërësisë është, megjithatë, më e rrallë.

Aspektet teknike e shoqërojnë ndërtesën gjatë gjithë ciklit të saj jetësor: fillimisht planifikimi dhe ndërtimi, më pas mirëmbajtja, rinovimet ose përshtatjet gjatë përdorimit dhe, në fund, prishja dhe asgjësimi ose riciklimi i duhur i pjesëve të ndërtesës. Paralelisht, proceset ekonomike dhe organizative zhvillohen në të gjitha fazat.

Këto procese sigurojnë, nga njëra anë, fluksin e nevojshëm financiar dhe, nga ana tjetër, zbatimin sa më të mirë të masave teknike. Në vetë ndërtesën duhet të funksionojnë shumë procese: administrata menaxhon anën financiare, teknikët kujdesen për pajisjet, dritaret e dyert, ndriçimin e sigurinë, ndërsa detyrat organizative përfshijnë pastrimin, shërbime ndihmëse dhe, kur është e nevojshme, edhe sigurinë ose catering-un.

Në përmbledhje, bëhet fjalë për një gamë shumë të gjerë detyrash. Facility management është shumë më i gjerë sesa duket në përshtypjen e parë; të shihen detyrat veç e veç rrallë ka kuptim. Kërkohet një qasje holistike, pa të cilën ky sistem nuk funksionon. Me një sistem CAFM, proceset mund të optimizohen ndjeshëm dhe potenciali i kursimit deri në 30% është dëshmuar tashmë.

Çfarë e karakterizon një sistem modern CAFM dhe ku duhet të mbështesë klientin?

Një sistem CAFM është platforma dixhitale për fusha të ndryshme pune në menaxhimin e pronës ose facility management. Ai mbulon mirëmbajtjen në përputhje me ligjin, organizimin e inspektimeve periodike, detyrimet e dokumentimit, kontabilitetin, raportimin etj. Po aq e rëndësishme është edhe kompatibiliteti me zgjidhjet ekzistuese softuerike.

Sistemi duhet të mbulojë edhe kërkesa individuale: të ofrojë ndërfaqe me aplikacione të specializuara, të integrojë sisteme si programet CAD dhe të mundësojë monitorimin ose uljen e konsumit të energjisë. Që dixhitalizimi të jetë real, aplikacionet duhet të komunikojnë dhe të funksionojnë pa pengesa me njëra-tjetrën.

Një aspekt vendimtar është fleksibiliteti i sistemit CAFM. Nga këndvështrimi strategjik i kompanisë, zgjidhjet modulare janë veçanërisht të dobishme: mund të nisni me një paketë më të vogël dhe të shtoni module sipas nevojës, ndërsa kërkesat rriten.

Sot është e qartë se menaxhimi efikas i ndërtesave është i vështirë pa sisteme të integruara IT. Megjithatë, ende përdoren zgjidhje të vjetra të veçuara që rrallë sjellin sukses afatgjatë. Kjo vlen për të gjitha organizatat që menaxhojnë pasuri të paluajtshme — nga administratat publike te kompani private, industri, tregti, banka dhe biznese të specializuara FM.

Nëse marrim një qasje holistike, flasim për sisteme CAFM me komponentë teknikë dhe organizativë. Nga pikëpamja e ndërtimit, inventari duhet të regjistrohet plotësisht. Po ashtu, lidhjet midis masave të zbatuara dhe përfitimeve duhet të paraqiten në mënyrë transparente. Funksionaliteti duhet të mbulojë edhe proceset e zakonshme ekonomike dhe organizative të menaxhimit të ndërtesave.

Sistemet CAFM bazohen në bazat e të dhënave

Baza e sistemeve CAFM janë bazat e të dhënave. Idealja është të jenë të modeluara mirë dhe të hapura. Të dhënat e përsëritura duhen shmangur për të mos krijuar gabime. Struktura e tyre ndahet në pjesë të ndryshme (që ndryshojnë sipas sistemit) dhe aty regjistrohen të gjitha vendndodhjet e përcaktuara gjeografikisht (dhe shpesh edhe gjeometrikisht).

Vendndodhja më e vogël mund të jetë, për shembull, një dhomë në një objekt. Por si vendndodhje përcaktohen edhe hapësirat e parkimit, shtigjet ose zonat e gjelbra. Këto janë njësitë më të vogla në bazën e të dhënave dhe më pas grupohen në njësi logjike si apartamente, kate dhe ndërtesa.

Në një nivel më të lartë, disa ndërtesa mund të kombinohen në një parcelë dhe më pas në një seksion. Strukturat duhet të jenë fleksibël dhe të ndryshueshme me kalimin e kohës. Në këto vendndodhje lëvizin njerëz që kryejnë punë specifike — punonjës të brendshëm ose të jashtëm, si:

• kujdestar
• kopshtar
• pastrues
• zejtarë
• punonjës të kompanive të sigurisë

Këta njerëz lidhen me organizatën përkatëse për të cilën punojnë. Në vendndodhje lëvizin persona nga organizata vetjake ose nga partnerë të jashtëm, prandaj secili duhet të jetë i lidhur me një organizatë. Kjo i bën edhe ata pjesë të rëndësishme të bazës së të dhënave.

Planifikimi dixhital i punës me ImmoTrack plotëson sistemet CAFM

planifikimi dixhital i punës me ImmoTrack është pika ku teoria e strukturave të bazës së të dhënave takohet me realitetin e përditshëm. Në shumë pika takohen interesat e pronarëve, qiramarrësve, punonjësve dhe menaxhimit të objekteve. ImmoTrack është një mjet planifikimi pune plotësisht i automatizuar dhe i optimizuar vazhdimisht për detyrat e FM.

Ai mbulon nevojat e njerëzve të ndryshëm të përfshirë në proces. ImmoTrack është zhvilluar si mjet praktik, nga praktikues për praktikues — dhe kjo ndihet. Ne vetë kemi qenë aktivë në FM dhe i njohim mirë kërkesat dhe sfidat e industrisë. Prandaj ImmoTrack është i orientuar ngushtë drejt pritshmërive të larta të klientëve tanë.

Falë strukturave inteligjente, si menaxher FM dhe punonjësit tuaj mund të ulni ndjeshëm numrin e ankesave të klientëve. Burimet përdoren më me efikasitet dhe produktiviteti rritet. Mesatarisht në industri, rreth 30% e punëve të caktuara nuk kryhen ose kryhen gabim.

Një arsye e rëndësishme është se, pavarësisht avancimit të dixhitalizimit, proceset e punës shpesh kalojnë ende në mënyrë analoge dhe janë të vështira për t’u kontrolluar. Kjo sjell shumë ankesa, të cilat konsumojnë burime — për të vërtetuar nëse janë të justifikuara apo për të korrigjuar. Shpejt krijohet një spirale negative që prek menaxherët e objekteve, menaxherët e pronave, punonjësit dhe qiramarrësit.

Për ne, ImmoTrack si mjet shtesë është një mënyrë për të mbështetur rrugën e facility management-it drejt së ardhmes. Njëkohësisht, mbrojtja e punonjësve është thelbësore: proceset e dixhitalizuara krijojnë një rrjedhë pune të strukturuar. Dokumentimi me foto rrit cilësinë dhe ul automatikisht ankesat — të dëshmuara deri në 60%. Po ashtu, punonjësit mbrohen nga akuzat e pajustifikuara.

Transparenca e proceseve të punës me ndihmën e ImmoTrack

Me ImmoTrack u ofrojmë klientëve softuer praktik që e bën të mundur facility management-in e së ardhmes që sot. Ne shfrytëzojmë avantazhet e rrjedhës së punës së dixhitalizuar, të optimizuar dhe të automatizuar. Mund të dixhitalizoni specifikimet e lidhura me pronën dhe detajet përkatëse.

Ju regjistroni periodicitetin e aktiviteteve dhe i planifikoni ato në mënyrë të arsyeshme e efikase. Algoritmet e ImmoTrack ju mbështesin në planifikimin e rrugëve të punonjësve. Detyrat dhe kërkesat transmetohen pa ndërprerje në smartphone. Transparencën dhe kontrollin e cilësisë e merrni përmes gjurmimit GPS, i cili dërgon në kohë reale aktivitetet sipas pronës.

Kur konfiguroni ImmoTrack, të dhënat e pronës futen vetëm një herë. Kjo përfshin specifikimet funksionale, aktivitetet periodike dhe kompetencat e punonjësve. Një ose disa prona mund t’i caktohen një punonjësi si përgjegjës kryesor. Ky hap fillestar është i domosdoshëm për të përfituar plotësisht nga softueri dhe për ta plotësuar në mënyrë efektive sistemin CAFM.

Çfarë duhet të bëjë një sistem CAFM për të mbështetur në mënyrë efektive të gjitha fushat e menaxhimit të objekteve?

Siç u përmend, gama e detyrave në facility management është shumë e gjerë dhe çdo fushë ka rregullat e veta. Prandaj një softuer CAFM si ImmoTrack duhet të jetë jashtëzakonisht fleksibël.

Për të lehtësuar menaxherin e objektit dhe punonjësit, sistemi CAFM duhet të hartojë çdo aktivitet periodik (detyrat) sipas pronës. Afatet, intervalet e mirëmbajtjes, kërkesat ligjore etj. futen për secilën pronë. Më pas softueri gjeneron plane pune të arsyeshme dhe planifikim logjik të rrugës.

Kur gjithçka shkon sipas planit, ky proces është i thjeshtë. Por sapo ka vonesa ose ndryshime, sistemi duhet të reagojë dhe të përditësojë planifikimin sa më shpejt të jetë e mundur. Në ImmoTrack kjo ndodh vazhdimisht dhe në kohë reale.

Që parametrat të zbatohen paralelisht në shumë fusha, nevojitet fleksibilitet i lartë. Duhet të merren parasysh ndikime të ndryshme për ta kryer punën sipas kontratës — për shembull, dallimi mes punëve brenda objektit dhe atyre jashtë.

Si ndihmon softueri CAFM me detyrat e paplanifikuara?

Në ambientet e jashtme ka edhe një faktor tjetër, shpesh të pakontrollueshëm: moti. Kjo vlen, për shembull, kur shërbimi dimëror është pjesë e kontratës. Në rast bore ose akulli të papritur, këto detyra duhen prioritarizuar. Në varësi të personelit, mund të ketë ndryshime në orare dhe shpërndarje ekipi.

Nuk janë gjithmonë vetëm punonjësit e zakonshëm ata që aktivizohen; ndonjëherë duhet i gjithë ekipi. Puna e ndërprerë diku tjetër duhet më pas të riplanifikohet.

E njëjta gjë ndodh edhe pas reshjeve të mëdha, breshrit ose stuhive të forta. Mund të shkaktojnë përmbytje në bodrume dhe Dëmtimi i pemëve mund të jetë serioz e i rrezikshëm. Edhe këtu kërkohet veprim i shpejtë dhe vendimtar.

Me softuerin CAFM nga ImmoTrack, kjo mbetet një problem i përkohshëm që mund të kompensohet shpejt. Oraret e punës rregullohen dhe janë menjëherë në dispozicion të punonjësve. Të gjithë e dinë çfarë duhet të bëjnë, ku dhe si të shkojnë — dhe përfitojnë nga një rrjedhë pune e strukturuar.

ImmoTrack – puna mobile bëhet më e thjeshtë

Përmes aplikacionit mobil, punonjësit marrin planin e punës dhe identifikojnë shpejt vendndodhjen dhe llojin e detyrës. Në plan përfshihen të gjitha aktivitetet me periodicitetet përkatëse. Edhe punët ad hoc që hyjnë përmes menaxhimit të emergjencave me sistem tickets integrohen vazhdimisht.

Punonjësit dokumentojnë gjendjen përmes raporteve të statusit dhe mund t’i shënojnë aktivitetet si të përfunduara. Për dokumentim, ngarkojnë një foto të vendit me smartphone. Po ashtu mund t’i shtyjnë aktivitetet në një datë të zgjedhur — e dobishme kur një ndërhyrje zgjat më shumë se sa ishte planifikuar — dhe mund të shënojnë punët që nuk u kryen.

Monitorimi dhe raportimi sjell transparencë për menaxherët e objekteve dhe menaxherët e pasurive të paluajtshme

Në dashboard-in inovativ, ImmoTrack tregon qartë planet e ndryshme të punës dhe progresin e tyre. Menaxherët FM mund të kalojnë mes pronave dhe të filtrojnë aktivitetet sipas planit të punës ose sipas punonjësit. Harta tregon në kohë reale Vendndodhjet e pronave, punonjësit dhe statusin e porosive.

Avantazhet për menaxherët e pasurive të paluajtshme, menaxherët e objekteve dhe punonjësit

Në ImmoTrack, menaxherët e pasurive të paluajtshme mund të menaxhojnë të gjitha pronat nga kompani të shumta facility management në një mjet të vetëm. Mjeti ofron pasqyrë të statusit në kohë reale dhe lejon futjen dhe caktimin e lehtë të detyrave të paplanifikuara. Përfshin edhe raportim të dixhitalizuar me raportet aktuale të statusit. Për menaxhimin e objekteve, ImmoTrack ndihmon të përdoret koha e punës me efikasitet dhe të shmangen shumë vizita në terren.

Funksionet e kontrollit në kohë reale, dokumentimi me foto, gjurmimi GPS dhe dashboard-i i qartë sigurojnë kontroll cilësie dhe dokumentim të plotë të aktiviteteve. Me ImmoTrack keni një modul planifikimi shumë efektiv për punën e përditshme në disa muaj. Raportimi mund të transferohet në sistemin CAFM dhe të përdoret edhe atje. Përfitojnë edhe punonjësit: rrjedha e punës strukturohet përmes specifikimeve të dixhitalizuara.

Punonjësit mund të lundrojnë nëpër aktivitete në smartphone dhe të kenë gjithmonë pasqyrë. Dokumentimi me foto ul ankesat deri në 60% dhe rrit cilësinë e mirëmbajtjes me rreth 50%. Softueri lejon gjithashtu shtyrjen e aktiviteteve ose kalimin e tyre te një punonjës tjetër. ImmoTrack funksionon në platforma të ndryshme: si aplikacion web në cloud dhe si aplikacione për iOS dhe iPad nga versioni 12 e lart.

Android nga versioni 5. Kjo do të thotë se mund të përdoret si shtesë për pothuajse çdo sistem CAFM. Si mjet softuerik me fokus te organizimi i punës së atyre që janë përgjegjës për menaxhimin e objekteve, ImmoTrack është plotësuesi ideal i sistemeve ekzistuese CAFM. Ai mbështet menaxherët e objekteve, menaxherët e pasurive të paluajtshme dhe punonjësit që të jenë efikas në punën e tyre të përditshme, falë proceseve tërësisht të dixhitalizuara.

formularin tonë të kontaktit

Keni pyetje rreth softuerit ImmoTrack dhe mënyrës si funksionon? Atëherë na kontaktoni me telefon, na dërgoni një email ose plotësoni formularin tonë të kontaktit. Me kënaqësi ju japim më shumë informacion ose organizojmë një takim demonstrues.